PAGE檔案庫房管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案庫房管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有檔案庫房的管理，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，滿足公司各項(xiàng)工作對檔案的需求。二、檔案庫房環(huán)境管理（一）庫房選址與布局1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的位置。2.庫房應(yīng)合理布局，分為檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保工作流程順暢。（二）溫濕度控制1.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%。2.配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期記錄溫濕度數(shù)據(jù)，當(dāng)溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。（三）清潔與衛(wèi)生1.定期對庫房進(jìn)行清潔，保持地面、貨架、檔案等清潔無灰塵。2.做好防蟲、防鼠工作，定期檢查庫房，防止蟲害、鼠害對檔案造成損壞。三、檔案入庫管理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案收集整理，移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類方案，對收集的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂整齊，電子檔案應(yīng)進(jìn)行規(guī)范的命名和存儲。（三）檔案上架1.整理好的檔案按照類別、年度、保管期限等順序上架存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放索引，標(biāo)明檔案的存放位置，方便快速定位。四、檔案存儲管理（一）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長期、短期。永久保管的檔案：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和利用價(jià)值，準(zhǔn)確劃分檔案的保管期限。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案架上，排列整齊，避免擠壓。2.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備中，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案標(biāo)識與防護(hù)1.在檔案架上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于識別和查找。2.對檔案進(jìn)行必要的防護(hù)，如采用防蟲、防霉、防火等措施，確保檔案安全。五、檔案查閱利用管理（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案需持有單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案需提前預(yù)約。（二）查閱登記1.檔案管理人員對查閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人等信息。2.查閱人員應(yīng)在指定區(qū)域查閱檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并進(jìn)行登記。（三）檔案歸還1.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，辦理歸還手續(xù)。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查閱人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案借閱管理（一）借閱申請1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.外單位借閱檔案，參照查閱權(quán)限規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）借閱期限1.一般檔案借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因。（三）借閱監(jiān)督1.檔案管理人員對借閱檔案的人員進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，確保檔案按時(shí)歸還。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。七、檔案鑒定與銷毀管理（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對檔案的價(jià)值進(jìn)行評估。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，確定檔案的存毀。（二）銷毀審批1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，附上鑒定報(bào)告，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重要檔案的銷毀需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定。（三）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門人員共同監(jiān)督銷毀過程。2.銷毀檔案應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀完畢后，填寫《檔案銷毀登記表》，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息。八、檔案信息化管理（一）電子檔案管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲、檢索利用等管理。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)范的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）數(shù)據(jù)備份與安全1.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。（三）數(shù)字化轉(zhuǎn)換1.對重要的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，建立數(shù)字化檔案資源庫。2.數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程應(yīng)保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，轉(zhuǎn)換后的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案一致。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫房的全面管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。3.協(xié)調(diào)各部門之間的檔案工作關(guān)系，確保檔案管理工作順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、存儲、查閱、借閱、鑒定、銷毀等具體管理工作。2.維護(hù)檔案庫房的環(huán)境安全，做好溫濕度控制、清潔衛(wèi)生