PAGE檔案室管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負(fù)責(zé)對(duì)各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用需求，提供便捷、高效的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置公司設(shè)立獨(dú)立的檔案室，配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、合同檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立健全檔案檢索體系，為公司各部門及員工提供檔案查詢、借閱等服務(wù)。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。6.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，提高檔案管理水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管等，確保檔案的完整和安全。3.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。4.積極開展檔案利用工作，為公司各部門及員工提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。6.協(xié)助公司各部門做好檔案管理工作，提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等材料。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件。3.公司員工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。4.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)檔案。5.公司的科技成果、專利技術(shù)、科研項(xiàng)目等科技檔案。6.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行分類、整理，剔除重復(fù)、無效的材料。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性和完整性。4.檔案收集人員應(yīng)定期將收集的檔案材料移交檔案室，辦理交接手續(xù)。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）檔案整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段等進(jìn)行分類整理，建立科技檔案目錄和底圖檔案。3.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理，建立人事檔案目錄。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、類別等進(jìn)行分類整理，建立財(cái)務(wù)檔案目錄。5.合同檔案：按照合同類別、簽訂時(shí)間等進(jìn)行分類整理，建立合同檔案目錄。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案材料移交檔案室進(jìn)行歸檔。2.檔案室應(yīng)對(duì)接收的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.檔案歸檔時(shí)，應(yīng)編制檔案目錄，建立檔案索引，便于查詢和利用。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的規(guī)章制度、年度總結(jié)、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、重大合同等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括公司一般性文件、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括公司臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等，保管期限為1年至10年。（三）檔案保管設(shè)施1.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、檔案架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案保管設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全保管。3.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（四）檔案保管措施1.對(duì)檔案實(shí)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。2.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱時(shí)間。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并采取措施加以解決。4.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份措施，確保檔案的安全性和完整性。5.加強(qiáng)對(duì)檔案室的安全管理，配備必要的安全防范設(shè)施，防止檔案被盜、被搶、被毀等事件的發(fā)生。五、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.堅(jiān)持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)，從維護(hù)公司利益和歷史真實(shí)面貌出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。2.以國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的鑒定方法和程序。（二）檔案鑒定組織公司成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定工作計(jì)劃，組織開展檔案鑒定工作。（三）檔案鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其價(jià)值。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容、形式等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。（四）檔案鑒定程序1.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際情況，確定需要鑒定的檔案范圍。2.檔案室組織相關(guān)人員對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出鑒定意見。3.檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)鑒定意見進(jìn)行審核，確定檔案的存毀。4.對(duì)確定銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）檔案銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。六、檔案利用與借閱（一）檔案利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)公司原則：檔案利用應(yīng)圍繞公司中心工作，為公司決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供支持。3.方便快捷原則：在確保檔案安全和保密的前提下，簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率。（二）檔案利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人事務(wù)需要查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案。3.公司因?qū)ν夂献?、?xiàng)目申報(bào)、法律訴訟等需要查閱相關(guān)檔案。（三）檔案借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等信息。2.借閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批。3.檔案室對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。4.借閱人憑檔案借閱證到檔案室借閱檔案，借閱時(shí)應(yīng)在檔案借閱登記簿上簽字。（四）檔案借閱期限1.一般檔案借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，請(qǐng)妥善保管，按時(shí)歸還。（五）檔案借閱要求1.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.借閱人不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出檔案室。3.借閱人如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)印。4.借閱人歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整和整潔，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管等工作的質(zhì)量。3.檔案利用與借閱情況。4.檔案安全保密措施的落實(shí)情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門定期對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行全面檢查。2.不定期抽查：檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問題或突發(fā)事件，開展專項(xiàng)檢查。（四）監(jiān)督檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問