PAGE司法局檔案借閱制度一、總則1.目的為加強司法局檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，有效發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本局各科室、下屬單位及因工作需要借閱檔案的外部單位或個人。3.檔案定義本制度所指檔案是司法局在履行職能活動中直接形成的、具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括文書檔案、業(yè)務檔案、財務檔案、聲像檔案等。二、借閱申請與審批1.借閱申請本局工作人員因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預計歸還日期等信息。外部單位或個人因工作需要借閱檔案，須提前向本局提交書面申請，說明借閱目的、范圍、時間等，并加蓋單位公章。2.審批流程借閱申請表或書面申請由申請人所在科室負責人審核簽字，注明同意借閱的意見及用途。申請?zhí)峤恢翙n案管理部門，檔案管理人員對申請進行初審，檢查申請內容是否完整、借閱目的是否合理等。初審通過后，報分管檔案工作的領導審批。領導根據(jù)檔案的密級、重要程度及借閱申請情況進行審批，簽署同意或不同意借閱的意見。三、借閱權限與范圍1.借閱權限本局工作人員因工作需要可借閱與其工作職責相關的檔案。涉及機密、絕密級檔案的借閱，須經(jīng)司法局主要領導批準。外部單位或個人原則上不得借閱本局檔案，確因特殊工作需要借閱的，須經(jīng)司法局主要領導批準，并嚴格按照本制度規(guī)定辦理借閱手續(xù)。2.借閱范圍文書檔案：可借閱與工作相關的文件、通知、報告等。業(yè)務檔案：根據(jù)具體業(yè)務需求，可借閱案件卷宗、審批文件、工作記錄等。財務檔案：僅限于財務人員因財務審計、查賬等工作需要借閱相關憑證、賬目等檔案。聲像檔案：經(jīng)審批同意后，可借閱用于工作參考的照片、錄音、錄像等檔案資料。四、借閱期限與歸還1.借閱期限一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。涉及重要案件或特殊工作的檔案借閱期限，根據(jù)實際工作需要確定，但最長不得超過[X]個工作日，并在借閱申請表中注明。機密、絕密級檔案的借閱期限嚴格按照審批意見執(zhí)行，原則上不得超過[X]個工作日。2.歸還要求借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，不得擅自延長借閱時間。如因特殊原因不能按時歸還，應提前向檔案管理部門說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，借閱人須認真核對檔案數(shù)量和完整性，確保檔案無缺頁、損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向檔案管理部門報告并說明原因。檔案管理人員在接收歸還的檔案時，應進行認真檢查，確認無誤后在《檔案借閱登記表》上簽字注銷。五、借閱登記與保管1.借閱登記檔案管理部門應建立《檔案借閱登記表》，對每一次檔案借閱進行詳細記錄，包括借閱日期、借閱人姓名、單位、借閱檔案名稱、數(shù)量、用途、預計歸還日期、實際歸還日期等信息。借閱登記信息應及時錄入檔案管理系統(tǒng)，并定期進行整理和歸檔，以便查詢和統(tǒng)計。2.保管要求借閱人應妥善保管所借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自拆封、抽取、涂改、污損、丟失檔案。借閱檔案應在檔案管理部門指定的場所查閱，如需帶出本局查閱，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理相關手續(xù)。帶出的檔案須妥善保管，按時歸還，不得在借閱期間從事與借閱目的無關的活動。檔案管理人員應對借閱檔案的過程進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促借閱人整改。如因借閱人保管不善導致檔案損壞、丟失等情況，借閱人應承擔相應的責任。六、檔案保密與安全1.保密要求借閱人應對所借閱檔案的內容嚴格保密，不得泄露給無關人員。對于涉及國家機密、工作秘密的檔案，應嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和本局保密制度的規(guī)定。在查閱檔案過程中，如需摘抄、復印檔案內容，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的范圍進行摘抄、復印。摘抄、復印的檔案資料應妥善保管，不得隨意傳播。2.安全措施檔案管理部門應確保檔案借閱場所的安全，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備。借閱人在查閱檔案時，應注意愛護檔案，不得在檔案上亂寫亂畫、折疊、撕毀等。如需使用鉛筆、圓珠筆等進行標記，應在使用后及時清理干凈，確保檔案原貌不受影響。如發(fā)生檔案丟失、損壞、泄密等安全事故，借閱人應立即向檔案管理部門報告，并積極配合采取措施進行處理，盡量減少損失和影響。同時，應按照相關規(guī)定追究借閱人的責任。七、監(jiān)督與檢查1.定期檢查檔案管理部門應定期對檔案借閱情況進行檢查，檢查內容包括借閱登記是否完整、借閱期限是否合規(guī)、檔案歸還情況是否正常、檔案保管是否妥善等。2.不定期抽查司法局分管檔案工作的領導或紀檢監(jiān)察部門應不定期對檔案借閱情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，并對違規(guī)行為進行嚴肅處理。3.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定的借閱行為，檔案管理部門應及時制止，并要求借閱人限期整改。如借閱人拒不整改或造成嚴重后果的，應按照有關規(guī)定追究其責任。對擅自轉借、拆封、抽取、涂改、污損、丟失檔案等