PAGE物業(yè)檢查檔案管理制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)檢查檔案管理，確保物業(yè)檢查工作的規(guī)范化、標(biāo)準化，提高物業(yè)檢查工作的質(zhì)量和效率，為物業(yè)維護、管理和決策提供準確、完整的依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所管理的各類物業(yè)項目的檢查檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映物業(yè)檢查的實際情況，確保信息準確可靠。2.完整性原則：全面收集物業(yè)檢查過程中產(chǎn)生的各類資料，保證檔案資料的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準和流程進行檔案的整理、歸檔和保管，確保檔案管理工作規(guī)范有序。4.保密性原則：對涉及物業(yè)項目機密信息的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善物業(yè)檢查檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導(dǎo)和督促各物業(yè)項目管理部門做好檢查檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負責(zé)物業(yè)檢查檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的分類、編號、存儲、檢索等工作。4.定期對物業(yè)檢查檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和記錄。（二）物業(yè)項目管理部門職責(zé)1.負責(zé)本物業(yè)項目檢查檔案的收集、整理和初步歸檔工作。2.明確專人負責(zé)檢查檔案的日常管理，確保檔案資料的及時、準確收集。3.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。4.在物業(yè)檢查過程中，嚴格按照檔案管理制度的規(guī)定，規(guī)范填寫和保存各類檢查記錄。三、檔案收集（一）收集范圍1.物業(yè)日常巡查記錄，包括房屋建筑、共用設(shè)施設(shè)備、環(huán)境衛(wèi)生、綠化養(yǎng)護等方面的巡查情況。2.專項檢查記錄，如消防安全檢查、電梯安全檢查、電氣安全檢查等專項檢查的相關(guān)資料。3.業(yè)主投訴及處理記錄，包括投訴內(nèi)容、處理過程和結(jié)果等。4.維修保養(yǎng)記錄，涵蓋物業(yè)設(shè)施設(shè)備的維修、保養(yǎng)計劃及實施情況。5.各類整改通知及整改報告，包括上級部門檢查提出的整改要求、整改措施及整改完成情況。6.與物業(yè)檢查相關(guān)的會議紀要、工作匯報等文件資料。（二）收集要求1.物業(yè)項目管理部門應(yīng)在檢查工作完成后及時收集相關(guān)資料，確保資料的真實性和完整性。2.檢查記錄應(yīng)詳細、準確，包括檢查時間、地點、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等信息。3.對于業(yè)主投訴，應(yīng)及時記錄投訴時間、投訴人、投訴事項，并跟蹤處理過程，將處理結(jié)果反饋給投訴人。4.維修保養(yǎng)記錄應(yīng)包括設(shè)備名稱、維修保養(yǎng)時間、維修保養(yǎng)內(nèi)容、維修保養(yǎng)人員等信息，并附維修保養(yǎng)前后的照片或相關(guān)技術(shù)資料。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準1.按物業(yè)類型分類：可分為住宅物業(yè)檔案、商業(yè)物業(yè)檔案、寫字樓物業(yè)檔案等。2.按檢查項目分類：如房屋檢查檔案、設(shè)施設(shè)備檢查檔案、環(huán)境衛(wèi)生檢查檔案等。3.按時間順序分類：將檔案按照檢查時間的先后順序進行排列。（二）整理步驟1.資料篩選：對收集到的資料進行篩選，剔除無關(guān)或重復(fù)的信息。2.資料編號：為每份檔案資料賦予唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。3.資料裝訂：將相關(guān)資料按照一定的順序進行裝訂，確保資料整齊、牢固。4.編制目錄：根據(jù)檔案資料的分類和編號，編制詳細的目錄，目錄應(yīng)包括檔案名稱、編號、日期、內(nèi)容摘要等信息，以便快速查找檔案資料。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.物業(yè)項目管理部門整理好的檔案資料，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，定期移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到移交的檔案資料后，進行再次審核，確保檔案資料符合歸檔要求。3.審核通過的檔案資料按照分類標(biāo)準進行歸檔存儲，建立檔案存儲臺賬，記錄檔案的入庫時間、編號、名稱、保管期限等信息。（二）保管期限1.長期檔案：涉及物業(yè)項目重要決策、重大事件、長期規(guī)劃等方面的檔案資料，保管期限為[X]年。2.中期檔案：一般的物業(yè)檢查記錄、維修保養(yǎng)記錄等，保管期限為[X]年。3.短期檔案：臨時性的檢查記錄、業(yè)主投訴處理記錄等，保管期限為[X]年。六、檔案查閱與借閱（一）查閱流程1.內(nèi)部人員因工作需要查閱物業(yè)檢查檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請表，核實查閱人員身份和查閱權(quán)限，安排專人協(xié)助查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過程中，應(yīng)愛護檔案資料，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。（二）借閱流程1.因特殊原因需要借閱物業(yè)檢查檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請表，向借閱人員提供檔案資料，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記應(yīng)包括借閱時間、借閱人員、檔案名稱、編號、借閱期限等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期限屆滿，應(yīng)按時歸還檔案資料。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案室，配備必要的安全防護設(shè)備，確保檔案資料的安全存放。2.對涉及物業(yè)項目機密信息的檔案，應(yīng)進行加密存儲，并限制查閱和借閱權(quán)限。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案整理、查閱、借閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）違規(guī)處理1.對于違反檔案保密制度，擅自泄露檔案內(nèi)容的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分。2.因泄露檔案信息給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，并要求其賠償相應(yīng)的經(jīng)濟損失。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立物業(yè)檢查檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、檢索、查詢和統(tǒng)計分析，提高檔案管理工作的效率和信息化水平。（二）信息錄入與維護1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負責(zé)物業(yè)檢查檔案管理信息系統(tǒng)的信息錄入工作，確保錄入信息的準確、完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性和準確性。（三）系統(tǒng)功能應(yīng)用1.利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，快速查找所需的檔案資料。2.通過系統(tǒng)的統(tǒng)計分析功能，對物業(yè)檢查檔案進行分類統(tǒng)計和分析，為物業(yè)維護、管理和決策提供數(shù)據(jù)支持。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案資料已超過保管期限，且確無保存價值的。2.檔案資料因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無法修復(fù)且無利用價值的。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行清查，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人、公司分管