PAGE員工檔案管理制度流程一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司員工檔案管理，確保員工檔案的真實、完整、安全和有效利用，特制定本制度流程。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司員工檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映員工的實際情況。3.保密原則：嚴(yán)格保密員工檔案信息，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、獎懲等情況及時更新檔案內(nèi)容。二、員工檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.員工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（包括手機(jī)號碼、電子郵箱等）。（二）學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷1.最高學(xué)歷證書、學(xué)位證書復(fù)印件。2.參加的各類培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容等。（三）工作經(jīng)歷1.歷任工作單位名稱、職位、工作時間、工作職責(zé)及業(yè)績描述。2.離職證明（如有）。（四）勞動合同1.與公司簽訂的勞動合同文本。2.勞動合同續(xù)簽、變更等相關(guān)記錄。（五）薪酬福利記錄1.工資發(fā)放記錄、獎金發(fā)放記錄等。2.社保、公積金繳納記錄。（六）績效考核記錄1.各年度、季度績效考核結(jié)果。2.績效面談記錄。（七）獎懲記錄1.獲得的各類獎勵，如榮譽(yù)證書、表彰文件等。2.受到的處罰，如違紀(jì)通報、處分決定等。（八）職業(yè)資格證書1.專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)技能等級證書等。2.證書有效期及年審記錄。（九）其他重要材料1.員工的體檢報告。2.員工的離職申請、辭職報告等。三、員工檔案建立流程（一）新員工入職1.新員工入職時，人力資源部門發(fā)放《員工檔案信息登記表》，要求員工如實填寫個人基本信息、學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。2.員工應(yīng)提交身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書等相關(guān)證明材料的原件及復(fù)印件，人力資源部門進(jìn)行審核并留存復(fù)印件。（二）材料收集與整理1.人力資源部門負(fù)責(zé)收集新員工的勞動合同、薪酬福利記錄、績效考核記錄、獎懲記錄等相關(guān)材料。2.對收集到的材料進(jìn)行整理，確保材料齊全、真實、有效，并按照檔案內(nèi)容分類進(jìn)行歸檔。（三）檔案錄入1.將整理好的員工檔案信息錄入公司的人力資源管理系統(tǒng)，建立電子檔案。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，便于查詢和管理。（四）檔案審核與歸檔1.人力資源部門負(fù)責(zé)人對新員工檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.審核通過后，將紙質(zhì)檔案存入專門的檔案柜，并在檔案柜上標(biāo)注員工姓名、部門、入職時間等信息。同時，在電子檔案系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔操作，注明檔案存放位置。四、員工檔案查閱流程（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門工作人員因工作需要可查閱員工檔案。2.公司其他部門因工作需要查閱員工檔案時，需填寫《員工檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交人力資源部門審批。3.公司高層管理人員因工作需要查閱員工檔案時，可直接查閱，但需在查閱記錄上簽字。（二）查閱申請1.查閱人填寫《員工檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱原因和查閱范圍。2.將申請表提交給所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。（三）審批流程1.人力資源部門收到查閱申請表后，進(jìn)行審批。查閱內(nèi)容涉及員工隱私或重要機(jī)密信息的，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，人力資源部門通知查閱人到指定地點查閱檔案。（四）查閱登記1.查閱人在檔案查閱室進(jìn)行查閱，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.人力資源部門安排專人負(fù)責(zé)查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。（五）歸還檔案查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還人力資源部門，并在查閱登記記錄上簽字確認(rèn)。五、員工檔案借閱流程（一）借閱權(quán)限1.原則上不允許員工檔案借閱，如有特殊情況需要借閱的，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部單位因工作需要借閱員工檔案時，需出具正式介紹信，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，方可借閱。（二）借閱申請1.借閱人填寫《員工檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因和借閱期限。2.將申請表提交給所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。（三）審批流程1..人力資源部門收到借閱申請表后，進(jìn)行初審。初審?fù)ㄟ^后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如涉及重要機(jī)密信息的檔案借閱，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。2.審批通過后，人力資源部門通知借閱人到指定地點辦理借閱手續(xù)。（四）借閱登記1.借閱人在檔案借閱室辦理借閱手續(xù)，填寫《員工檔案借閱登記表》，注明借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱檔案名稱、預(yù)計歸還時間等信息。2.人力資源部門收取一定的押金（根據(jù)檔案重要程度和借閱期限確定），借閱人歸還檔案時，如無檔案損壞、丟失等情況，押金予以退還。（五）借閱期限1.員工檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部單位借閱員工檔案的期限根據(jù)具體情況由公司與外部單位協(xié)商確定，但最長不得超過[X]個工作日。（六）歸還檔案1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還，需提前向人力資源部門申請并說明原因。2.歸還檔案時，人力資源部門對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.確認(rèn)檔案完好無損后，人力資源部門在《員工檔案借閱登記表》上注明歸還時間，并退還押金。六、員工檔案變更流程（一）基本信息變更1.員工個人基本信息如姓名、性別、出生日期、聯(lián)系方式等發(fā)生變更時，應(yīng)及時填寫《員工檔案信息變更申請表》，并提交相關(guān)證明材料。2.人力資源部門審核變更申請及證明材料，審核通過后，在紙質(zhì)檔案和電子檔案系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)變更。（二）學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷變更1.員工學(xué)歷提升、獲得新的培訓(xùn)證書等情況發(fā)生時，應(yīng)提交學(xué)歷證書、培訓(xùn)證書原件及復(fù)印件，填寫《員工檔案信息變更申請表》。2.人力資源部門審核后，更新檔案中的學(xué)歷及培訓(xùn)經(jīng)歷信息。（三）工作經(jīng)歷變更1.員工工作崗位變動、工作單位變動等工作經(jīng)歷發(fā)生變更時，應(yīng)提交相關(guān)證明材料，如勞動合同變更協(xié)議、離職證明、新單位入職通知等，填寫《員工檔案信息變更申請表》。2.人力資源部門核實變更信息后，在檔案中進(jìn)行相應(yīng)記錄。（四）薪酬福利變更1.根據(jù)公司薪酬調(diào)整方案、社保公積金政策變化等情況，人力資源部門及時更新員工薪酬福利記錄。2.涉及薪酬福利變更的文件、通知等材料應(yīng)及時歸檔，作為員工檔案的補(bǔ)充材料。（五）績效考核結(jié)果變更1.如因績效考核申訴、重新考核等原因?qū)е驴冃Э己私Y(jié)果發(fā)生變更，人力資源部門應(yīng)將相關(guān)材料整理歸檔，并在員工檔案中更新績效考核記錄。2.績效考核結(jié)果變更應(yīng)經(jīng)公司績效管理部門審核確認(rèn)。（六）獎懲記錄變更1.員工獲得新的獎勵或受到新的處罰時，應(yīng)及時提交相關(guān)證明材料，填寫《員工檔案信息變更申請表》。2.人力資源部門審核后，在檔案中新增或更新獎懲記錄。七、員工檔案銷毀流程（一）銷毀條件1.員工離職后，其檔案在公司保存[X]年后，如無特殊需要，可進(jìn)行銷毀。2.檔案內(nèi)容因時間久遠(yuǎn)、失去保存價值或法律法規(guī)規(guī)定需銷毀的其他情況，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀申請1.人力資源部門根據(jù)檔案銷毀條件，定期對員工檔案進(jìn)行清理，確定需要銷毀的檔案清單。2.填寫《員工檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等，提交人力資源部門負(fù)責(zé)人審核。（三）審批流程1.人力資源部門負(fù)責(zé)人審核銷毀申請，如同意銷毀，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可進(jìn)行檔案銷毀操作。（四）銷毀實施1.人力資源部門安排專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀方式等。2.檔案銷毀可采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。（五）監(jiān)督與記錄1.公司內(nèi)部審計部門或其