PAGE科室檔案管理制度上墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)科室檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于科室內(nèi)部所有檔案的管理工作，包括但不限于醫(yī)療文件、行政文件、科研資料、教學(xué)檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：科室檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映科室的工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：保證檔案的全面、系統(tǒng)，涵蓋科室各項(xiàng)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及科室機(jī)密和患者隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）科室檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)科室檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.制定檔案管理工作計(jì)劃，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量。3.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)，建立檔案目錄和索引，方便查閱。4.做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.對(duì)已超過保管期限的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀處理。6.協(xié)助科室其他人員查閱、借閱檔案，提供必要的服務(wù)和指導(dǎo)。（二）各崗位人員職責(zé)1.科室全體人員應(yīng)積極配合檔案管理員的工作，及時(shí)將工作中形成的各類文件材料移交檔案管理員歸檔。2.在工作中形成的重要文件、資料等，應(yīng)妥善保管，不得擅自銷毀或丟棄，確保檔案的完整性。3.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案管理制度，履行相關(guān)手續(xù)，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借或損壞檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療文件：包括病歷、檢查報(bào)告、診斷證明、治療方案、手術(shù)記錄等。2.行政文件：如科室工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、通知、請(qǐng)示、報(bào)告等。3.科研資料：科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告、論文發(fā)表記錄、科研成果證明等。4.教學(xué)檔案：教學(xué)計(jì)劃、教案、教學(xué)課件、學(xué)生成績(jī)記錄、實(shí)習(xí)指導(dǎo)資料等。5.其他與科室工作相關(guān)的文件、資料，如培訓(xùn)記錄、考核材料、設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表等。（二）收集要求1.各崗位人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)文件材料收集齊全，確保檔案的時(shí)效性。2.收集的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保文件的可讀性和可追溯性（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)，將收集到的文件材料分為醫(yī)療、行政、科研、教學(xué)等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，保持文件的平整。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理員對(duì)整理好的文件材料進(jìn)行審核，確保符合歸檔要求。2.將審核通過的檔案按照編號(hào)順序放入檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)等信息。3.建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔日期、編號(hào)、題名、保管期限等內(nèi)容，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。（二）保管期限1.醫(yī)療文件：病歷等重要醫(yī)療文件應(yīng)長(zhǎng)期保存；一般檢查報(bào)告、治療記錄等保管期限為[X]年。2.行政文件：科室工作計(jì)劃、總結(jié)等保管期限為[X]年；會(huì)議紀(jì)要、通知等保管期限為[X]年。3.科研資料：科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告等保管期限為[X]年；論文發(fā)表記錄、科研成果證明等應(yīng)長(zhǎng)期保存。4.教學(xué)檔案：教學(xué)計(jì)劃、教案等保管期限為[X]年；學(xué)生成績(jī)記錄、實(shí)習(xí)指導(dǎo)資料等保管期限為[X]年。5.其他檔案：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為[X]年至長(zhǎng)期保存。（三）保管條件1.檔案應(yīng)存放在專門設(shè)計(jì)的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房溫度應(yīng)控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[X]%[X]%之間。3.檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜上，排列整齊，便于查找和管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.科室內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理員處查閱。2.檔案管理員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找相應(yīng)檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱情況，確保檔案的安全和完整。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)查閱完畢，不得擅自將檔案帶出查閱現(xiàn)場(chǎng)。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱程序1.科室以外人員因特殊原因需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱期限等信息，并提交所在單位的介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)醫(yī)院檔案管理部門審批。2.醫(yī)院檔案管理部門審批通過后，借閱人員到科室檔案管理員處辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明檔案名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，并簽字確認(rèn)。3.檔案管理員根據(jù)審批意見和借閱登記表，將檔案借給借閱人員，并告知借閱人員檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，檔案管理員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（三）查閱、借閱限制1.涉及科室機(jī)密和患者隱私的檔案，未經(jīng)科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不得查閱和借閱。2.重要檔案的查閱和借閱，應(yīng)經(jīng)科室負(fù)責(zé)人和醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)人共同批準(zhǔn)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每年進(jìn)行一次。2.全面審查原則：對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由科室負(fù)責(zé)人、檔案管理員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，對(duì)檔案進(jìn)行集體鑒定。（二）鑒定程序1.檔案管理員對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行初步篩選，列出擬鑒定檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)擬鑒定檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等因素，確定檔案的存毀意見。3.檔案鑒定小組形成鑒定報(bào)告，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（三）銷毀程序1.檔案管理員根據(jù)鑒定報(bào)告，對(duì)確定需要銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)選擇安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并確保銷毀過程的可監(jiān)督性。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)由檔案鑒定小組指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，作為檔案管理工作的重要資料。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立科室檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.將科室各類檔案信息錄入系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便檔案的查閱、檢索和利用。3.利用信息化手段，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)控和管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理員負(fù)責(zé)將科室紙質(zhì)檔案信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保錄入信息的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)錄入新形成的檔案信息，刪除已銷毀或過期的檔案信息。3.建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置