PAGE施工單位檔案館管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)施工單位檔案館管理，有效收集、整理、保管和利用各類(lèi)工程檔案資料，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理及后續(xù)維護(hù)提供有力支持，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本施工單位在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案資料的管理，包括但不限于施工前期文件、施工過(guò)程文件、竣工驗(yàn)收文件、工程聲像檔案等，涉及單位內(nèi)部各部門(mén)及參與工程建設(shè)的相關(guān)單位。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集工程建設(shè)各階段形成的各類(lèi)檔案資料，保證檔案資料的齊全完整。3.準(zhǔn)確性原則：檔案資料的記錄和表述應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、文字等信息符合規(guī)范要求。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、有序整理，使其具有內(nèi)在的邏輯性和系統(tǒng)性。5.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理、歸檔工程檔案資料，確保檔案資料與工程建設(shè)進(jìn)度同步。6.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的檔案資料，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案館管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善施工單位檔案館管理制度、工作流程及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案館建設(shè)，配備必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案資料的安全保管。3.組織開(kāi)展檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等日常管理工作。4.對(duì)各部門(mén)及相關(guān)單位的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.參與工程建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收，對(duì)檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案資料的收集、整理和初步審核，并及時(shí)移交檔案館。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的形成、積累與工程建設(shè)進(jìn)度同步。3.配合檔案館管理部門(mén)做好檔案資料的整理、歸檔、保管及利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案資料的借閱、歸還等手續(xù)。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對(duì)本項(xiàng)目檔案資料的管理工作負(fù)總責(zé)，確保項(xiàng)目檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.組織協(xié)調(diào)項(xiàng)目各參建單位做好檔案資料的收集、整理和歸檔工作，明確各單位的檔案管理職責(zé)。3.定期檢查項(xiàng)目檔案資料的形成和積累情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。4.參與項(xiàng)目檔案資料的驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。三、檔案收集（一）收集范圍1.施工前期文件項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。2.施工過(guò)程文件施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底等。工程圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知、工程洽商記錄等。原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告等。施工日志、工程質(zhì)量檢查記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。工程進(jìn)度報(bào)表、工程計(jì)量支付憑證等。3.竣工驗(yàn)收文件工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、勘察設(shè)計(jì)文件質(zhì)量檢查報(bào)告等。單位工程竣工驗(yàn)收記錄、分部（分項(xiàng)）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。工程竣工圖（包括建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水、暖通等專(zhuān)業(yè)圖紙）。工程質(zhì)量保修書(shū)、使用說(shuō)明書(shū)等。4.工程聲像檔案工程建設(shè)前期的地形地貌、周邊環(huán)境等影像資料。工程施工過(guò)程中的重要施工環(huán)節(jié)、關(guān)鍵部位的影像資料。工程竣工驗(yàn)收時(shí)的整體風(fēng)貌、主要建筑物等影像資料。（二）收集要求1.各部門(mén)及相關(guān)單位應(yīng)明確檔案資料收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍和要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集本部門(mén)（單位）形成的各類(lèi)檔案資料。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料。3.對(duì)電子文件應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性，并與紙質(zhì)檔案同步歸檔。4.工程建設(shè)過(guò)程中形成的各類(lèi)會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單、函件等應(yīng)及時(shí)收集整理，按年度或項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)歸檔。（三）收集流程1.各部門(mén)（單位）檔案資料收集責(zé)任人對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，確保資料齊全、完整，并填寫(xiě)檔案資料移交清單。2.檔案資料移交清單應(yīng)包括檔案資料的名稱(chēng)、數(shù)量、形成時(shí)間、移交部門(mén)（單位）等信息，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.各部門(mén)（單位）將整理好的檔案資料及移交清單一并移交至檔案館管理部門(mén)。4.檔案館管理部門(mén)對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與移交部門(mén)（單位）溝通，要求其補(bǔ)充或修正。審核無(wú)誤后，辦理正式接收手續(xù)。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案資料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類(lèi)，便于查找和利用。3.采用統(tǒng)一的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)方法，確保檔案整理的規(guī)范性和一致性。（二）分類(lèi)方法1.工程前期文件：按照文件性質(zhì)和來(lái)源進(jìn)行分類(lèi)，如立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃許可、招投標(biāo)文件等。2.施工過(guò)程文件：按照專(zhuān)業(yè)分類(lèi)，分為建筑工程、結(jié)構(gòu)工程、電氣工程、給排水工程、暖通工程等類(lèi)別，再根據(jù)文件內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分，如施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。3.竣工驗(yàn)收文件：按照驗(yàn)收項(xiàng)目和文件類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、竣工圖等。4.工程聲像檔案：按照工程建設(shè)階段和內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，如前期影像、施工影像、竣工驗(yàn)收影像等。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的標(biāo)識(shí)、查詢(xún)和管理。2.編號(hào)采用“工程名稱(chēng)+分類(lèi)代碼+年度+流水號(hào)”的格式，例如：[工程名稱(chēng)][分類(lèi)代碼][年度][流水號(hào)]。3.分類(lèi)代碼根據(jù)檔案分類(lèi)方法設(shè)定，如工程前期文件用“A”表示，施工過(guò)程文件用“B”表示，竣工驗(yàn)收文件用“C”表示，工程聲像檔案用“D”表示。年度采用公元紀(jì)年，流水號(hào)按照檔案整理順序依次編排。（四）整理步驟1.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件。2.按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)，并編制檔案目錄。3.將檔案資料裝訂成冊(cè)，對(duì)于幅面較大的圖紙應(yīng)折疊成A4規(guī)格，并在右下角加蓋檔號(hào)章。4.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，建立電子檔案目錄，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系清晰準(zhǔn)確。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍歸檔范圍為本制度規(guī)定的各類(lèi)檔案資料，包括已整理好的紙質(zhì)檔案和電子檔案。（二）歸檔時(shí)間1.工程前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時(shí)歸檔。2.施工過(guò)程文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，每月或每季度集中整理歸檔一次。3.竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。4.工程聲像檔案應(yīng)在相應(yīng)工程建設(shè)階段結(jié)束后及時(shí)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案資料應(yīng)齊全完整、分類(lèi)準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)裝入檔案盒，并在檔案盒封面填寫(xiě)工程名稱(chēng)、檔案類(lèi)別、年度、起止日期等信息。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并按照檔案分類(lèi)目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。4.檔案館管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸檔的檔案資料進(jìn)行詳細(xì)登記，建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、保管期限、存放位置等信息。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，確保檔案資料的安全保管環(huán)境。（二）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案包括工程立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、勘察設(shè)計(jì)文件質(zhì)量檢查報(bào)告、工程竣工圖等。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為20年，包括工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢查記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。短期保管的檔案保管期限為5年，包括工程進(jìn)度報(bào)表、工程計(jì)量支付憑證等。2.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定和工程實(shí)際情況確定，一經(jīng)確定不得隨意更改。（三）保管措施1.檔案入庫(kù)時(shí)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保檔案資料無(wú)破損、霉變、蟲(chóng)蛀等問(wèn)題。2.按照檔案保管期限和類(lèi)別，將檔案資料分類(lèi)存放在檔案密集架上，并建立檔案存放索引，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量及存放位置，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。5.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。七、檔案利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部各部門(mén)因工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理、質(zhì)量追溯等工作需要，可查閱利用相關(guān)檔案資料。2.外單位因工作需要查閱利用本單位檔案資料的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可直接到檔案館查閱紙質(zhì)檔案資料，檔案館管理部門(mén)應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并安排專(zhuān)人協(xié)助查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案資料的，利用者應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案館辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)15個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)填寫(xiě)檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案館辦理復(fù)制手續(xù)。檔案館管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取復(fù)制費(fèi)用，并對(duì)復(fù)制的檔案資料進(jìn)行登記。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。2.借閱的檔案資料應(yīng)按時(shí)歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失或損壞，利用者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.外單位查閱利用本單位檔案資料的，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將檔案資料帶出檔案館或泄露給無(wú)關(guān)人員。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的保管期限是否已滿(mǎn)。2.檔案的內(nèi)容是否已失去保存價(jià)值。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性是否存在問(wèn)題。（四）鑒定程序1.檔案館管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出擬鑒定檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)擬鑒定檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案銷(xiāo)毀、延長(zhǎng)保管期限或繼續(xù)保存的意見(jiàn)。3.檔案鑒定小組形成鑒定報(bào)告，并報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。（五）銷(xiāo)毀程序1.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案館管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案資料流失。3.檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的施工單位檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化錄入，支持批量導(dǎo)入和單個(gè)錄入，確保錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案存儲(chǔ)：對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，支持多種存儲(chǔ)方式，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等。3.檔案檢索：提供靈活多樣的檢索方式，如按檔號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案資料。4.檔案利用：支持檔案資料的在線查閱、借閱、復(fù)制等功能，對(duì)利用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)分析。5.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶(hù)角色和權(quán)限，確保檔案資料的安全保密，只有授權(quán)用戶(hù)才能訪問(wèn)和操作相關(guān)檔案信息。6.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并建立數(shù)據(jù)恢