PAGE各類(lèi)檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司各類(lèi)檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司各類(lèi)檔案資料由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案資料的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案資料管理體系，便于檔案資料的查詢(xún)、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案資料分類(lèi)及編號(hào)（一）檔案資料分類(lèi)1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；公司各類(lèi)行政管理制度、規(guī)定、辦法等；公司各類(lèi)會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等；公司各類(lèi)證照、資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等。2.人事檔案：包括員工入職、離職、調(diào)動(dòng)等相關(guān)手續(xù)文件；員工勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、培訓(xùn)協(xié)議等；員工績(jī)效考核、薪酬福利、獎(jiǎng)懲等相關(guān)文件；員工檔案（個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷證書(shū)、資格證書(shū)、培訓(xùn)記錄等）。3.財(cái)務(wù)檔案：包括公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等；稅務(wù)申報(bào)、繳納等相關(guān)文件；審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：包括公司市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、銷(xiāo)售、采購(gòu)、生產(chǎn)、研發(fā)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件，如合同、訂單、報(bào)價(jià)單、發(fā)票、產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)記錄等。5.其他檔案：包括公司對(duì)外投資、合作、捐贈(zèng)等相關(guān)文件；公司各類(lèi)訴訟、仲裁案件相關(guān)文件；公司各類(lèi)固定資產(chǎn)、無(wú)形資產(chǎn)相關(guān)文件；公司各類(lèi)宣傳資料、企業(yè)文化建設(shè)相關(guān)文件等。（二）檔案資料編號(hào)1.檔案資料編號(hào)采用“分類(lèi)代碼+年度+流水號(hào)”的方式進(jìn)行編制。2.分類(lèi)代碼：按照檔案資料分類(lèi)，分別賦予不同的代碼，如行政檔案為“XZ”，人事檔案為“RS”，財(cái)務(wù)檔案為“CW”，業(yè)務(wù)檔案為“YW”，其他檔案為“QT”。3.年度：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如“22”表示2022年。4.流水號(hào)：按照檔案資料形成的先后順序，從001開(kāi)始依次編號(hào)。例如，一份2022年形成的行政檔案，編號(hào)為“XZ22001”；一份2023年形成的人事檔案，編號(hào)為“RS23001”。三、檔案資料收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案資料收集人員應(yīng)按照檔案資料分類(lèi)及編號(hào)要求，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步分類(lèi)和編號(hào)，并填寫(xiě)《檔案資料收集登記表》，詳細(xì)記錄檔案資料的名稱(chēng)、來(lái)源、形成時(shí)間、份數(shù)等信息。3.對(duì)于重要的檔案資料，如合同、協(xié)議等，應(yīng)在收集后及時(shí)進(jìn)行復(fù)印或備份，以防原件丟失或損壞。（二）整理要求1.綜合管理部檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案資料收集人員提交的《檔案資料收集登記表》，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行進(jìn)一步整理。2.整理過(guò)程中，應(yīng)按照檔案資料的分類(lèi)和編號(hào)要求，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)存放，并編制相應(yīng)的目錄清單。3.對(duì)于破損、褪色、字跡模糊等不符合保存要求的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.整理后的檔案資料應(yīng)裝訂成冊(cè)，并在封面標(biāo)注檔案資料名稱(chēng)、編號(hào)、年度、保管期限等信息。四、檔案資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行歸檔，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。2.歸檔時(shí)，應(yīng)按照檔案資料的分類(lèi)和編號(hào)順序，將檔案資料裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)注相應(yīng)的檔案資料類(lèi)別和編號(hào)范圍。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)按照檔案資料的分類(lèi)和編號(hào)要求，建立相應(yīng)的電子文件夾，并將電子檔案資料存儲(chǔ)在指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案資料進(jìn)行備份，以防數(shù)據(jù)丟失。（二）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案資料的損壞、丟失等問(wèn)題。4.對(duì)于重要的檔案資料，如涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等特殊保管措施，確保檔案資料的安全保密。5.檔案資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案資料主要包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；長(zhǎng)期保管的檔案資料主要包括公司各類(lèi)行政管理制度、規(guī)定、辦法等，公司各類(lèi)會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等，公司各類(lèi)證照、資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等；短期保管的檔案資料主要包括公司各類(lèi)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的臨時(shí)性文件，如合同、訂單、報(bào)價(jià)單、發(fā)票等。五、檔案資料借閱與使用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案資料的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案資料的借閱，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司檔案資料的，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫(xiě)《檔案資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案資料的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的、查閱期限等信息，經(jīng)公司綜合管理部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過(guò)程中，須由公司檔案管理人員陪同，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、錄像等。（二）借閱期限1.一般檔案資料的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)在借閱期限屆滿(mǎn)前[X]個(gè)工作日向綜合管理部提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.重要檔案資料的借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)在借閱期限屆滿(mǎn)前[X]個(gè)工作日向公司分管領(lǐng)導(dǎo)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（三）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)按照《檔案資料借閱申請(qǐng)表》中注明的借閱期限及時(shí)歸還檔案資料，不得逾期歸還。2.借閱人員歸還檔案資料時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向綜合管理部報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.檔案管理人員應(yīng)在檔案資料歸還后，及時(shí)在《檔案資料借閱登記表》上記錄歸還日期，并對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案資料的安全保管。（四）使用要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改、偽造、銷(xiāo)毀等。2.借閱人員如需在借閱的檔案資料上進(jìn)行摘抄、復(fù)制、拍照、錄像等操作的，應(yīng)事先征得綜合管理部負(fù)責(zé)人的同意，并按照公司有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.借閱人員在使用檔案資料過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在問(wèn)題或疑問(wèn)的，應(yīng)及時(shí)向綜合管理部咨詢(xún)，不得擅自處理。六、檔案資料鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定要求1.綜合管理部應(yīng)定期對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案資料是否仍有保存價(jià)值。2.檔案資料鑒定工作應(yīng)由綜合管理部負(fù)責(zé)人牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案資料進(jìn)行全面、客觀、公正的鑒定。3.鑒定小組應(yīng)填寫(xiě)《檔案資料鑒定意見(jiàn)書(shū)》，詳細(xì)記錄檔案資料的名稱(chēng)、編號(hào)、保管期限、鑒定意見(jiàn)等信息，并經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷(xiāo)毀要求1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案資料銷(xiāo)毀前，應(yīng)填寫(xiě)《檔案資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀檔案資料的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案資料銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷(xiāo)毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案資料無(wú)法恢復(fù)。4.檔案資料銷(xiāo)毀后，應(yīng)填寫(xiě)《檔案資料銷(xiāo)毀登記表》，詳細(xì)記錄銷(xiāo)毀檔案資料的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀方式等信息，并經(jīng)銷(xiāo)毀人員和監(jiān)督人員簽字確認(rèn)后，歸檔保存。七、檔案資料信息化管理（一）信息化建設(shè)1.公司應(yīng)加強(qiáng)檔案資料信息化建設(shè)，建立完善的檔案資料管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化管理。2.檔案資料管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案資料的錄入、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，方便檔案資料的管理和利用。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案資料管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全可靠。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案資料的分類(lèi)和編號(hào)要求，將檔案資料的相關(guān)信息錄入檔案資料管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)于新形成的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行錄入，并更新檔案資料管理信息系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案資料管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的有效性和一致性。（三）信息安全管理1.公司應(yīng)加強(qiáng)檔案資料管理信息系統(tǒng)的信息安全管理，采取必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等，防止信息泄露、篡改和丟失。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司有關(guān)信息安全管理制度，設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作檔