PAGE醫(yī)院合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院合同檔案管理，規(guī)范合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益，提高醫(yī)院管理水平，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合醫(yī)院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各部門簽訂的各類合同檔案管理，包括但不限于醫(yī)療服務(wù)合同、藥品及醫(yī)療器械采購合同、基建工程合同、設(shè)備租賃合同、技術(shù)合作合同等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院合同檔案由醫(yī)院指定的專門部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范合同檔案管理工作，確保檔案管理合法合規(guī)。3.全程管理原則：對合同從簽訂前的意向接觸、談判、起草、審核、簽訂，到履行過程中的變更、解除、終止等各個環(huán)節(jié)的文件資料進(jìn)行全程跟蹤管理，確保檔案資料的全面性和連貫性。4.便于利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，方便檔案的查詢、借閱和利用，提高檔案服務(wù)效能。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善醫(yī)院合同檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門合同檔案管理工作，對合同簽訂、履行過程中的檔案資料收集、整理情況進(jìn)行定期檢查。3.集中統(tǒng)一管理醫(yī)院合同檔案，負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。4.建立合同檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和利用水平。5.按照規(guī)定向醫(yī)院內(nèi)部各部門提供合同檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理工作。6.定期對合同檔案進(jìn)行清理和評估，對超過保管期限或已無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定銷毀。（二）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、簽訂、履行等工作，并指定專人負(fù)責(zé)合同檔案資料的收集、整理和保管。2.在合同簽訂前，將合同文本及相關(guān)資料提交醫(yī)院法律事務(wù)部門或法律顧問進(jìn)行審核，并根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。3.嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時處理合同履行過程中的變更、解除、終止等事項，并將相關(guān)資料及時提交檔案管理部門歸檔。4.配合檔案管理部門做好合同檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定提供所需的合同檔案資料。（三）法律事務(wù)部門職責(zé)1.參與醫(yī)院重大合同的起草、談判、審核等工作，提供法律意見和建議，防范法律風(fēng)險。2.對合同的合法性、有效性進(jìn)行審查，確保合同符合法律法規(guī)及醫(yī)院相關(guān)規(guī)定。3.協(xié)助處理合同糾紛，參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)，維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益。4.定期組織開展合同法律知識培訓(xùn)，提高醫(yī)院員工的法律意識和合同管理水平。（四）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核合同中涉及的財務(wù)條款，確保合同價款、支付方式、結(jié)算辦法等符合醫(yī)院財務(wù)管理制度和相關(guān)規(guī)定。2.根據(jù)合同約定和財務(wù)審批程序，辦理合同款項的支付手續(xù)，并及時將付款憑證等財務(wù)資料提交檔案管理部門歸檔。3.配合檔案管理部門做好合同財務(wù)檔案的管理工作，提供相關(guān)財務(wù)數(shù)據(jù)和資料。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同正式文本及附件，包括合同協(xié)議書、中標(biāo)通知書、投標(biāo)文件、技術(shù)規(guī)格書、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收報告、補(bǔ)充協(xié)議等。2.合同簽訂過程中的相關(guān)文件資料，如合同意向書、談判記錄、會議紀(jì)要、往來函件、合同審批表等。3.合同履行過程中的文件資料，如合同變更協(xié)議、解除協(xié)議、終止通知、付款憑證、驗收報告、質(zhì)量反饋、糾紛處理文件等。4.與合同相關(guān)的其他文件資料，如法律法規(guī)文件、政策依據(jù)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、市場調(diào)研資料等。（二）收集要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將合同正式文本及相關(guān)資料提交檔案管理部門。對于合同履行過程中產(chǎn)生的文件資料，應(yīng)在事件發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)提交歸檔。2.提交的合同檔案資料應(yīng)齊全、完整、真實、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全，格式規(guī)范。3.合同檔案資料應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保分類準(zhǔn)確、編號清晰、排列有序。（三）整理方法1.分類：按照合同的性質(zhì)、類別、年度等進(jìn)行分類，可分為醫(yī)療服務(wù)合同類、藥品及醫(yī)療器械采購合同類、基建工程合同類、設(shè)備租賃合同類、技術(shù)合作合同類等。每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分小類。2.編號：對每份合同檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年份+類別代碼+流水號”的方式，如“202XYL001”表示202X年醫(yī)療服務(wù)合同類第1份合同。3.編目：編制合同檔案目錄，目錄應(yīng)包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、合同主體、合同金額、履行期限、歸檔日期等內(nèi)容。4.裝訂：將合同檔案資料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保管。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)及時對收集到的合同檔案資料進(jìn)行審核，審核無誤后按照整理方法進(jìn)行歸檔。2.在歸檔時，應(yīng)將合同檔案資料原件與復(fù)印件分別整理歸檔，復(fù)印件應(yīng)注明“與原件核對一致”字樣，并由核對人簽字確認(rèn)。3.對于電子合同檔案，應(yīng)確保其存儲格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)檔案同步歸檔。電子合同檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管期限1.醫(yī)院合同檔案的保管期限根據(jù)合同的重要程度、性質(zhì)和實際需要確定，一般分為永久、長期和短期三種。永久保管的合同檔案主要包括醫(yī)院重大投資、融資、產(chǎn)權(quán)交易、長期合作等涉及醫(yī)院核心利益和重大權(quán)益的合同。長期保管的合同檔案保管期限為[X]年，主要包括醫(yī)院日常經(jīng)營活動中簽訂的重要合同，如醫(yī)療服務(wù)合同、藥品及醫(yī)療器械采購合同、基建工程合同等。短期保管的合同檔案保管期限為[X]年，主要包括醫(yī)院一般性業(yè)務(wù)往來合同，如設(shè)備租賃合同、技術(shù)合作合同等。2.合同檔案保管期限從合同履行完畢或終止之日起計算。（三）保管方式1.紙質(zhì)合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。2.電子合同檔案應(yīng)存儲在醫(yī)院的檔案管理信息系統(tǒng)中，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的合同檔案，可采取異地備份的方式，確保檔案的安全性和完整性。（四）保管期限屆滿的處理1.合同檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定程序?qū)n案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會同合同承辦部門、法律事務(wù)部門等相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)合同檔案的實際情況，對檔案的保存價值進(jìn)行評估，提出鑒定意見。對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對于已無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《合同檔案銷毀審批表》，報醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。3.合同檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程合規(guī)、徹底。銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在《合同檔案銷毀審批表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。五、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.醫(yī)院內(nèi)部各部門因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對于符合查閱規(guī)定的申請，予以批準(zhǔn)，并提供查閱服務(wù)。查閱人只能在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出。3.涉及醫(yī)院重大機(jī)密或敏感信息的合同檔案，查閱人應(yīng)經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對于符合借閱規(guī)定的申請，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還所借檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對所借合同檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱合同檔案僅限于在醫(yī)院內(nèi)部使用，如需帶出醫(yī)院，應(yīng)經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照檔案管理部門的要求辦理相關(guān)手續(xù)。（三）查閱與借閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案查閱、借閱登記臺賬，詳細(xì)記錄查閱、借閱人的姓名、部門、查閱或借閱時間、查閱或借閱內(nèi)容、歸還時間等信息。2.查閱、借閱登記臺賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為合同檔案管理工作的重要資料保存。六、合同檔案的統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.合同檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類合同檔案的年度歸檔數(shù)量、累計歸檔數(shù)量等。2.合同檔案的保管期限統(tǒng)計，分析不同保管期限合同檔案的分布情況。3.合同檔案的查閱、借閱情況統(tǒng)計，包括查閱、借閱的合同檔案數(shù)量、查閱或借閱人分布、查閱或借閱目的等。（二）統(tǒng)計方法1.檔案管理部門應(yīng)定期（每月/每季度/每年）對合同檔案進(jìn)行統(tǒng)計，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、真實、完整。2.統(tǒng)計工作可采用手工統(tǒng)計或利用檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行自動統(tǒng)計的方式。統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)形成報表或報告，報送醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（三）分析利用1.通過對合同檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析，了解醫(yī)院合同簽訂、履行及檔案管理工作的現(xiàn)狀和趨勢，為醫(yī)