PAGE行政會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司行政會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整與有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)的行政會計檔案管理工作。（三）定義行政會計檔案是指公司在行政會計核算過程中形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料等。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司行政會計檔案管理工作在公司管理層的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由財務(wù)部門負責(zé)組織實施，并接受公司檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保行政會計檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施，保證行政會計檔案的安全，防止會計檔案被篡改、損毀、丟失。同時，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保會計檔案信息不泄露。4.方便利用原則。在保證會計檔案安全和保密的前提下，充分考慮公司內(nèi)部各部門對會計檔案的利用需求，提供便捷的查閱和使用服務(wù)。二、會計檔案的分類與編號（一）會計檔案的分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財務(wù)會計報告類：包括月度、季度、年度財務(wù)會計報告，以及會計報表附注、財務(wù)情況說明書等。4.其他會計資料類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。（二）會計檔案的編號1.會計憑證編號：按照年度和月份順序，每月從1號開始連續(xù)編號。例如，20XX年1月的記賬憑證編號為“記字1號記字XX號”。2.會計賬簿編號：總賬、明細賬、日記賬等賬簿按照年度順序編號，例如“總字第1號”、“明字第1號”、“日字第1號”等。固定資產(chǎn)卡片單獨編號，編號應(yīng)與固定資產(chǎn)臺賬一致。3.財務(wù)會計報告編號：按照年度順序編號，例如“財報字第1號（年度）”、“財報字第1號（季度）”、“財報字第1號（月度）”等。4.其他會計資料編號：按照資料形成的時間順序和類別進行編號，例如“銀調(diào)字第1號”、“銀對字第1號”、“納申字第1號”等。三、會計檔案的收集與整理（一）收集要求1.財務(wù)部門應(yīng)定期收集本部門在會計核算過程中形成的各類會計資料，確保會計檔案的完整性。2.對于從外部取得的會計資料，如發(fā)票、收據(jù)、銀行對賬單等，應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后及時收集，并進行審核和整理。3.會計人員應(yīng)按照會計檔案管理的要求，對會計資料進行分類整理，確保資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（二）整理方法1.會計憑證整理：按照記賬憑證的編號順序，將記賬憑證及其所附原始憑證進行折疊、粘貼，確保憑證整齊、牢固。在記賬憑證封面注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽名或蓋章等信息。對于數(shù)量較多的原始憑證，可以單獨裝訂成冊，并在記賬憑證封面上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。2.會計賬簿整理：總賬、明細賬、日記賬等賬簿應(yīng)按照賬頁順序進行整理，去除空白頁和賬頁中的夾頁。在賬簿封面注明單位名稱、賬簿名稱、年度、賬簿編號等信息，并在賬簿啟用頁加蓋單位公章、會計主管人員和記賬人員名章。對于活頁式賬簿，應(yīng)在年終時將賬頁裝訂成冊，并按照規(guī)定進行編號和編目。3.財務(wù)會計報告整理：按照月度、季度、年度順序，將財務(wù)會計報告及其相關(guān)附表、附注等資料進行整理。在財務(wù)會計報告封面注明單位名稱、年度、月份、季度、報告種類、報告編號等信息，并加蓋單位公章、單位負責(zé)人、主管會計工作負責(zé)人和會計機構(gòu)負責(zé)人（會計主管人員）簽名或蓋章。4.其他會計資料整理：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應(yīng)按照時間順序進行整理，并裝訂成冊。納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等應(yīng)按照類別和時間順序進行整理，并分別編制目錄。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證的保管期限為30年。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿的保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)會計報告類：月度、季度、半年度財務(wù)會計報告的保管期限為10年；年度財務(wù)會計報告的保管期限為永久。4.其他會計資料類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表的保管期限為10年；會計檔案移交清冊的保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊的保管期限為永久。（二）保管地點1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會計檔案保管庫（室），用于存放會計檔案。保管庫（室）應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保會計檔案的安全。2.會計檔案保管庫（室）應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。3.對于磁性介質(zhì)存儲的會計檔案，應(yīng)定期進行檢查和復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管要求1.會計檔案應(yīng)按照分類和編號順序進行存放，便于查找和利用。2.對于重要的會計檔案，如年度財務(wù)會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等，應(yīng)實行專柜保管，并設(shè)置必要的安全防護措施。3.會計檔案管理人員應(yīng)定期對會計檔案進行清查和核對，確保會計檔案的賬實相符。發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞、變質(zhì)等情況時，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)或處理。4.會計檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將會計檔案提供給無關(guān)人員查閱或復(fù)制。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)本部門負責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交財務(wù)部門。2.財務(wù)部門收到《會計檔案查閱申請表》后，應(yīng)安排專人負責(zé)提供查閱服務(wù)，并限定查閱時間和地點。查閱人員應(yīng)在指定的場所查閱會計檔案，不得擅自將會計檔案帶出保管庫（室）。3.查閱會計檔案時，查閱人員應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在會計檔案上涂畫、標(biāo)記、拆封或抽換。如需復(fù)印或復(fù)制會計檔案，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并由財務(wù)部門指定專人負責(zé)辦理。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位因特殊原因需要借閱公司會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.財務(wù)部門應(yīng)對借閱申請進行嚴(yán)格審核，確保借閱單位具備合法的借閱資格和借閱用途。對于涉及公司商業(yè)秘密或重要財務(wù)信息的會計檔案，應(yīng)謹(jǐn)慎審批借閱申請。3.借閱會計檔案時，借閱人員應(yīng)與財務(wù)部門簽訂《會計檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱人員應(yīng)按照協(xié)議約定的時間和方式歸還會計檔案，如有逾期未還或損壞會計檔案的情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。4.財務(wù)部門應(yīng)對借閱會計檔案的情況進行登記，記錄借閱單位名稱、借閱時間、歸還時間、借閱內(nèi)容等信息。借閱登記應(yīng)定期進行核對，確保會計檔案的安全和完整。六、會計檔案的移交與銷毀（一）移交規(guī)定1.公司財務(wù)部門應(yīng)在會計年度終了后，按照國家有關(guān)規(guī)定，及時將會計檔案移交給公司檔案管理部門。移交時，應(yīng)編制《會計檔案移交清冊》，詳細列出移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.財務(wù)部門和檔案管理部門應(yīng)對《會計檔案移交清冊》進行認真核對，確保移交的會計檔案準(zhǔn)確無誤。核對無誤后，雙方經(jīng)辦人員應(yīng)在《會計檔案移交清冊》上簽字確認，并加蓋單位公章。3.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的保管期限和保管要求，對接收的會計檔案進行妥善保管。（二）銷毀規(guī)定1.會計檔案保管期滿，需要銷毀時，應(yīng)由公司檔案管理部門會同財務(wù)部門提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)公司管理層審核批準(zhǔn)，并報上級主管部門備案。3.銷毀會計檔案時，應(yīng)由檔案管理部門、財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保會計檔案被徹底銷毀。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《會計檔案銷毀清冊》上簽字確認，并加蓋單位公章。4.在銷毀會計檔案過程中，如有未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在《會計檔案銷毀清冊》和《會計檔案保管清冊》中列明。七、會計檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對公司行政會計檔案管理工作進行審計監(jiān)督，檢查會計檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、移交、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.財務(wù)部門應(yīng)建立健全內(nèi)部會計檔案管理制度，加強對會計檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正會計檔案管理工作中存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受國家有關(guān)部門對行