PAGE聘用資料檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司聘用資料檔案管理，確保聘用資料的真實性、完整性和保密性，規(guī)范聘用流程，提高人力資源管理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有聘用人員的資料檔案管理，包括但不限于招聘、錄用、轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)動、離職等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類資料。（三）管理原則1.真實性原則：聘用資料應(yīng)如實反映聘用人員的真實情況，不得虛假填報或隱瞞重要信息。2.完整性原則：確保聘用資料涵蓋聘用過程中的各個環(huán)節(jié)，資料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)聘用人員資料的安全與隱私，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。4.規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行資料的收集、整理、歸檔和保管，確保管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、聘用資料的分類與內(nèi)容（一）個人基本資料1.身份證明：身份證、護(hù)照等有效身份證件復(fù)印件。2.學(xué)歷證明：最高學(xué)歷畢業(yè)證書、學(xué)位證書復(fù)印件。3.資格證書：專業(yè)資格證書、技能證書等復(fù)印件。4.個人簡歷：詳細(xì)的個人工作經(jīng)歷、教育背景、培訓(xùn)經(jīng)歷等。5.照片：近期免冠一寸照片若干。（二）招聘與錄用資料1.招聘申請表：應(yīng)聘人員填寫的招聘申請表，包括個人信息、求職意向、工作經(jīng)歷等。2.面試評估表：面試人員對應(yīng)聘人員的面試評估記錄，包括面試表現(xiàn)、專業(yè)能力、綜合素質(zhì)等評價。3.背景調(diào)查資料：對擬錄用人員進(jìn)行背景調(diào)查的相關(guān)記錄，如工作經(jīng)歷核實、學(xué)歷驗證、犯罪記錄查詢等。4.錄用通知：公司向擬錄用人員發(fā)出的錄用通知文件。5.入職登記表：新員工入職時填寫的入職登記表，更新個人基本信息及緊急聯(lián)系人等。（三）培訓(xùn)與發(fā)展資料1.培訓(xùn)申請表：員工申請參加各類培訓(xùn)課程的申請表。2.培訓(xùn)記錄：員工參加培訓(xùn)的出勤記錄、培訓(xùn)成績、培訓(xùn)反饋等資料。3.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及與上級溝通確認(rèn)的記錄。（四）績效考核資料1.績效考核表：定期對員工進(jìn)行績效考核的評估表格，包括工作任務(wù)完成情況、工作能力、工作態(tài)度等方面的評價。2.績效反饋記錄：上級與員工進(jìn)行績效反饋溝通的記錄，包括改進(jìn)建議、發(fā)展計劃等。（五）薪酬福利資料1.薪資調(diào)整申請表：員工申請薪資調(diào)整的相關(guān)表格及審批記錄。2.福利申請與審批資料：員工申請各類福利（如保險、補貼等）的申請表及審批文件。（六）崗位變動資料1.崗位調(diào)動申請表：員工申請崗位調(diào)動的申請表及審批記錄。2.晉升申請表：員工申請晉升的申請表及相關(guān)評估、審批資料。（七）離職資料1.離職申請表：員工提交的離職申請表格。2.離職面談記錄：與離職員工進(jìn)行離職面談的記錄，包括離職原因、工作評價、對公司的建議等。3.離職交接清單：離職員工與接手人員進(jìn)行工作交接的清單及確認(rèn)記錄。三、聘用資料的收集與整理（一）收集責(zé)任1.招聘環(huán)節(jié)：招聘部門負(fù)責(zé)收集應(yīng)聘人員的各類資料，并確保資料的真實性和完整性。2.入職環(huán)節(jié)：新員工入職時，人力資源部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)其填寫入職登記表，并收集相關(guān)個人基本資料和證明文件。3.日常工作：各部門負(fù)責(zé)及時收集本部門員工在培訓(xùn)、績效考核、崗位變動等過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料，并定期提交給人力資源部門。（二）收集要求1.資料應(yīng)使用原件或清晰的復(fù)印件，復(fù)印件需由提供人簽字確認(rèn)與原件一致。2.所有資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，確保信息準(zhǔn)確、完整。3.對于電子資料，應(yīng)進(jìn)行備份并妥善保存，確保數(shù)據(jù)的安全性和可查閱性。（三）整理流程1.初步審核：人力資源部門收到聘用資料后，首先進(jìn)行初步審核，檢查資料是否齊全、真實，格式是否符合要求。2.分類整理：按照聘用資料的分類，對審核通過的資料進(jìn)行分類整理，建立清晰的資料目錄和索引。3.編號標(biāo)識：為每份聘用資料賦予唯一的編號，并在資料上進(jìn)行明確標(biāo)識，便于查詢和管理。4.裝訂歸檔：將整理好的資料按照類別順序進(jìn)行裝訂，放入專用的檔案盒或文件夾中，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明類別和年度。四、聘用資料的歸檔與保管（一）歸檔方式1.紙質(zhì)檔案：將整理好的紙質(zhì)聘用資料按照類別和時間順序歸檔存入檔案庫。檔案庫應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案：建立電子檔案管理系統(tǒng)，將所有聘用資料進(jìn)行電子化存儲。電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置。（二）保管期限1.長期保存資料：個人基本資料、招聘與錄用資料、崗位變動資料等重要資料應(yīng)長期保存，直至員工離職后[X]年。2.定期銷毀資料：培訓(xùn)與發(fā)展資料、績效考核資料、薪酬福利資料等時效性較強(qiáng)的資料，保存期限為[X]年，到期后經(jīng)審批可進(jìn)行銷毀。3.離職資料：離職資料應(yīng)在員工離職后保存[X]年，以備后續(xù)可能的查詢和審計需要。（三）檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱聘用資料的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到人力資源部門查閱。查閱時應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將資料帶出或復(fù)制。2.借閱權(quán)限：因特殊原因需要借閱聘用資料的，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人應(yīng)妥善保管資料，按時歸還。3.查閱與借閱記錄：人力資源部門應(yīng)對每次查閱和借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱或借閱人姓名、部門、時間、資料名稱及用途等，以備查詢和追溯。五、聘用資料的保密與安全（一）保密措施1.對聘用資料檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在檔案管理場所設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.對涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的聘用資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊保密措施。（二）安全管理1.定期對檔案管理場所進(jìn)行安全檢查，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施完好有效。2.加強(qiáng)對電子檔案的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取措施保護(hù)檔案資料，并按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行處理。六、聘用資料的更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門應(yīng)定期對聘用資料進(jìn)行檢查和更新，確保資料的時效性和準(zhǔn)確性。2.對于員工個人基本信息發(fā)生變化的，如聯(lián)系方式、家庭住址等，應(yīng)及時通知員工進(jìn)行信息更新，并在檔案中予以記錄。（二）動態(tài)維護(hù)1.在員工培訓(xùn)、績效考核、崗位變動等過程中，相關(guān)部門應(yīng)及時將產(chǎn)生的新資料提交給人力資源部門，進(jìn)行動態(tài)維護(hù)。2.對于離職員工的資料，應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后及時進(jìn)行整理和歸檔，并按照保管期限進(jìn)行妥善保管。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.提供虛假聘用資料，包括但不限于學(xué)歷造假、工作經(jīng)歷虛構(gòu)、資格證書偽造等。2.擅自涂改、銷毀聘用資料。3.未經(jīng)授權(quán)查閱、借閱、復(fù)制聘用資料或泄露聘用資料內(nèi)容。4.未按照規(guī)定流程收集、整理、歸檔聘用資料。（二）處理措施1.對于提供虛假聘用資料的員工，一經(jīng)查實，公司將立即解除勞動合同，并依法追究其法律責(zé)任。2.對于擅自涂改、銷毀聘用資料的人員，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處理，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.對于未經(jīng)授權(quán)查閱、借閱、復(fù)制聘用資料或泄露聘用資料內(nèi)容的人員，給予批評教育、警告、罰款等處理；造成嚴(yán)重后果的，解除勞動合同，并依法追究其法律責(zé)任。4.對于未按照規(guī)定流程收集、整理、歸