PAGE項目檔案管理辦法制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司項目管理、決策支持、經(jīng)驗傳承等提供有力保障，特制定本辦法制度。（二）適用范圍本辦法制度適用于公司所有項目，包括但不限于工程項目、研發(fā)項目、營銷項目、管理咨詢項目等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司項目檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.全程同步管理原則項目檔案管理應(yīng)與項目實施過程同步，從項目啟動開始，同步收集、整理、歸檔相關(guān)文件資料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.分類科學(xué)原則按照項目的性質(zhì)、階段、來源等因素，對項目檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查詢利用。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保項目檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善項目檔案管理細(xì)則。2.負(fù)責(zé)項目檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，對項目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計項目檔案，建立項目檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。4.負(fù)責(zé)提供項目檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。5.參與項目驗收工作，對項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查，出具檔案驗收意見。6.負(fù)責(zé)組織項目檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序處理到期或已無保存價值的檔案。（二）項目管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門項目檔案管理工作的組織和實施，指定專人負(fù)責(zé)項目檔案的收集、整理和移交工作。2.在項目實施過程中，督促項目團(tuán)隊及時收集、整理項目文件資料，確保項目檔案的形成與項目進(jìn)度同步。3.協(xié)助檔案管理部門對項目檔案進(jìn)行審查、驗收，對檔案中涉及的技術(shù)、業(yè)務(wù)等問題進(jìn)行解釋和說明。4.負(fù)責(zé)向檔案管理部門移交項目檔案，并辦理交接手續(xù)。（三）項目團(tuán)隊成員職責(zé)1.按照項目檔案管理要求，及時收集、整理本人在項目工作中形成的文件資料，并移交項目管理部門指定的專人。2.確保所提供的項目文件資料真實、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定。三、項目檔案的形成與收集（一）項目文件資料的形成項目文件資料是項目在實施過程中形成的各種形式的記錄，包括但不限于項目立項文件、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、合同協(xié)議、會議紀(jì)要、工作匯報、測試報告、驗收文件等。項目團(tuán)隊成員應(yīng)按照各自的工作職責(zé)，及時形成并妥善保管項目文件資料。（二）項目文件資料的收集范圍1.項目前期文件包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目選址意見書、土地使用證等。2.項目設(shè)計文件包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更通知等。3.項目施工文件包括施工組織設(shè)計、施工方案、施工日志、工程質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.項目監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評估報告等。5.項目竣工驗收文件包括竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。6.項目合同協(xié)議文件包括項目總承包合同、分包合同、采購合同、租賃合同、技術(shù)合同等。7.項目會議文件包括項目啟動會議紀(jì)要、項目協(xié)調(diào)會議紀(jì)要、項目進(jìn)度會議紀(jì)要、項目技術(shù)研討會紀(jì)要等。8.項目其他文件包括項目調(diào)研報告、項目總結(jié)報告、項目獲獎證書、項目宣傳資料等。（三）項目文件資料的收集要求1.及時性項目文件資料應(yīng)隨項目進(jìn)展及時收集，確保文件資料的形成與項目實施過程同步。2.完整性收集的項目文件資料應(yīng)齊全完整，能夠反映項目的全過程和全貌。3.準(zhǔn)確性文件資料內(nèi)容應(yīng)真實準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章手續(xù)完備。4.規(guī)范性文件資料應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理要求，格式規(guī)范，字跡清晰。四、項目檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循項目文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件資料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)合理，便于管理和利用。3.區(qū)分不同價值，便于保管和鑒定。（二）整理方法1.分類按照項目檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，將項目文件資料分為不同的類別，如工程類項目可分為前期文件、設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等類別。2.組卷將同一類別的項目文件資料按照一定的原則進(jìn)行組卷，如施工文件可按照單位工程、分部工程、分項工程等進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序。3.編目對組卷后的項目檔案進(jìn)行編目，包括卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷封面等，填寫應(yīng)準(zhǔn)確、清晰。4.裝訂對紙質(zhì)項目檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的閱讀和利用。（三）歸檔要求1.項目檔案整理完成后，應(yīng)及時向檔案管理部門歸檔。2.歸檔時應(yīng)提交項目檔案歸檔清單，清單內(nèi)容應(yīng)包括項目名稱、檔案類別、案卷數(shù)量、歸檔時間等。3.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定對歸檔的項目檔案進(jìn)行審核，審核合格后辦理歸檔手續(xù)。五、項目檔案的保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保項目檔案的安全保管。2.對紙質(zhì)項目檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找。3.對電子項目檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立項目檔案保管期限表，按照規(guī)定對項目檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（二）利用要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱項目檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.查閱、借閱項目檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。4.因工作需要復(fù)印項目檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。5.外單位人員查閱、借閱公司項目檔案的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、項目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案保管期限表，對項目檔案進(jìn)行鑒定。2.堅持全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立項目檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項目管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等人員組成，負(fù)責(zé)對項目檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷審查項目檔案的內(nèi)容、價值和保管期限，確定檔案的存毀。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)進(jìn)行重點審查，嚴(yán)格把關(guān)。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對已無保存價值的項目檔案，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀項目檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對項目檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對項目檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.項目檔案管理工作制度的執(zhí)行情況。2.項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性情況。3.項目檔案的整理、歸檔、保管、利用等工作的規(guī)范性情況。4.項目檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作責(zé)任心情況。