PAGE文件送存檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的妥善保存、有效利用和安全保密，特制定本制度。本制度適用于公司各部門及全體員工在文件送存檔案室過程中的相關(guān)操作。（二）適用范圍本制度適用于公司各類具有保存價(jià)值的文件，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、合同協(xié)議、會議紀(jì)要、工作報(bào)告、規(guī)章制度、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案室負(fù)責(zé)文件的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，確保文件管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性和完整性原則：送存檔案室的文件應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得擅自修改、偽造或遺漏重要信息。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件在送存、保管和利用過程中的安全保密，防止文件泄露、丟失或損壞。4.方便利用原則：在確保文件安全保密的前提下，應(yīng)充分考慮文件利用的便利性，建立科學(xué)合理的文件檢索和借閱制度，提高文件的利用效率。二、文件送存要求（一）文件整理1.各部門應(yīng)定期對本部門產(chǎn)生的文件進(jìn)行整理，按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類，確保文件排列有序，便于查找和管理。2.紙質(zhì)文件應(yīng)保持整潔、完整，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。電子文件應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲在規(guī)定的存儲介質(zhì)上，確保文件格式正確、內(nèi)容完整。3.文件應(yīng)按照一定的邏輯順序進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。編號方式可根據(jù)公司實(shí)際情況自行確定，但應(yīng)保持一致性和連貫性。（二）文件裝訂1.對于紙質(zhì)文件，應(yīng)根據(jù)文件的厚度和紙張大小進(jìn)行適當(dāng)?shù)难b訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得使用金屬釘或回形針等易生銹或損壞文件的裝訂材料。2.裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得遮擋文件內(nèi)容，同時(shí)應(yīng)在文件的左上角或右上角留出裝訂邊，以便于日后查閱和整理。（三）文件編目1.整理好的文件應(yīng)進(jìn)行編目，編目內(nèi)容包括文件編號、文件名稱、文件日期、保管期限、密級、責(zé)任者、頁數(shù)等。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于檢索和查詢。2.電子文件的編目應(yīng)與紙質(zhì)文件相對應(yīng)，確保電子文件與紙質(zhì)文件的一致性和關(guān)聯(lián)性。（四）文件裝盒1.編目后的文件應(yīng)裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放。檔案盒應(yīng)標(biāo)明文件類別、年度、保管期限等信息，便于識別和查找。2.檔案盒內(nèi)的文件應(yīng)按照一定的順序排列，排列順序應(yīng)與編目順序一致。同時(shí)，應(yīng)在檔案盒內(nèi)放置文件目錄清單，以便于查閱和核對。三、送存流程（一）送存時(shí)間1.各部門應(yīng)在文件形成或辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將需要送存檔案室的文件整理好，并填寫《文件送存登記表》。2.對于重要緊急文件或需要及時(shí)歸檔的文件，應(yīng)在文件形成或辦理完畢后立即送存檔案室。（二）送存方式1.紙質(zhì)文件可采用專人送達(dá)或郵寄的方式送存檔案室。送存時(shí)應(yīng)確保文件包裝完好，防止文件在運(yùn)輸過程中受損。2.電子文件可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享平臺或移動存儲設(shè)備等方式送存檔案室。送存前應(yīng)確保電子文件的格式正確、內(nèi)容完整，并進(jìn)行病毒查殺等安全檢查。（三）送存交接1.送存文件時(shí)，送存部門應(yīng)與檔案室工作人員進(jìn)行交接，雙方應(yīng)認(rèn)真核對文件的數(shù)量、內(nèi)容、編目等信息，確保文件交接無誤。2.交接過程中，應(yīng)填寫《文件送存交接清單》，雙方簽字確認(rèn)?！段募痛娼唤忧鍐巍窇?yīng)一式兩份，送存部門和檔案室各留存一份。四、檔案室管理（一）檔案庫房管理1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保文件的安全保存。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。應(yīng)定期對檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保庫房設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。3.檔案庫房內(nèi)的文件應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識牌，標(biāo)明文件類別、年度、保管期限等信息。（二）檔案設(shè)備管理1.檔案室應(yīng)配備必要的檔案設(shè)備，如檔案柜、檔案架、裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)、存儲設(shè)備等，確保文件管理工作的順利開展。2.檔案設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。對于損壞或老化的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修或更換。3.檔案設(shè)備的使用應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行，不得擅自更改設(shè)備的設(shè)置或參數(shù)。同時(shí)，應(yīng)做好設(shè)備的使用記錄，以便于日后查詢和管理。（三）檔案人員管理1.檔案室應(yīng)配備專職或兼職的檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司文件管理流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.檔案管理人員應(yīng)定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)職業(yè)道德教育，嚴(yán)格遵守公司保密制度，確保文件管理工作的安全保密。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做好文件的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作。對于工作中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。五、文件利用（一）借閱權(quán)限1.公司員工因工作需要借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱時(shí)間、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.涉及公司機(jī)密或重要文件的借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。對于絕密級文件，一般不予借閱，確因工作需要借閱的，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。（二）借閱流程1.申請人填寫《文件借閱申請表》后，提交至檔案室。檔案室工作人員對申請表進(jìn)行審核，審核通過后，按照申請表上注明的借閱信息，為申請人提供相應(yīng)的文件。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱時(shí)間內(nèi)歸還所借文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。延期手續(xù)辦理流程與借閱申請流程相同。3.借閱人歸還文件時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對文件的數(shù)量、內(nèi)容、完好程度等信息，確保文件歸還無誤。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）查閱利用1.公司員工因工作需要查閱文件時(shí)，可直接到檔案室進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作的順利進(jìn)行。2.查閱文件時(shí)，應(yīng)在檔案室指定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。3.查閱重要文件或涉及公司機(jī)密的文件時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)將文件歸還原位，保持檔案室的整潔和有序。六、文件保密（一）保密措施1.檔案室應(yīng)建立健全文件保密制度，加強(qiáng)對文件的保密管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。2.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的保密區(qū)域，對涉及公司機(jī)密的文件進(jìn)行單獨(dú)存放，并采取必要的保密措施，如加密存儲、限制訪問等。3.對于重要文件或涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)在文件上加蓋保密標(biāo)識，并注明保密期限和保密級別。在文件的利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行操作，防止文件泄露。（二）人員保密要求1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得私自復(fù)制、傳播或泄露公司文件內(nèi)容。在工作中接觸到公司文件時(shí)，應(yīng)妥善保管，不得擅自將文件帶出工作場所。2.對于離職員工，應(yīng)在離職前將所保管的公司文件全部歸還檔案室，并辦理文件交接手續(xù)。檔案室應(yīng)對離職員工所交接的文件進(jìn)行認(rèn)真核對，確保文件歸還無誤。3.如發(fā)現(xiàn)公司文件有泄露情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對于泄露公司文件的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、文件銷毀（一）銷毀范圍1.對于已超過保管期限且確無保存價(jià)值的文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、存儲介質(zhì)等。2.對于涉及公司機(jī)密或重要文件的銷毀，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行審批和操作，確保文件銷毀過程中的安全保密。（二）銷毀流程1.各部門應(yīng)定期對本部門已超過保管期限的文件進(jìn)行清理，填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.《文件銷毀申請表》提交至檔案室，檔案室工作人員對申請表進(jìn)行審核，審核通過后，會同申請部門對擬銷毀文件進(jìn)行清點(diǎn)和核對。3.對于紙質(zhì)文件，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀；對于電子文件，應(yīng)采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀；對于存儲介質(zhì)，應(yīng)采用物理損壞等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀文件清單等。4.銷毀工作完成