PAGE檔案局文件簽閱制度一、總則（一）目的為加強檔案局文件管理，確保文件傳遞、處理的準確性、及時性和規(guī)范性，提高工作效率，保障檔案工作的順利開展，特制定本文件簽閱制度。（二）適用范圍本制度適用于檔案局內(nèi)部所有文件的簽閱流程，包括但不限于上級機關(guān)下發(fā)文件、本局制發(fā)文件、平行單位來文以及各類會議文件等。（三）基本原則1.嚴格遵守國家法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標準，確保文件簽閱工作合法合規(guī)。2.遵循文件流轉(zhuǎn)的時效性原則，及時處理文件，避免積壓延誤。3.明確職責分工，確保文件簽閱流程清晰、責任到人。4.注重文件的保密性，防止文件信息泄露。二、文件簽閱流程（一）收文簽閱1.辦公室負責文件的簽收、登記工作。收到文件后，應(yīng)立即檢查文件的完整性，核對文件數(shù)量，并在收文登記簿上詳細記錄文件的名稱、文號、來文單位、日期、份數(shù)等信息。2.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，辦公室提出擬辦意見，填寫《文件處理單》，明確文件的承辦部門、辦理要求和時限等，并呈送辦公室負責人審核。3.辦公室負責人審核擬辦意見后，簽署審核意見，將文件及《文件處理單》呈送檔案局領(lǐng)導(dǎo)批示。4.檔案局領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，做出批示。批示內(nèi)容應(yīng)明確、具體，如“請[承辦部門]辦理，[辦理要求]，并于[規(guī)定日期]前反饋辦理結(jié)果”等。5.承辦部門收到經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示的文件后，按照批示要求及時辦理。辦理過程中如需其他部門協(xié)助，應(yīng)主動溝通協(xié)調(diào)。6.承辦部門辦理完畢后，將文件及辦理結(jié)果反饋給辦公室。辦公室負責對辦理結(jié)果進行審核，如符合要求，則將文件整理歸檔；如不符合要求，應(yīng)退回承辦部門重新辦理。（二）發(fā)文簽閱1.各部門起草文件后，應(yīng)經(jīng)部門負責人審核，確保文件內(nèi)容準確、格式規(guī)范、表述清晰。審核通過后，在文件上簽署審核意見，并將文件及《發(fā)文稿紙》一并提交給辦公室。2.辦公室對文件的內(nèi)容、格式、文號等進行全面審核。審核無誤后，在《發(fā)文稿紙》上填寫核稿意見，呈送檔案局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.檔案局領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，對文件進行簽發(fā)。簽發(fā)后的文件由辦公室負責編號、排版、印制、分發(fā)等工作。4.辦公室在文件印發(fā)后，應(yīng)將文件的紙質(zhì)版和電子版分別存檔，并按照規(guī)定的范圍進行分發(fā)。分發(fā)時應(yīng)填寫《文件分發(fā)登記表》，注明文件名稱、文號、分發(fā)部門、日期等信息。（三）傳閱文件簽閱1.對于需要傳閱的文件，辦公室應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示或工作需要確定傳閱范圍，并填寫《文件傳閱單》。2.文件傳閱應(yīng)遵循先急后緩、先主要領(lǐng)導(dǎo)后其他領(lǐng)導(dǎo)的原則。傳閱過程中，傳閱人應(yīng)在《文件傳閱單》上簽注姓名、日期，表示已閱知文件內(nèi)容。3.傳閱完畢后，《文件傳閱單》應(yīng)由辦公室收回存檔，作為文件傳閱情況的記錄。4.如有領(lǐng)導(dǎo)對傳閱文件作出批示，辦公室應(yīng)按照批示要求及時處理，并將批示意見傳達給相關(guān)部門。三、文件簽閱職責分工（一）辦公室職責1.負責文件的簽收、登記、分發(fā)、傳閱、保管等日常管理工作。2.對文件進行初審，提出擬辦意見，協(xié)調(diào)文件辦理過程中的相關(guān)事宜。3.負責文件的編號、排版、印制等工作，確保文件格式規(guī)范、質(zhì)量合格。4.對文件簽閱情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。5.負責文件的整理歸檔工作，按照檔案管理要求妥善保管文件。（二）承辦部門職責1.負責本部門承辦文件的具體辦理工作，按照領(lǐng)導(dǎo)批示和辦理要求，按時完成文件辦理任務(wù)。2.對承辦文件的內(nèi)容進行審核，確保辦理結(jié)果符合要求。3.及時將文件辦理情況反饋給辦公室，如需延長辦理時限，應(yīng)提前向辦公室說明原因。（三）檔案局領(lǐng)導(dǎo)職責1.對重要文件進行批示，明確文件的辦理要求和方向。2.對文件簽閱流程進行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保文件簽閱工作規(guī)范有序。四、文件簽閱時限要求（一）收文簽閱1.辦公室收到文件后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成簽收、登記、擬辦意見等工作，并呈送辦公室負責人審核。2.辦公室負責人應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并將文件及《文件處理單》呈送檔案局領(lǐng)導(dǎo)批示。3.檔案局領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)做出批示。4.承辦部門應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)批示后的[X]個工作日內(nèi)完成文件辦理工作，并將辦理結(jié)果反饋給辦公室。（二）發(fā)文簽閱1.各部門起草文件后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成部門負責人審核，并提交給辦公室。2.辦公室應(yīng)在收到文件后的[X]個工作日內(nèi)完成核稿，并呈送檔案局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.檔案局領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成簽發(fā)。4.辦公室應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的[X]個工作日內(nèi)完成文件的編號、排版、印制、分發(fā)等工作。（三）傳閱文件簽閱1.辦公室應(yīng)在確定傳閱范圍后的[X]個工作日內(nèi)將文件送達傳閱人。2.傳閱人應(yīng)在收到文件后的[X]個工作日內(nèi)完成傳閱，并簽注姓名、日期。五、文件簽閱的保密要求（一）文件傳閱過程中，傳閱人應(yīng)妥善保管文件，不得擅自將文件帶出辦公區(qū)域，不得在非工作場所談?wù)撐募?nèi)容。（二）涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的文件，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制知悉范圍，采取必要的保密措施。（三）文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將文件歸還辦公室，不得私自留存。辦公室應(yīng)按照檔案管理要求對文件進行整理歸檔，確保文件的安全保密。六、文件簽閱的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.辦公室負責對文件簽閱制度的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督檢查，定期對文件簽閱流程、時限要求、保密措施等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.檔案局領(lǐng)導(dǎo)對文件簽閱工作進行不定期抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.將文件簽閱工作納入部門和個人績效考核體系，對嚴格執(zhí)行文件簽閱制度、工作質(zhì)量高、效率快的部門和個人給予表彰和獎勵。2.