PAGE檔案室責(zé)任人制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本檔案室責(zé)任人制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的部門及人員。（三）相關(guān)職責(zé)1.檔案室負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等。制定和完善檔案室的各項管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。2.檔案管理人員嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和流程，做好檔案的具體管理工作，確保檔案質(zhì)量。負(fù)責(zé)檔案的分類、編號、裝訂、上架等整理工作，建立健全檔案檢索體系。做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，防止檔案損壞、丟失和泄密。積極為公司/組織各部門提供檔案利用服務(wù)，及時準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案。3.各部門檔案責(zé)任人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保本部門檔案的齊全、完整。按照檔案室的要求，定期將本部門的檔案移交檔案室集中管理。配合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計等工作，提供相關(guān)檔案利用需求信息。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.本公司/組織內(nèi)部的工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)以及各類會議文件等。5.反映本公司/組織生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理等活動的各類文件資料。6.員工個人在工作中形成的重要文件、成果、榮譽(yù)證書等。（二）收集要求1.各部門檔案責(zé)任人應(yīng)及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后及時整理收集，確保檔案內(nèi)容全面、系統(tǒng)。3.涉及多個部門共同形成的檔案，由主辦部門負(fù)責(zé)收集整理，相關(guān)部門予以協(xié)助。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的分類、編號、排列和檢索。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別。一般可分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案等。文書檔案可按年度機(jī)構(gòu)保管期限進(jìn)行分類；科技檔案可按項目專業(yè)保管期限進(jìn)行分類；會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進(jìn)行分類；人事檔案按照員工類別、檔案內(nèi)容等進(jìn)行分類；聲像檔案按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類。2.編號對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。文書檔案編號可采用“年度+機(jī)構(gòu)代碼+保管期限代碼+流水號”的形式；科技檔案編號可根據(jù)項目特點和管理要求制定相應(yīng)的編號規(guī)則；會計檔案編號按照會計檔案管理辦法的規(guī)定執(zhí)行；人事檔案編號可采用員工工號等方式；聲像檔案編號可根據(jù)錄制時間順序、內(nèi)容主題等進(jìn)行編制。3.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整，去除金屬物等。按照一定的順序?qū)⑽募牧涎b訂成冊，確保整齊、牢固。4.上架根據(jù)檔案的分類和編號順序，將整理好的檔案上架存放，便于查找和管理。建立檔案存放位置索引，明確各類檔案在架上的具體位置。三、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的房間作為保管場所。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、密集架等，并根據(jù)檔案的數(shù)量和種類合理安排存放空間。3.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的閱檔室，供查閱檔案使用，閱檔室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，配備必要的桌椅、照明設(shè)備等。（二）保管措施1.建立健全檔案保管制度，明確檔案保管人員的職責(zé)和工作流程。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和存放位置，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、專柜存放、定期修復(fù)等。4.做好檔案保管場所的安全防范工作，安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。5.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（三）檔案的數(shù)字化管理1.隨著信息技術(shù)的發(fā)展，逐步推進(jìn)檔案的數(shù)字化管理工作。對具有重要價值和利用頻繁的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的分類和編號進(jìn)行存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和關(guān)聯(lián)性。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、定期備份等措施，防止電子檔案的丟失、損壞和泄密。4.建立電子檔案利用系統(tǒng)，方便公司/組織內(nèi)部人員通過網(wǎng)絡(luò)查詢和利用電子檔案。四、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從檔案的形成背景、內(nèi)容價值、現(xiàn)實利用等方面綜合考慮，確定檔案的保存價值。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、各部門檔案責(zé)任人以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計劃，組織開展檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容進(jìn)行分析，判斷其是否反映了公司/組織的主要職能活動、重要歷史事件和業(yè)務(wù)發(fā)展情況。2.審查檔案的形成時間、來源、完整性、準(zhǔn)確性等方面，評估其保存價值。3.參考檔案的利用情況，統(tǒng)計檔案的查閱次數(shù)和利用效果，對利用率較低且無保存必要的檔案進(jìn)行重點鑒定。（四）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.永久保存檔案反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料。公司/組織制定的重要規(guī)章制度、方針政策、規(guī)劃計劃等。涉及公司/組織重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、重大事件的文件材料。上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本公司/組織主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件。本公司/組織對外簽訂的具有長期法律效力的合同、協(xié)議等。2.定期保存檔案在一定時期內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的文件材料，如年度工作計劃、總結(jié)、報告等，可保存10年或30年。一般性的業(yè)務(wù)文件、會議記錄、統(tǒng)計報表等，可保存10年。3.無需保存檔案已過保存期限且無利用價值的文件材料。內(nèi)容重復(fù)、無保存必要的文件材料。不涉及公司/組織重要事項、無查考價值的一般性文件材料。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定為無需保存的檔案，由檔案鑒定小組填寫檔案銷毀清單，并注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并存檔備查。五、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的總數(shù)、新增檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。2.檔案的利用情況統(tǒng)計，如查閱檔案的人次、利用檔案的目的、利用效果等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計，如檔案的完好率、破損率、丟失率等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理系統(tǒng)，對檔案的出入庫、查閱利用等信息進(jìn)行實時統(tǒng)計和分析。3.每年對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行一次全面的整理和分析，形成檔案統(tǒng)計報告，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）移交規(guī)定1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，將本部門的檔案定期移交檔案室集中管理。一般情況下，每年[具體時間]前應(yīng)完成上一年度檔案的移交工作。2.檔案移交時，移交部門應(yīng)編制檔案移交清單，詳細(xì)注明移交檔案的名稱、數(shù)量、類別、保管期限等信息，并與檔案室辦理交接手續(xù)。3.檔案室應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對和驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。4.對于需要長期保存的檔案，檔案室應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行整理和保管；對于已過保管期限且無利用價值的檔案，應(yīng)按照檔案銷毀程序進(jìn)行處理。六、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密原則和檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全和完整，防止檔案被篡改、丟失和泄密。2.積極主動地為公司/組織的各項工作提供檔案利用服務(wù)，提高檔案的利用效率和價值。3.嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)，確保檔案利用工作的規(guī)范有序。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案，以了解公司/組織的歷史情況、業(yè)務(wù)發(fā)展、規(guī)章制度等，為工作決策、業(yè)務(wù)開展、項目研究等提供參考依據(jù)。2.外部單位因工作需要查閱本公司/組織相關(guān)檔案，需按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在指定地點查閱。查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與外部單位工作相關(guān)的檔案內(nèi)容。（三）利用程序1.查閱公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。檔案室管理人員根據(jù)查閱申請表，在檔案管理系統(tǒng)中查詢檔案存放位置，并提供相應(yīng)檔案供查閱人員使用。查閱人員應(yīng)在閱檔室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出閱檔室。查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)印、摘錄的檔案材料應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案室印章。2.借閱因工作需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。借閱人員歸還檔案時，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（四）利用監(jiān)督1.檔案室管理人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案利用過程的監(jiān)督，定期檢查檔案查閱、借閱記錄，確保檔案利用工作符合規(guī)定要求。2.