PAGE工地檔案管理制度上墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)本工地檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工程建設(shè)、管理及維護(hù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本工地范圍內(nèi)所有與工程建設(shè)相關(guān)的文件、資料、記錄等檔案的管理。包括但不限于施工圖紙、技術(shù)文件、施工記錄、監(jiān)理文件、物資資料、竣工驗(yàn)收資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工地檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工程建設(shè)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案資料。3.及時(shí)性原則：各項(xiàng)文件資料應(yīng)及時(shí)形成、收集、整理和歸檔，確保檔案的時(shí)效性。4.保密性原則：對(duì)涉及工程機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善工地檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理工地各類檔案，建立檔案臺(tái)賬，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等進(jìn)行全面管理。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各施工單位做好檔案工作，定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，定期向建設(shè)單位、城建檔案管理部門等移交工程檔案。（二）各部門、各施工單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本施工單位文件資料的形成、收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案工作的順利開(kāi)展。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔、保管、借閱等工作，確保檔案的安全和完整。3.熟悉檔案內(nèi)容，積極為利用者提供檔案信息服務(wù)，做好檔案利用登記工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。5.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工程前期文件：包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。2.施工文件：施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底、施工日志、工程變更通知、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。3.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。4.物資資料：原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、合格證等。5.竣工驗(yàn)收文件：工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書(shū)、竣工圖等。6.其他與工程建設(shè)有關(guān)的文件資料，如會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門、各施工單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門、本施工單位形成的文件資料，并確保文件資料的齊全、完整。2.對(duì)收集到的文件資料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件，確保文件資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范，便于保管和利用。3.按照工程建設(shè)階段、專業(yè)類別、文件性質(zhì)等進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。（四）整理方法1.分類：按照工程前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、物資資料、竣工驗(yàn)收文件等類別進(jìn)行分類。2.組卷：根據(jù)文件資料的數(shù)量和性質(zhì)，將相關(guān)文件組成一卷或數(shù)卷。組卷時(shí)應(yīng)遵循以下原則：同一事項(xiàng)的文件應(yīng)集中組卷。不同載體的文件應(yīng)分別組卷。卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)準(zhǔn)確。3.編目：對(duì)每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，包括序號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。卷內(nèi)目錄應(yīng)打印或用鋼筆、碳素筆填寫(xiě)，字跡工整。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字、不損壞文件。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門、各施工單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門歸檔。移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。3.歸檔的檔案應(yīng)一式多份，其中一份由檔案管理部門保管，其余根據(jù)需要移交建設(shè)單位、城建檔案管理部門等。（二）保管期限1.工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久保存的檔案：工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工備案表、工程質(zhì)量保修書(shū)、竣工圖等重要文件資料。長(zhǎng)期保存的檔案：工程前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、物資資料等與工程建設(shè)密切相關(guān)的文件資料，保管期限為50年。短期保存的檔案：一般性的文件資料，保管期限為20年。2.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和工程實(shí)際情況確定，并在檔案整理過(guò)程中明確標(biāo)注。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別進(jìn)行分類存放。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)采用磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等多種形式，并分別存放在不同的地點(diǎn)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循方便利用、確保安全的原則，為工程建設(shè)、管理、維護(hù)及相關(guān)單位提供有效服務(wù)。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和手續(xù)進(jìn)行，確保檔案的合理使用。（二）利用范圍1.本工地內(nèi)部各部門因工程建設(shè)、管理、維護(hù)等工作需要查閱檔案。2.建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等相關(guān)單位因工作需要查閱工程檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案、執(zhí)法等需要查閱工程檔案。（三）借閱程序1.本工地內(nèi)部各部門借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，同意借閱的，在檔案借閱申請(qǐng)表上簽字蓋章，并按照申請(qǐng)內(nèi)容提供檔案。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等相關(guān)單位借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，辦理借閱手續(xù)。5.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案、執(zhí)法等需要查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，辦理查閱手續(xù)。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用部門、利用人、檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還時(shí)間等。檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的保管期限是否已滿。2.檔案的內(nèi)容是否已失去保存價(jià)值。3.檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)確定失去保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。（五）銷毀方法1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理破壞，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。（六）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，并由檔案鑒定小組成員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的工地檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、數(shù)字化存儲(chǔ)和智能化檢索，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，支持多種格式文件的上傳，并自動(dòng)生成檔案目錄。2.檔案檢索功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、類別等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等全過(guò)程管理，提高借閱效率和管理水平。4.檔案統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量分布、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理功能：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和非法訪問(wèn)。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案信息準(zhǔn)確錄入信息化管理系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案信息，確保數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案一致。3.做好檔案數(shù)據(jù)的備份工作，備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)分別存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）系統(tǒng)安全與保密1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)用戶職責(zé)和工作需要，分配不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各部門、各施工單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況文件資料收集整理歸檔情況檔案保管利用情況等。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立