PAGE執(zhí)法文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強執(zhí)法文書檔案管理，確保執(zhí)法文書檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于執(zhí)法工作的查詢、參考和監(jiān)督，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在執(zhí)法活動中形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則執(zhí)法文書檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則執(zhí)法文書檔案應(yīng)如實反映執(zhí)法活動的全過程，內(nèi)容準確無誤，不得篡改、偽造。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，確保執(zhí)法文書檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于執(zhí)法人員及其他相關(guān)人員查詢和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.負責(zé)執(zhí)法文書檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全執(zhí)法文書檔案管理的各項規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理流程。4.對執(zhí)法文書檔案的利用情況進行登記和統(tǒng)計，定期向上級主管部門報告檔案管理工作情況。5.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）執(zhí)法部門職責(zé)1.負責(zé)本部門執(zhí)法文書的制作、收集和整理，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好執(zhí)法文書檔案的整理、歸檔和鑒定銷毀等工作。3.在執(zhí)法活動中，嚴格按照法律法規(guī)和執(zhí)法程序制作執(zhí)法文書，確保文書的質(zhì)量和規(guī)范性。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真履行檔案管理職責(zé)，嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責(zé)執(zhí)法文書檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、編目、上架和保管等。3.做好檔案的查閱、借閱登記工作，及時為利用者提供檔案服務(wù)。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.參與檔案的鑒定銷毀工作，對擬銷毀的檔案進行審核和登記。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍執(zhí)法文書檔案的收集范圍包括但不限于以下各類文書：1.行政處罰決定書、行政強制措施決定書、行政強制執(zhí)行決定書等。2.立案審批表、案件調(diào)查終結(jié)報告、聽證筆錄、行政處罰告知書等。3.證據(jù)材料，如現(xiàn)場檢查筆錄、詢問筆錄、證人證言、鑒定意見、視聽資料等。4.送達回執(zhí)、結(jié)案報告等其他與執(zhí)法活動相關(guān)的文書。（二）收集要求1.執(zhí)法部門應(yīng)在執(zhí)法活動結(jié)束后及時將執(zhí)法文書收集齊全，確保文書的完整性。2.收集的執(zhí)法文書應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全，符合檔案管理的要求。3.對于電子文件形式的執(zhí)法文書，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行收集和保存，確保文件的可讀性和完整性。（三）整理原則執(zhí)法文書檔案的整理應(yīng)遵循以下原則：1.遵循執(zhí)法文書的形成規(guī)律和特點，保持文書之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同的執(zhí)法類別和年度，按照文書的重要程度和時間順序進行排列。3.便于保管和利用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）整理方法1.分類按照執(zhí)法類別將執(zhí)法文書檔案分為行政處罰類、行政許可類、行政強制類等不同類別。2.組卷將同一執(zhí)法案件的相關(guān)文書材料組成一卷，卷內(nèi)文書按照重要程度和時間順序排列。3.編目對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括文書名稱、文號、日期、頁號等信息，便于查找和利用。4.裝訂將卷內(nèi)文書材料整齊裝訂，去除金屬物，確保檔案的牢固和整齊。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.執(zhí)法部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將整理好的執(zhí)法文書檔案移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進行認真核對，確保檔案的質(zhì)量和完整性。3.歸檔的檔案應(yīng)編制檔案目錄，建立檔案檢索系統(tǒng)，便于快速查找和利用。（二）保管期限執(zhí)法文書檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和性質(zhì)分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案包括涉及重大案件、具有重要歷史價值或法律意義的執(zhí)法文書等。2.長期保管的檔案保管期限為[X]年，包括一般行政處罰案件、行政許可決定等。3.短期保管的檔案保管期限為[X]年，包括一些臨時性的執(zhí)法文書等。（三）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)進行分類存放，按照保管期限和類別排列上架，便于查找和管理。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，采用安全可靠的存儲介質(zhì)，并定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全和完整。（四）檔案保管的檢查與維護1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施處理。2.對檔案庫房的溫濕度、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施進行定期檢查和維護，確保檔案保管環(huán)境的安全。3.根據(jù)檔案的保管期限和實際情況，對到期檔案進行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保管或銷毀。五、檔案的利用（一）利用范圍執(zhí)法文書檔案的利用范圍包括本公司/組織內(nèi)部的執(zhí)法人員、管理人員以及其他需要查閱檔案的人員，同時也包括司法機關(guān)、行政機關(guān)等外部單位因工作需要查閱檔案的情況。（二）利用方式1.查閱執(zhí)法人員及其他相關(guān)人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱的目的、內(nèi)容和范圍等，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后到檔案管理部門查閱。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制對于需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、查閱或借閱時間、內(nèi)容、期限等信息，以便對檔案的利用情況進行統(tǒng)計和管理。（四）利用監(jiān)督檔案管理人員應(yīng)在利用者查閱或借閱檔案時進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保利用過程符合規(guī)定，防止檔案丟失、損壞或泄露。利用結(jié)束后，應(yīng)及時收回檔案，并檢查檔案是否完好無損。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、執(zhí)法部門負責(zé)人以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的保管期限是否已滿。2.檔案的內(nèi)容是否已失去保存價值。3.檔案是否存在重復(fù)、冗余或不完整的情況。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出擬銷毀檔案的清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定原則確定是否需要銷毀。3.對確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、文號、日期、保管期限等信息。4.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人、執(zhí)法部門負責(zé)人以及公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，方可進行銷毀。（五）銷毀方式對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。對電子檔案應(yīng)采用專業(yè)的刪除軟件進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行格式化處理。