PAGE合同等檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同等檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在合同簽訂、履行及其他各類檔案形成過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對合同等各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理合同等檔案資料，保證檔案的齊全、完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司合同等檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類合同及相關(guān)檔案，進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂和存儲。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的信息化水平。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、歸還等日常管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱審批制度。6.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同及相關(guān)檔案的收集、整理和初步審核工作，并及時移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時歸檔和妥善保管。3.在合同簽訂、履行過程中，配合檔案管理部門做好檔案的收集和整理工作，提供必要的支持和協(xié)助。4.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、出借檔案資料。三、檔案的分類與編號（一）合同檔案分類1.業(yè)務(wù)合同包括銷售合同、采購合同、租賃合同、技術(shù)合同、服務(wù)合同等各類與公司業(yè)務(wù)直接相關(guān)的合同。2.勞動合同涵蓋公司與員工簽訂的各類勞動合同、勞務(wù)協(xié)議等。3.其他合同如借款合同、擔(dān)保合同、合作協(xié)議等不屬于上述兩類的合同。（二）檔案編號規(guī)則1.合同檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的形式。2.年份：用四位數(shù)字表示合同簽訂的年份，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)合同類別設(shè)置相應(yīng)的代碼，業(yè)務(wù)合同用“YW”表示，勞動合同用“LD”表示，其他合同用“QT”表示。4.流水號：按照合同簽訂的先后順序依次編排，從“0001”開始。例如，2023年簽訂的第一份業(yè)務(wù)合同編號為“2023YW0001”。（三）其他檔案分類1.合同相關(guān)文件包括合同審批表、合同變更記錄、合同補(bǔ)充協(xié)議、合同解除協(xié)議等與合同簽訂、履行過程相關(guān)的文件。2.往來信函涉及合同業(yè)務(wù)的雙方之間的信函、傳真、電子郵件等。3.會議紀(jì)要與合同相關(guān)的會議所形成的紀(jì)要文件。4.財(cái)務(wù)憑證與合同款項(xiàng)收付相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)、付款憑證等財(cái)務(wù)資料。5.其他資料如合同履行過程中的驗(yàn)收報告、質(zhì)量檢驗(yàn)報告、客戶反饋等不屬于上述幾類的資料。（四）其他檔案編號規(guī)則其他檔案編號在合同檔案編號的基礎(chǔ)上，增加二級編號以區(qū)分不同類型的檔案。例如，合同相關(guān)文件用“A”表示，往來信函用“B”表示，會議紀(jì)要用“C”表示，財(cái)務(wù)憑證用“D”表示，其他資料用“E”表示。則2023年簽訂的第一份業(yè)務(wù)合同的合同相關(guān)文件編號為“2023YW0001A0001”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)在合同簽訂、履行完畢或其他檔案形成后，及時將相關(guān)資料收集齊全，確保檔案內(nèi)容完整。2.收集的檔案資料應(yīng)包括合同文本、相關(guān)審批文件、往來信函、財(cái)務(wù)憑證、驗(yàn)收報告等所有與業(yè)務(wù)活動相關(guān)的文件。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并及時進(jìn)行備份存儲。（二）整理要求1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類和編號規(guī)則進(jìn)行整理。2.對合同文本進(jìn)行逐頁編號，確保頁碼連續(xù)、準(zhǔn)確。3.將合同相關(guān)文件、往來信函、會議紀(jì)要等資料按照時間順序或邏輯關(guān)系進(jìn)行排列，并附上相應(yīng)的目錄清單。4.對財(cái)務(wù)憑證等資料進(jìn)行分類整理，確保憑證齊全、裝訂規(guī)范。5.對于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。五、檔案的歸檔與存儲（一）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的檔案進(jìn)行再次審核，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、合規(guī)。2.將審核通過的檔案按照分類和編號順序進(jìn)行裝訂成冊，并在檔案封面注明檔案名稱、編號、日期等信息。3.將裝訂好的檔案移交至專門的檔案庫房進(jìn)行歸檔存儲。（二）存儲方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立電子檔案索引目錄，方便快速檢索。3.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全存儲。六、檔案的借閱與查閱（一）借閱審批1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱申請的合理性和必要性進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。3.涉及公司重要機(jī)密或敏感信息的檔案，借閱申請需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并說明原因。2.對于重要合同檔案或涉及公司核心業(yè)務(wù)的檔案，借閱期限應(yīng)嚴(yán)格控制，原則上不得超過[X]個工作日，特殊情況需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，可直接到檔案管理部門進(jìn)行查閱。檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進(jìn)行。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記備案。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案的保管與保密（一）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。2.對超過保管期限或已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門進(jìn)行監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。定期對檔案庫房進(jìn)行通風(fēng)、消毒等維護(hù)工作，防止檔案霉變、蟲蛀。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自對外提供、泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案管理工作中，如涉及與外部單位或個人的合作，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。4.對檔案管理系統(tǒng)的賬號和密碼應(yīng)嚴(yán)格保密，定期更換密碼，防止信息泄露。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.定期對合同等檔案的數(shù)量、類別、歸檔時間、借閱情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)合同的簽訂數(shù)量、金額、履行情況等信息，為公司經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支持。3.分析檔案利用效率，了解各類檔案的借閱頻率和使用目的，以便優(yōu)化檔案管理工作。（二）統(tǒng)計(jì)報