PAGE機(jī)關(guān)檔案查借閱登記制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案查借閱行為，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門及所屬單位檔案的查借閱管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守法律法規(guī)原則：檔案查借閱工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案信息安全。2.規(guī)范操作原則：明確檔案查借閱流程，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，確保查借閱工作有序進(jìn)行。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案查借閱過(guò)程中的安全保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案查借閱職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案查借閱登記制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案查借閱申請(qǐng)的受理、審核和登記工作。3.負(fù)責(zé)檔案的提供和歸還工作，并對(duì)檔案的使用情況進(jìn)行監(jiān)督。4.負(fù)責(zé)檔案查借閱登記資料的整理和歸檔工作。（二）查借閱申請(qǐng)人職責(zé)1.填寫檔案查借閱申請(qǐng)表，明確查借閱目的、內(nèi)容和期限等信息。2.遵守檔案查借閱制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、損毀檔案。3.在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如有特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（三）審批人職責(zé)1.根據(jù)檔案管理規(guī)定和工作需要，對(duì)檔案查借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批。2.對(duì)檔案查借閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案使用符合規(guī)定。三、檔案查借閱流程（一）查借閱申請(qǐng)1.查借閱申請(qǐng)人需填寫《檔案查借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查借閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、查借閱目的、使用期限等信息，并簽名確認(rèn)。2.將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審查，并簽署意見(jiàn)。（二）申請(qǐng)審批1.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行進(jìn)一步審核，重點(diǎn)審查查借閱目的是否合理、使用期限是否適當(dāng)?shù)?。?duì)于涉及重要檔案或敏感信息的查借閱申請(qǐng)，需報(bào)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批人根據(jù)審核情況簽署審批意見(jiàn)，同意查借閱的，注明批準(zhǔn)文號(hào)和期限；不同意的，說(shuō)明理由。（三）檔案提供1.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，按照規(guī)定的程序?yàn)椴榻栝喩暾?qǐng)人提供檔案。2.提供檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，包括檔案名稱、數(shù)量、提供時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并由查借閱申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員應(yīng)向查借閱申請(qǐng)人告知檔案的保管要求和注意事項(xiàng)，提醒其妥善保管檔案，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（四）檔案使用1.查借閱申請(qǐng)人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)使用檔案，不得擅自將檔案帶出規(guī)定的使用場(chǎng)所。2.使用檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)注明出處，并與原件核對(duì)無(wú)誤后加蓋檔案管理部門印章。（五）檔案歸還1.查借閱申請(qǐng)人應(yīng)在規(guī)定的歸還期限內(nèi)將檔案歸還檔案管理部門。如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和保管狀況，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)，并在登記冊(cè)上注明歸還時(shí)間。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查借閱申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。四、檔案查借閱登記管理（一）登記內(nèi)容1.檔案查借閱登記冊(cè)應(yīng)詳細(xì)記錄每次查借閱的相關(guān)信息，包括查借閱申請(qǐng)人姓名、部門、申請(qǐng)日期、檔案名稱、文號(hào)、數(shù)量、查借閱目的、審批意見(jiàn)、提供時(shí)間、歸還時(shí)間等。2.對(duì)于檔案的復(fù)制情況，應(yīng)單獨(dú)記錄復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、復(fù)制時(shí)間、申請(qǐng)人等信息。（二）登記方式1.檔案查借閱登記采用紙質(zhì)登記冊(cè)和電子登記系統(tǒng)相結(jié)合的方式進(jìn)行。紙質(zhì)登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查閱；電子登記系統(tǒng)應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將查借閱登記信息錄入電子登記系統(tǒng)，并按照規(guī)定的時(shí)間間隔對(duì)登記冊(cè)進(jìn)行整理和歸檔。（三）登記資料保管1.檔案查借閱登記資料應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類保管，保管期限為[X]年。2.保管期滿后，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀登記資料時(shí)，應(yīng)制作銷毀清冊(cè)，注明銷毀日期、內(nèi)容、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。五、檔案查借閱安全保密措施（一）場(chǎng)所安全1.檔案查借閱應(yīng)在專門的檔案查閱室進(jìn)行，查閱室應(yīng)具備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。2.查閱室內(nèi)應(yīng)保持整潔、安靜，嚴(yán)禁吸煙和使用明火，不得存放與查借閱檔案無(wú)關(guān)的物品。（二）人員管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.查借閱申請(qǐng)人應(yīng)嚴(yán)格遵守查借閱制度，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或在非規(guī)定場(chǎng)所使用檔案。3.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，查借閱申請(qǐng)人應(yīng)簽署保密承諾書，承諾在使用檔案過(guò)程中嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）技術(shù)防范1.利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對(duì)檔案查借閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控和管理，如安裝監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等設(shè)備。2.對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，防止檔案信息在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中被竊取或篡改。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案查借閱登記制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。2.機(jī)關(guān)內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案查借閱登記資料進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案查借閱行為是否合規(guī)，登記資料是否完整、準(zhǔn)確。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)檔案管理部門的監(jiān)督檢查，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。2.主動(dòng)接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，對(duì)于涉及檔案信息公開(kāi)的查借閱申請(qǐng)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理，并及時(shí)公開(kāi)相關(guān)信息。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查借閱檔案。2.擅自涂改、轉(zhuǎn)借、損毀檔案。3.超過(guò)規(guī)定期限未歸還檔案。4.在未經(jīng)授權(quán)的場(chǎng)所使用檔案。5.泄露檔案機(jī)密信息。（二）處理措施1.對(duì)于違反檔案查借閱登記制度的行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)責(zé)令改正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。2.對(duì)于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予警告、批評(píng)教育等處理；對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的違規(guī)行為，給予通報(bào)批評(píng)、暫停查借閱