PAGE學(xué)生檔案安全管理制度一、總則（一）目的為了加強學(xué)生檔案的安全管理，確保學(xué)生檔案信息的完整性、準確性和保密性，維護學(xué)生的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有涉及學(xué)生檔案管理的部門和人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將學(xué)生檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，規(guī)范檔案管理行為。3.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實行分級分類管理。4.責(zé)任追究原則：對因工作失誤或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案安全事故的，依法追究相關(guān)人員責(zé)任。二、檔案管理職責(zé)分工（一）學(xué)校檔案管理部門1.負責(zé)制定和完善學(xué)生檔案安全管理制度，并組織實施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃學(xué)生檔案管理工作，協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系。3.對學(xué)生檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督和檢查。4.定期對學(xué)生檔案管理人員進行培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和安全意識。（二）各學(xué)院（系）1.負責(zé)本學(xué)院（系）學(xué)生檔案的收集、整理和初步審核工作。2.按照學(xué)校檔案管理部門的要求，及時將整理好的學(xué)生檔案移交學(xué)校檔案管理部門。3.配合學(xué)校檔案管理部門做好學(xué)生檔案的安全管理工作，對涉及本學(xué)院（系）學(xué)生檔案的安全問題及時報告。（三）檔案管理人員1.嚴格遵守檔案安全管理制度，認真履行崗位職責(zé)。2.負責(zé)學(xué)生檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等。3.做好學(xué)生檔案的查閱、借閱登記工作，確保檔案的使用符合規(guī)定。4.定期對學(xué)生檔案進行清點和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。三、檔案收集與整理（一）收集范圍學(xué)生檔案應(yīng)涵蓋學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間形成的各類材料，包括但不限于：1.錄取材料：錄取通知書、考生檔案材料等。2.學(xué)籍材料：學(xué)籍登記表、成績單、獎懲材料等。3.黨團組織材料：入黨（團）申請書、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報等。4.畢業(yè)材料：畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予決定、就業(yè)協(xié)議書等。（二）收集要求1.各學(xué)院（系）應(yīng)明確專人負責(zé)學(xué)生檔案材料的收集工作，確保材料的完整性和準確性。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、有效，嚴禁弄虛作假。3.檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求及時收集，不得拖延。（三）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對收集到的學(xué)生檔案材料進行分類整理。2.整理后的檔案應(yīng)做到目錄清晰、裝訂整齊、編目準確。3.檔案材料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒和檔案袋進行存放，確保檔案的安全和美觀。四、檔案保管（一）保管場所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的學(xué)生檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度控制設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（二）檔案上架1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類編號順序，將整理好的學(xué)生檔案上架存放。2.檔案架應(yīng)標注清晰的檔案類別和編號，便于查找和管理。（三）定期檢查1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對學(xué)生檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量核對、安全設(shè)施等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。（四）電子檔案管理1.學(xué)校應(yīng)建立學(xué)生電子檔案管理系統(tǒng)，對學(xué)生電子檔案進行集中管理。2.電子檔案應(yīng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的存儲介質(zhì)上，并異地存放。3.加強對電子檔案系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止電子檔案信息泄露和篡改。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱學(xué)生檔案的，須填寫《學(xué)生檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《學(xué)生檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱學(xué)生檔案的，須填寫《學(xué)生檔案借閱申請表》，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《學(xué)生檔案借閱登記表》上簽字確認。六、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露學(xué)生檔案信息。2.未經(jīng)學(xué)校批準，任何單位和個人不得擅自查閱、借閱、復(fù)印學(xué)生檔案。3.在檔案管理工作中，涉及檔案信息的計算機、存儲設(shè)備等應(yīng)采取加密措施，防止信息泄露。（二）人員管理1.對接觸學(xué)生檔案的工作人員，應(yīng)進行保密教育，簽訂保密協(xié)議。2.工作人員離職時，應(yīng)及時辦理檔案交接手續(xù)，并將保密協(xié)議收回。七、檔案信息化建設(shè)（一）系統(tǒng)建設(shè)1.學(xué)校應(yīng)加大對學(xué)生檔案信息化建設(shè)的投入，建立功能完善、安全可靠的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。2.系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱管理、安全監(jiān)控等功能，提高檔案管理工作效率和水平。（二）數(shù)據(jù)維護1.定期對學(xué)生檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.及時更新系統(tǒng)中的檔案信息，保證檔案數(shù)據(jù)的準確性和時效性。（三）安全保障1.加強對學(xué)生檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備。2.定期對系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的學(xué)生檔案。2.因保管不善等原因造成損壞、變質(zhì)，無法繼續(xù)保存的學(xué)生檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理人員應(yīng)定期對需銷毀的學(xué)生檔案進行清理核對，提出銷毀意見，填寫《學(xué)生檔案銷毀申請表》。2.《學(xué)生檔案銷毀申請表》經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負責(zé)人審核、學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底、安全。4.銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《學(xué)生檔案銷毀登記表》上簽字確認，并將銷毀情況報告學(xué)校檔案管理部門。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)定期對各學(xué)院（系）學(xué)生檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管安全等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.學(xué)校應(yīng)將學(xué)生檔案管理工作納入各學(xué)院（系）和相關(guān)