PAGE機關(guān)檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強本機關(guān)檔案資料管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案資料的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門及全體工作人員在工作活動中形成的各種檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機關(guān)檔案資料由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案資料應(yīng)如實反映機關(guān)工作活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理機關(guān)工作活動中形成的各種檔案資料，確保檔案資料的齊全完整。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案資料管理體系，便于檔案資料的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案資料管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)機關(guān)檔案資料的集中統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關(guān)檔案資料管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管機關(guān)各類檔案資料，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.建立檔案資料檢索工具，編制檔案資料目錄、索引等，方便檔案資料的查閱和利用。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案資料，做好檔案資料的統(tǒng)計工作。5.負(fù)責(zé)檔案資料的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案資料，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。6.開展檔案資料的開發(fā)利用工作，為機關(guān)工作提供檔案信息服務(wù)。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和移交工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本部門在工作活動中形成的各種檔案資料，確保檔案資料的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門檔案資料進(jìn)行初步整理，分類存放，便于移交。3.定期將本部門整理好的檔案資料移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案資料的查閱、利用等工作。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與本機關(guān)工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本機關(guān)形成的各種文件、報告、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、人事檔案、財務(wù)檔案等。3.本機關(guān)開展業(yè)務(wù)活動中形成的各種資料，如業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、圖紙、圖表、照片、音像資料等。4.下級機關(guān)報送的與本機關(guān)工作有關(guān)的文件、報告、統(tǒng)計報表等。5.其他與本機關(guān)工作有關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門在工作活動中形成的檔案資料，確保檔案資料的齊全完整。2.對收集到的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案資料的真實性和準(zhǔn)確性。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始記錄，不得擅自涂改、偽造。（三）整理方法1.分類：按照檔案資料的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財務(wù)管理類等。2.編號：對每一類檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案資料的管理和查找。3.編目：編制檔案資料目錄，目錄應(yīng)包括檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于檔案資料的查閱和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案資料的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案資料應(yīng)采用專柜存放，分類排列，便于查找。2.電子檔案資料應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。3.音像檔案資料應(yīng)按照類別分別存放，并建立相應(yīng)的目錄索引。（三）保管期限檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案資料：凡是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案資料，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案資料：凡是反映本機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的檔案資料，應(yīng)長期保管，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案資料：凡是反映本機關(guān)短期工作活動，在較短時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的檔案資料，應(yīng)短期保管，保管期限一般為1年至15年。（四）檔案資料的清點與檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行清點，確保檔案資料的數(shù)量準(zhǔn)確、完整。2.每年應(yīng)對檔案資料進(jìn)行一次全面檢查，檢查檔案資料的保管狀況、有無損壞、變質(zhì)等情況，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。五、檔案資料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本機關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員因工作需要查閱本機關(guān)檔案資料的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱重要檔案資料的，還應(yīng)經(jīng)本機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案資料，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案資料，查閱時應(yīng)保持安靜，不得在檔案資料上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞。2.查閱人員如需復(fù)印、復(fù)制檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印、復(fù)制手續(xù)。3.查閱人員查閱檔案資料后，應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案資料的開發(fā)利用工作，為機關(guān)工作提供檔案信息服務(wù)。2.檔案管理部門可根據(jù)機關(guān)工作需要，編制檔案資料匯編、專題資料等，供機關(guān)工作人員查閱利用。3.檔案管理部門可通過檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺，為機關(guān)工作人員提供檔案資料在線查閱服務(wù)。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與人員成立檔案資料鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案資料的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案資料的鑒定應(yīng)根據(jù)檔案資料的保管期限、價值大小、利用情況等因素進(jìn)行綜合判斷。2.對已失去保存價值的檔案資料，應(yīng)予以銷毀。3.對仍有保存價值，但保管期限已滿的檔案資料，經(jīng)鑒定小組鑒定后，可延長保管期限。（三）銷毀程序1.檔案管理部門對擬銷毀的檔案資料進(jìn)行登記造冊，填寫《檔案資料銷毀申請表》，報檔案資料鑒定小組審核。2.檔案資料鑒定小組對《檔案資料銷毀申請表》進(jìn)行審核，審核通過后，報本機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案資料，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)銷。銷毀檔案資料時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案資料徹底銷毀，無法恢復(fù)。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案資料銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。七、檔案資料的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案資料統(tǒng)計制度，定期對檔案資料的收集、整理、保管、查閱、利用、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案資料統(tǒng)計報表應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實可靠。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案資料管理工作提供決策依據(jù)。（二）移交工作1.本機關(guān)檔案資料應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向同級國家綜合檔案館移交。