PAGE檔案館檔案查閱管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案館檔案查閱管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館各類檔案的查閱管理工作，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱管理嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障檔案實(shí)體安全，防止檔案信息泄露；對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案嚴(yán)格保密。3.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，積極為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案查閱服務(wù)，提高檔案利用效率。二、檔案查閱申請(qǐng)與審批（一）查閱申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱目的、所需檔案名稱、類別、查閱時(shí)間等信息。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱本公司/組織檔案，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，方可提交申請(qǐng)。（二）審批流程1.部門初審：申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核查閱目的是否合理、所需檔案與工作的關(guān)聯(lián)性等，簽署初審意見。2.檔案管理部門審核：檔案管理部門收到《檔案查閱申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查查閱范圍是否符合規(guī)定、查閱方式是否恰當(dāng)?shù)?，提出審核意見?.領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)申請(qǐng)事項(xiàng)的重要程度和涉及范圍，報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，申請(qǐng)表交回檔案管理部門備案。（三）特殊情況處理對(duì)于涉及重大決策、重要項(xiàng)目審批等緊急需要查閱檔案的情況，可簡(jiǎn)化審批流程，但需在事后及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)，并記錄備案。三、檔案查閱權(quán)限與范圍（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員根據(jù)其工作職責(zé)和崗位需求，經(jīng)審批后可查閱相應(yīng)范圍內(nèi)的檔案。2.外部單位或個(gè)人查閱檔案須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，查閱范圍嚴(yán)格限定在與申請(qǐng)事項(xiàng)相關(guān)的檔案內(nèi)容。（二）查閱范圍1.文書檔案：包括各類公文、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要等，可查閱與工作相關(guān)的特定文件。2.科技檔案：涉及項(xiàng)目立項(xiàng)、研究報(bào)告、技術(shù)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等，查閱范圍限于與具體科研項(xiàng)目或技術(shù)工作相關(guān)的部分。3.人事檔案：僅限公司/組織內(nèi)部人事管理部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)規(guī)定查閱，外部單位或個(gè)人一般不得查閱人事檔案。如遇特殊情況，需經(jīng)嚴(yán)格審批并遵循相關(guān)保密規(guī)定。4.財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)人員因工作需要可查閱相關(guān)財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表等檔案，其他人員查閱需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，查閱范圍限于與特定財(cái)務(wù)事項(xiàng)相關(guān)的檔案。（三）限制查閱情況1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。2.正在進(jìn)行重要項(xiàng)目研究、涉及敏感信息或可能影響公司/組織利益的檔案，在特定階段限制查閱。四、檔案查閱方式與場(chǎng)所（一）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱：申請(qǐng)人可在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所，按照規(guī)定程序查閱檔案。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱行為規(guī)范。2.復(fù)制查閱：對(duì)于確需復(fù)制的檔案內(nèi)容，經(jīng)審批后，檔案管理人員可按照規(guī)定的復(fù)制方式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案管理部門印章。3.電子查閱：對(duì)于已數(shù)字化的檔案，經(jīng)授權(quán)后，申請(qǐng)人可通過公司/組織內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行電子查閱。檔案管理部門應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理，確保電子查閱過程的安全和可追溯。（二）查閱場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱室，配備必要的桌椅、照明、通風(fēng)等設(shè)施，為查閱人員提供良好的查閱環(huán)境。2.查閱室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，嚴(yán)禁吸煙、飲食等行為，確保檔案安全。3.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)查閱室的日常管理，包括維護(hù)室內(nèi)秩序、監(jiān)督查閱行為、解答查閱人員疑問等。五、檔案查閱登記與記錄（一）查閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立《檔案查閱登記簿》，對(duì)每一次檔案查閱申請(qǐng)進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、申請(qǐng)人姓名、所在部門、查閱目的、查閱檔案名稱及數(shù)量、審批意見等。2.查閱人員進(jìn)入查閱室時(shí)，應(yīng)在《檔案查閱登記簿》上簽名確認(rèn)，并注明查閱開始時(shí)間。（二）查閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱過程進(jìn)行記錄，包括查閱人員的查閱行為、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。記錄方式可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄，確保記錄真實(shí)、完整、可追溯。2.對(duì)于復(fù)制查閱的情況，應(yīng)記錄復(fù)制的檔案名稱、內(nèi)容、數(shù)量、復(fù)制時(shí)間等信息。復(fù)制件應(yīng)與查閱記錄一同保存，以備查核。（三）檔案歸還查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員在接收檔案時(shí)，應(yīng)檢查檔案是否完整、有無損壞，并在《檔案查閱登記簿》上注明歸還時(shí)間。六、檔案安全與保密管理（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體安全。查閱室內(nèi)應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、折疊等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。（二）保密管理1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)查閱過程中涉及的國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案查閱過程中的信息安全進(jìn)行監(jiān)控，防止通過電子設(shè)備等方式竊取或傳播檔案信息。3.對(duì)于涉及保密內(nèi)容的檔案查閱，檔案管理人員應(yīng)與查閱人員簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案查閱管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案查閱制度的執(zhí)行情況、查閱審批流程的合規(guī)性、檔案安全與保密措施落實(shí)情況等。2.檔案管理部門應(yīng)建立內(nèi)部自查機(jī)制，定期對(duì)檔案查閱工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）外部檢查1.接受國家檔案管理部門及相關(guān)行業(yè)監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)檔案查閱管理工作的資料和情況。2.根據(jù)外部檢查意見，及時(shí)整改檔案查閱管理工作中存在的問題，不斷完善管理制度和工作流程。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱檔案。2.超出審批范圍查閱檔案。3.泄露檔案內(nèi)容，違反保密規(guī)定。4.損壞、丟失檔案。5.其他違反檔案查閱管理制度的行為。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)查閱檔案的內(nèi)部人員，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過、降職等處分；造成檔案損壞、丟失或信息泄露的，依法追究相關(guān)責(zé)任。2.對(duì)于違規(guī)查閱檔案的外部單位或個(gè)人，本公司/組織有權(quán)終止查閱申請(qǐng)，并依法追究其法律責(zé)任。3.因違規(guī)行為給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)