PAGE公司檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類管理，便于查找和利用。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立健全檔案利用制度，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.負(fù)責(zé)將本部門形成的具有保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理和移交。3.在工作中積極配合檔案管理部門的工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息和材料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件材料，包括公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等。2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、決議、記錄等。3.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件材料。4.公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類文件材料，包括合同協(xié)議、訂單、銷售記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.公司人事管理工作中形成的文件材料，包括員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等。6.公司行政管理工作中形成的文件材料，包括公文、信函、會(huì)議紀(jì)要、接待記錄等。7.公司技術(shù)研發(fā)工作中形成的文件材料，包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。8.公司基本建設(shè)工作中形成的文件材料，包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。9.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)收集本部門形成的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)采取復(fù)印、掃描等方式進(jìn)行備份，防止原件丟失或損壞。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完整、格式規(guī)范，符合檔案管理的要求。（三）整理方法1.檔案管理部門按照檔案分類方案對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄卡片，注明文件材料的名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。3.將整理好的文件材料按照順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指對(duì)公司具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指保管期限為16年至50年的檔案；短期保管的檔案是指保管期限為15年以下的檔案。檔案保管期限的確定應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)方式，防止電子檔案的丟失或損壞。4.嚴(yán)格遵守檔案庫房的管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門的人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見。3.對(duì)涉及公司機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行特殊處理，不得隨意銷毀。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱、復(fù)制公司檔案。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱、借閱公司檔案的，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表或檔案借閱申請(qǐng)表，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號(hào)、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門辦理。2.外部單位或個(gè)人查閱、借閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說明查閱或借閱的目的、范圍、時(shí)間等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由檔案管理人員陪同。3.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記，記錄查閱或借閱的時(shí)間、人員、檔案名稱、編號(hào)、用途等信息。檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等信息。檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)定期進(jìn)行匯總和分析，為公司檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）移交工作1.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。