PAGE下井檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司下井作業(yè)檔案管理，確保下井作業(yè)相關(guān)信息的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，保障下井作業(yè)安全、高效進(jìn)行，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及下井作業(yè)的部門(mén)、單位及個(gè)人。下井作業(yè)包括但不限于污水井、檢查井、電力井、通信井等各類地下設(shè)施的檢查、維護(hù)、維修、清理等作業(yè)活動(dòng)。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)、檔案管理等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保下井檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：下井檔案應(yīng)如實(shí)記錄作業(yè)過(guò)程中的各項(xiàng)信息，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.完整規(guī)范原則：涵蓋下井作業(yè)的全過(guò)程，包括作業(yè)計(jì)劃、審批文件、安全措施、人員信息、作業(yè)記錄、檢測(cè)報(bào)告等，檔案格式規(guī)范、內(nèi)容完整。4.及時(shí)歸檔原則：下井作業(yè)完成后，應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)資料并歸檔，確保檔案的時(shí)效性。5.便于查詢?cè)瓌t：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，方便查詢和使用下井檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）公司安全管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善下井檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門(mén)做好下井作業(yè)檔案的收集、整理、歸檔工作。3.定期對(duì)下井檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案管理工作符合要求。（二）下井作業(yè)部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)下井作業(yè)檔案的具體收集、整理、保管工作。2.按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求，如實(shí)記錄下井作業(yè)過(guò)程中的各項(xiàng)信息，并及時(shí)提交相關(guān)檔案資料。3.對(duì)本部門(mén)下井作業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，配合公司安全管理部門(mén)做好檔案管理工作。（三）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)下井檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、登記、分類、編目、存儲(chǔ)、保管、查閱等工作。2.建立下井檔案管理臺(tái)賬，對(duì)檔案的流轉(zhuǎn)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.定期對(duì)下井檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。三、檔案內(nèi)容及要求（一）作業(yè)計(jì)劃1.應(yīng)明確下井作業(yè)的地點(diǎn)、內(nèi)容、時(shí)間、作業(yè)人員等基本信息。2.詳細(xì)描述作業(yè)步驟、安全措施、應(yīng)急處置預(yù)案等內(nèi)容。3.作業(yè)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)和負(fù)責(zé)人審批后實(shí)施，并作為下井檔案的重要組成部分。（二）審批文件1.包括下井作業(yè)申請(qǐng)單、安全作業(yè)許可證等審批文件。2.審批文件應(yīng)明確審批意見(jiàn)、審批時(shí)間、審批人等信息，確保審批流程規(guī)范、手續(xù)齊全。（三）安全措施1.制定針對(duì)下井作業(yè)的安全操作規(guī)程，明確作業(yè)人員的安全職責(zé)和操作要求。2.配備必要的安全防護(hù)設(shè)備和應(yīng)急救援器材，并記錄其型號(hào)、數(shù)量、檢查情況等。3.對(duì)作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施。（四）人員信息1.記錄參與下井作業(yè)人員的姓名、性別、年齡、工種、聯(lián)系方式等基本信息。2.提供作業(yè)人員的安全培訓(xùn)記錄、健康檢查報(bào)告等資料，確保作業(yè)人員具備相應(yīng)的安全作業(yè)能力和健康條件。（五）作業(yè)記錄1.采用文字、圖表、照片等形式，詳細(xì)記錄下井作業(yè)的全過(guò)程，包括作業(yè)開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、作業(yè)內(nèi)容、設(shè)備運(yùn)行情況、異常情況及處理措施等。2.作業(yè)記錄應(yīng)實(shí)時(shí)填寫(xiě)，確保記錄的真實(shí)性和及時(shí)性。（六）檢測(cè)報(bào)告1.對(duì)下井作業(yè)涉及的氣體、水質(zhì)、電氣等進(jìn)行檢測(cè)，出具相應(yīng)的檢測(cè)報(bào)告。2.檢測(cè)報(bào)告應(yīng)明確檢測(cè)項(xiàng)目、檢測(cè)結(jié)果、檢測(cè)時(shí)間、檢測(cè)人員等信息，檢測(cè)結(jié)果應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（七）其他資料1.與下井作業(yè)相關(guān)的其他文件、資料，如事故報(bào)告、整改記錄等。2.對(duì)重要下井作業(yè)，可收集相關(guān)的影像資料，作為檔案的補(bǔ)充。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.下井作業(yè)部門(mén)應(yīng)在作業(yè)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案資料收集齊全，并提交給檔案管理人員。2.檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表規(guī)范、簽字蓋章齊全，確保檔案的原始性和完整性。（二）整理方法1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容的類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，便于查找和管理。3.將整理好的檔案資料裝入檔案盒或檔案袋，并在封面標(biāo)注檔案名稱、類別、編號(hào)、日期等信息。五、檔案歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔流程1.檔案管理人員對(duì)收集整理好的下井檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容符合要求。2.將審核通過(guò)的檔案按照年度、類別進(jìn)行歸檔，建立檔案索引。3.在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的基本信息，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。（二）存儲(chǔ)方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案存儲(chǔ)位置索引，便于快速查找和調(diào)閱檔案。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱下井檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交給檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見(jiàn)，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。4.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘錄的內(nèi)容、份數(shù)等信息。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱下井檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交給檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)。4.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案保密與銷毀（一）保密措施1.下井檔案涉及公司的商業(yè)秘密和作業(yè)安全信息,檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。2.對(duì)接觸下井檔案的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案管理系統(tǒng)的賬號(hào)和密碼,防止信息被非法獲取。（二）銷毀規(guī)定1.對(duì)已失去保存價(jià)值的下井檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、類別、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員組織實(shí)施銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息。八、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立下井檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化錄入、存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能。2.檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)下井檔案管理信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新,確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.及時(shí)錄入新產(chǎn)生的下井檔案信息，刪除已銷毀或不再需要保存的檔案數(shù)據(jù)。3.對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的位置，并定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，防止數(shù)據(jù)丟失。九、檔案監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司安全管理部門(mén)定期對(duì)下井檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、查閱、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（二）考核評(píng)價(jià)1.將下井檔案管理工作納入公司