PAGE局內(nèi)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及全體工作人員在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由局辦公室負(fù)責(zé)集中管理本局各類檔案。2.真實(shí)性原則。歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映本局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則。確保檔案的齊全完整，全面反映本局工作的歷史全貌。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)審定檔案工作計(jì)劃、規(guī)章制度；協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題；監(jiān)督檢查檔案工作的執(zhí)行情況。（二）局辦公室作為本局檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本局各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，建立健全檔案檢索體系。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并提供檔案查閱、借閱服務(wù)。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。6.對(duì)本局各部門的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（三）各部門兼職檔案員各部門指定一名工作人員為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并配合局辦公室做好檔案管理的相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍本局在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括但不限于以下幾類：1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件、指示、通知等。2.本局制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.本局召開的重要會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.本局開展業(yè)務(wù)工作形成的文件材料，如業(yè)務(wù)報(bào)表、合同協(xié)議、項(xiàng)目資料等。5.本局機(jī)構(gòu)設(shè)置變更、人事任免、獎(jiǎng)懲等文件材料。6.本局對(duì)外交流合作、宣傳報(bào)道等活動(dòng)形成的文件材料。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交局辦公室。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時(shí)送交局辦公室，確保檔案的時(shí)效性。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，載體應(yīng)符合檔案保存要求。（三）整理方法1.分類。按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等類別。2.編號(hào)。對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目。編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列存放，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整與安全。3.對(duì)破損或褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門人員組成。負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷其保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率較低的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查。3.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)審批。2.批準(zhǔn)銷毀后的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本局工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到局辦公室查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。4.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要查閱本局檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和局辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并處理。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。（二）移交工作1.本局檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向同級(jí)國家綜合檔案館移交。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后，辦理移交手續(xù)。3.對(duì)移交的檔案，應(yīng)確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，符合國家有關(guān)檔案移交的要求。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案信息管理系統(tǒng)。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，存儲(chǔ)在檔案信息管理系統(tǒng)中。3