PAGE特扶檔案管理制度一、總則（一）目的為加強對特殊困難家庭檔案（以下簡稱“特扶檔案”）的規(guī)范管理，提高檔案管理水平，確保特扶信息的真實性、完整性和安全性，更好地為特殊困難家庭提供精準服務(wù)，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所涉及的特扶檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映特殊困難家庭的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：加強檔案安全管理，防止檔案信息泄露，確保檔案的保密性、完整性和可用性。4.規(guī)范統(tǒng)一原則：建立統(tǒng)一的檔案管理標準和流程，保證檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為服務(wù)特殊困難家庭提供有力支持。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善特扶檔案管理制度、流程和標準，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門的特扶檔案管理工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.負責特扶檔案的集中收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立特扶檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理和共享利用。5.組織開展檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。（二）業(yè)務(wù)部門職責1.負責本部門特扶檔案的收集、整理、移交等工作，并確保檔案資料的真實、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的特扶檔案移交至檔案管理部門，并配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。3.負責在業(yè)務(wù)工作中利用特扶檔案信息，為特殊困難家庭提供精準服務(wù)，并及時反饋檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理各項制度和操作規(guī)程。2.負責特扶檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案資料的整齊規(guī)范。3.做好檔案的保管工作，定期對檔案進行檢查、核對，確保檔案的安全完整；對破損、褪色的檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。4.負責檔案信息的錄入、維護和更新，保證檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和及時性。5.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱、復(fù)印等手續(xù)，做好檔案利用登記工作。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對擬銷毀的檔案進行清點、造冊，并按照規(guī)定程序進行審批和銷毀。三、檔案收集（一）收集范圍1.特殊困難家庭的基本信息檔案，包括家庭成員基本情況、身份證、戶口本、殘疾證、低保證等相關(guān)證件復(fù)印件。2.救助申請及審批檔案，包括救助申請材料、審核審批表、公示材料等。3.幫扶服務(wù)記錄檔案，包括幫扶計劃、幫扶措施、服務(wù)記錄、回訪記錄等。4.動態(tài)管理檔案，包括家庭人口增減、收入變化、困難程度調(diào)整等相關(guān)證明材料。5.其他與特殊困難家庭相關(guān)的重要文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負責特扶檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準確、完整，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.檔案資料應(yīng)使用A4紙打印或復(fù)印，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。4.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式存儲，并確保其可讀性和完整性。（三）收集流程1.業(yè)務(wù)部門在工作過程中形成特扶檔案資料后，應(yīng)及時進行整理和分類，并于每月[X]日前將當月形成的檔案資料移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到業(yè)務(wù)部門移交的檔案資料后，應(yīng)進行認真核對，對不符合要求的檔案資料，及時退回業(yè)務(wù)部門補充完善。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案資料的補充完善，并再次移交至檔案管理部門。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、排列有序、編號規(guī)范、裝訂整齊。（二）整理方法1.分類：按照特扶檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為基本信息類、救助申請類、幫扶服務(wù)類、動態(tài)管理類等類別。2.排列：同一類別的檔案按照時間順序或重要程度進行排列。3.編號：為每一份檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年度、順序號等信息。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、類別、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查找和利用。5.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊牢固。（三）整理流程1.檔案管理人員按照整理原則和方法，對收集到的檔案資料進行分類、排列、編號、編目等整理工作。2.整理過程中，對檔案資料進行認真核對，發(fā)現(xiàn)問題及時與業(yè)務(wù)部門溝通解決。3.整理完成后，將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標注檔案編號、類別、年度等信息。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案信息的安全完整。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，并建立檔案存放索引，便于查找。3.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。（三）保管期限1.特扶檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.基本信息類、救助申請類、幫扶服務(wù)類等重要檔案資料應(yīng)永久保存；動態(tài)管理類檔案資料根據(jù)實際情況確定保管期限，一般為長期或短期。3.保管期限的起始日期為檔案形成之日，終止日期按照規(guī)定執(zhí)行。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。2.對破損、褪色、變質(zhì)等檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄露。4.做好檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。六、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱特扶檔案。2.相關(guān)部門因工作需要查閱特扶檔案，如民政部門、殘聯(lián)等。3.特殊困難家庭本人因自身權(quán)益需要查閱相關(guān)檔案資料。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱特扶檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱登記。2.借閱：因工作需要確需借閱特扶檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可借閱，并嚴格按照規(guī)定期限歸還。3.復(fù)?。簷n案利用者如需復(fù)印特扶檔案資料，應(yīng)填寫復(fù)印申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員進行復(fù)印，并做好復(fù)印登記。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)遵守檔案查閱、借閱、復(fù)印等相關(guān)規(guī)定，愛護檔案資料，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案。2.查閱、借閱檔案時，檔案利用者應(yīng)在指定地點進行，不得將檔案帶出檔案管理部門。3.檔案利用者查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.檔案利用過程中形成的查閱、借閱、復(fù)印等記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合特扶檔案的實際情況，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面審查、綜合判斷的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門負責人及相關(guān)專業(yè)人員組成。檔案鑒定小組負責對擬銷毀的特扶檔案進行鑒定和審核。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組按照保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行逐一審查，確定檔案的存毀價值。2.對于保管期限已滿但仍具有重要查考利用價值的檔案，應(yīng)延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.在鑒定過程中，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和潛在價值，確保鑒定結(jié)果的科學性和合理性。（四）銷毀流程1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定后，編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、類別、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司/組織負責人批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。5.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)將檔案銷毀清冊歸檔保存，以備查詢。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.各部門特扶檔案管理工作的開展情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求。2.檔案管理人員的履職情況，是否嚴格遵守檔案管理各項制度和操作規(guī)程。3.檔案信息的安全保密情況，是否存在檔案信息泄露等安全隱患。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門定期對各部門的特扶檔案管理工作進行檢查，檢查結(jié)果進行通報。2.不定期抽查：公司/組織不定期對各部門的特扶檔案管理工作進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.專項檢查：針對特扶檔案管理工作中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（三）問題處理1