PAGE投標人檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司投標人檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，為公司投標業(yè)務(wù)提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司參與各類投標活動所涉及的相關(guān)檔案管理工作，包括但不限于投標文件、資格證明材料、開標記錄、評標報告等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對投標人檔案進行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則檔案資料應(yīng)如實反映投標活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.安全保密原則加強檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全與完整。對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和利用，提高檔案的使用價值，為公司投標決策提供及時、有效的信息支持。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善投標人檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司投標人檔案，負責檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、保管等工作。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的準確性和完整性。5.負責檔案的安全保密工作，制定保密措施，防止檔案信息泄露。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀。7.組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案管理意識。（二）業(yè)務(wù)部門職責1.負責本部門投標活動檔案資料的收集、整理，并及時移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、分類、編號等工作，提供必要的檔案信息。3.在投標活動中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范檔案資料的形成和保管，確保檔案資料的真實、完整。4.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作，根據(jù)工作需要提供相關(guān)檔案資料。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理制度和操作規(guī)程。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、保管等，確保檔案資料的規(guī)范、有序。3.做好檔案的安全保密工作，嚴格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。4.熟練掌握檔案檢索系統(tǒng)，及時為利用者提供準確的檔案信息。5.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀，做好相關(guān)記錄。三、檔案收集（一）收集范圍1.投標文件：包括商務(wù)部分、技術(shù)部分、價格部分等內(nèi)容，以及投標文件的修改、補充、澄清等相關(guān)資料。2.資格證明材料：營業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、財務(wù)狀況證明、人員資質(zhì)證明等。3.開標記錄：開標時間、地點、開標過程記錄、唱標記錄等。4.評標報告：評標委員會組成、評標標準、評標過程記錄、評標結(jié)果等。5.其他與投標活動相關(guān)的文件資料，如招標公告、招標文件答疑紀要、中標通知書等。（二）收集要求及流程1.業(yè)務(wù)部門在投標活動結(jié)束后，應(yīng)及時將相關(guān)檔案資料收集齊全，并進行初步整理。2.整理后的檔案資料應(yīng)按照類別進行分類，確保資料的完整性和準確性。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。4.檔案管理部門收到移交的檔案資料后，應(yīng)進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題及時與業(yè)務(wù)部門溝通解決。四、檔案整理（一）分類標準1.按投標項目分類：根據(jù)不同的投標項目，將檔案資料分為若干類別，每個項目設(shè)立獨立的檔案卷宗。2.按文件性質(zhì)分類：將檔案資料分為投標文件、資格證明材料、開標記錄、評標報告等類別，便于管理和查詢。（二）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。2.編號格式為：項目編號文件類別編號順序號。其中，項目編號為投標項目的唯一標識，文件類別編號按照上述分類標準進行編制，順序號為該類別文件的流水號。3.例如：2023010101001，表示2023年第1個投標項目的投標文件類別的第1份文件。（三）裝訂要求1.檔案資料應(yīng)按照一定的順序進行裝訂，確保整齊、牢固。2.裝訂時應(yīng)去除金屬物，如訂書釘、回形針等，采用線裝或膠裝方式。3.每冊檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括文件題名、編號、日期等內(nèi)容，便于查閱。五、檔案保管（一）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)按照類別和編號順序存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.投標文件、資格證明材料等檔案的保管期限為自投標活動結(jié)束之日起[X]年。2.開標記錄、評標報告等檔案的保管期限為自投標活動結(jié)束之日起[X]年。3.其他與投標活動相關(guān)的文件資料，按照國家法律法規(guī)和行業(yè)標準規(guī)定的保管期限進行保管。（三）保管期限的調(diào)整1.因特殊原因需要延長檔案保管期限的，由檔案管理部門提出申請，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行。2.檔案保管期限屆滿后，如無繼續(xù)保存價值，由檔案管理部門按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。（四）檔案安全管理1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，并嚴格執(zhí)行。2.加強檔案庫房的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報警設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全與完整。4.嚴格限制無關(guān)人員進入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時應(yīng)關(guān)閉門窗、電源等設(shè)備。5.對電子檔案應(yīng)采取加密存儲、備份等措施，防止電子檔案信息丟失或損壞。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在開展投標業(yè)務(wù)、項目管理、市場分析等工作時，可查閱相關(guān)投標人檔案資料。2.因法律法規(guī)要求或其他特殊原因，需要向外部單位提供檔案資料的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批。（二）利用流程1.公司內(nèi)部人員需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到查閱申請表后，應(yīng)進行審核，符合查閱條件的，安排專人負責提供檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.外部單位需要查閱檔案時，應(yīng)提交正式的查閱申請函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序提供檔案資料，并做好查閱記錄。4.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行辦理。（三）利用后的歸還1.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理部門收到歸還的檔案資料后，應(yīng)進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究查閱人員的責任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門代表、財務(wù)部門代表等組成。2.檔案鑒定小組負責對保管期限屆滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標準1.對檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等進行綜合評估，判斷檔案是否具有繼續(xù)保存的價值。2.具有重要歷史價值、法律價值、參考價值的檔案應(yīng)予以保留；已失去保存價值的檔案可予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對檔案進行鑒定后，提出檔案銷毀意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準。2.經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、日期等信息。3.檔案銷毀清單經(jīng)檔案