PAGE城規(guī)局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)城市規(guī)劃局（以下簡(jiǎn)稱“城規(guī)局”）檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在城市規(guī)劃管理、決策、研究等方面的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于城規(guī)局機(jī)關(guān)各部門(mén)、直屬事業(yè)單位以及下屬各分支機(jī)構(gòu)在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則城規(guī)局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室檔案管理部門(mén)歸口負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案的形成和收集應(yīng)遵循真實(shí)、全面的原則，如實(shí)反映城市規(guī)劃工作的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案信息的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為城市規(guī)劃工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)城規(guī)局辦公室設(shè)立檔案管理科，負(fù)責(zé)全局檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善城規(guī)局檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管全局各類檔案，確保檔案的齊全、完整和安全。3.開(kāi)展檔案的分類、編目、檢索等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理信息化水平。4.組織檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處置。5.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為城市規(guī)劃工作提供決策支持和參考依據(jù)。6.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門(mén)兼職檔案員各部門(mén)指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步保管工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門(mén)各類文件材料的收集、積累和整理，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，對(duì)本部門(mén)文件材料進(jìn)行分類、裝訂，定期向檔案管理部門(mén)移交歸檔。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好本部門(mén)檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。4.接受檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）分類城規(guī)局檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括局機(jī)關(guān)制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、大事記、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、信訪檔案等。2.城市規(guī)劃業(yè)務(wù)類涵蓋城市總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等各類規(guī)劃編制成果檔案，規(guī)劃審批文件、建設(shè)項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等檔案，以及規(guī)劃設(shè)計(jì)方案審查、規(guī)劃驗(yàn)收等相關(guān)檔案。3.工程建設(shè)類涉及城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、公共服務(wù)設(shè)施建設(shè)等工程項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)文件、工程招投標(biāo)文件、工程合同、工程竣工驗(yàn)收文件等檔案。4.聲像電子類包括城市規(guī)劃建設(shè)活動(dòng)中的照片、錄像、錄音等聲像資料，以及以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、數(shù)據(jù)庫(kù)等。5.實(shí)物類如城市規(guī)劃模型、獎(jiǎng)杯、證書(shū)、錦旗等具有保存價(jià)值的實(shí)物檔案。（二）編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。例如：2023CG001，表示2023年城市規(guī)劃業(yè)務(wù)類的第001號(hào)檔案。具體編號(hào)規(guī)則如下：1.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份，如2023。2.類別：用大寫(xiě)英文字母表示檔案類別，如行政管理類用“XZ”表示，城市規(guī)劃業(yè)務(wù)類用“CG”表示，工程建設(shè)類用“GC”表示，聲像電子類用“SX”表示，實(shí)物類用“SW”表示。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字依次編號(hào)，從001開(kāi)始。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案的及時(shí)歸檔。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，對(duì)未按時(shí)移交檔案的部門(mén)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。（二）整理1.檔案管理部門(mén)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、組卷。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，注明文件的題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者等信息。3.對(duì)破損、褪色的文件材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。4.按照檔案裝訂要求，對(duì)文件材料進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊、牢固。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.城規(guī)局設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)已保管的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。3.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、重要程度等因素，綜合判斷檔案是否具有保存價(jià)值，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值且經(jīng)過(guò)鑒定小組批準(zhǔn)的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者、保管期限等信息，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)人員共同監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.城規(guī)局內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供必要的檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，并做好查閱記錄，注明查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和局領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、涂改、污損檔案。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、利用人次、利用效果等，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.每年年底，檔案管理部門(mén)應(yīng)編制檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)，并報(bào)送上級(jí)檔案管理部門(mén)和局領(lǐng)導(dǎo)。（二）移交1.城規(guī)局機(jī)構(gòu)變動(dòng)或撤銷時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)交接雙方簽字確認(rèn)后，一式兩份，分別存檔。3.接收單位應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)移交的檔案進(jìn)行妥善保管和利用。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立城規(guī)局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化錄入和存儲(chǔ)。2.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和非法訪問(wèn)。3.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全可靠。4.利用檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、檢索等功能，提高檔案利用效率。十、檔案管理人員職責(zé)與培訓(xùn)（一）職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)熱愛(ài)檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。4.對(duì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及時(shí)提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。（二）培訓(xùn)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期組織