PAGE計(jì)生辦檔案室工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)計(jì)生辦檔案室的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在計(jì)劃生育工作中的作用，特制定本工作制度。（二）適用范圍本制度適用于計(jì)生辦檔案室的檔案管理工作，包括各類計(jì)劃生育文件、資料、報(bào)表、記錄等的收集、整理、歸檔、保管和利用。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：計(jì)生辦檔案室對本單位的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映計(jì)劃生育工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為計(jì)劃生育工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理員1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等日常工作。2.對檔案進(jìn)行定期檢查和核對，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。4.做好檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)和數(shù)據(jù)錄入工作，保證檔案信息的準(zhǔn)確和及時(shí)更新。（二）檔案管理負(fù)責(zé)人1.全面負(fù)責(zé)計(jì)生辦檔案室的管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。3.定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。4.根據(jù)工作需要，合理調(diào)配檔案管理資源，確保檔案管理工作的順利開展。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級主管部門下發(fā)的計(jì)劃生育政策文件、法規(guī)、通知等。2.本單位制定的計(jì)劃生育工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.計(jì)劃生育工作會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.各類計(jì)劃生育宣傳資料、圖片、音像制品等。5.涉及計(jì)劃生育工作的合同、協(xié)議、證明等文件。6.其他與計(jì)劃生育工作有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的檔案材料移交檔案室，移交時(shí)應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門的檔案收集情況進(jìn)行檢查，督促各部門按時(shí)移交檔案。3.對于重要的檔案材料，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)跟蹤收集，確保檔案的完整性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，一般分為綜合類、政策法規(guī)類、業(yè)務(wù)工作類、宣傳教育類、統(tǒng)計(jì)報(bào)表類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的結(jié)果，將檔案及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)應(yīng)填寫《檔案歸檔登記表》。2.歸檔的檔案應(yīng)保持整齊、清潔，不得隨意涂改、損壞。3.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行歸檔，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：上級主管部門下發(fā)的重要政策文件、法規(guī)；本單位制定的重要規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)等；涉及計(jì)劃生育工作的重大事件、重要會(huì)議記錄等。3.長期保管的檔案主要包括：一般性的政策文件、法規(guī)；業(yè)務(wù)工作中的重要文件、資料；宣傳教育工作中的重要資料等，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括：臨時(shí)性的文件、資料；統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，保管期限一般為1年至10年。（三）保管措施1.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、其他單位因工作需要查閱、借閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門因辦案需要查閱、借閱檔案。（二）利用程序1.本單位內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱、借閱。2.上級主管部門、其他單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。4.查閱、借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借檔案。5.利用者查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用方式1.查閱：利用者可以在檔案室查閱檔案原件，也可以根據(jù)需要復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容。2.借閱：對于確需借閱檔案原件的，應(yīng)嚴(yán)格按照借閱期限歸還檔案室，借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定工作，確保檔案的保管期限合理。2.全面審查原則：對檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理負(fù)責(zé)人、檔案管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，對檔案進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定程序1.檔案管理人員根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際情況，提出檔案鑒定意見，填寫《檔案鑒定申請表》。2.檔案鑒定小組對檔案鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定結(jié)論。3.對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清單》。（三）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑绶贌?、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀檔案后，檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在案。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的計(jì)生辦檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為計(jì)劃生育工作提供更加便捷、高效的服務(wù)。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)。3.開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索、借閱申請、審批、查詢等功能。4.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和非法訪問。（三）信息化培訓(xùn)與維護(hù)1.定期組織檔案管理人員參加信息化培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)操作技能和檔案信息化管理水平。2.安排專人負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問題。3.定期對