PAGE項目合同檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司項目合同檔案的管理，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高合同檔案的利用價值，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項目合同檔案的管理，包括但不限于項目合同的簽訂、履行、變更、終止等全過程中形成的各類文件、資料、記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司項目合同檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則：合同檔案應(yīng)如實反映項目合同的簽訂、履行等情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強合同檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全。4.方便利用原則：優(yōu)化合同檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便公司各部門查閱和使用。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善項目合同檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司項目合同檔案，負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、檢索、利用等工作。3.對項目合同檔案進行定期檢查和盤點，確保檔案的安全和完整。4.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門的項目合同檔案管理工作，提供檔案管理方面的培訓(xùn)和咨詢服務(wù)。（二）合同業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門項目合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并及時將合同相關(guān)文件和資料移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好項目合同檔案的整理、歸檔等工作，提供必要的檔案信息和資料。3.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范本部門項目合同檔案的管理，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。（三）其他部門職責(zé)1.在涉及項目合同相關(guān)工作時，應(yīng)配合檔案管理部門和合同業(yè)務(wù)部門做好檔案的收集、整理等工作。2.不得擅自銷毀、涂改、偽造項目合同檔案，不得擅自提供、抄錄、公布檔案信息。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目合同文本：包括合同正本、副本、補充協(xié)議、變更協(xié)議等。2.合同簽訂過程中的相關(guān)文件：如合同審批表、授權(quán)委托書、招投標(biāo)文件、談判記錄、會議紀(jì)要等。3.合同履行過程中的文件：如發(fā)貨單、驗收單、對賬單、付款憑證、函件、糾紛處理文件等。4.合同終止或解除的相關(guān)文件：如終止協(xié)議、解除通知、結(jié)算文件等。5.其他與項目合同有關(guān)的文件和資料。（二）收集要求1.合同業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)結(jié)束后及時將相關(guān)文件和資料移交檔案管理部門，確保檔案的完整性和及時性。2.移交的文件和資料應(yīng)齊全、完整、真實、有效，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照檔案管理部門的要求進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照項目合同的性質(zhì)、類別、年度等進行分類，建立分類目錄。2.編號：對每份合同檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檢索和管理。3.編目：編制合同檔案目錄，包括合同編號、名稱、簽訂日期、履行期限、保管期限等信息，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.裝訂：對紙質(zhì)合同檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.合同業(yè)務(wù)部門將整理好的合同檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交檔案進行核對、驗收，確認無誤后辦理歸檔手續(xù)。3.將歸檔的合同檔案按照分類目錄和編號順序存放于檔案庫房。（二）保管期限1.項目合同檔案的保管期限根據(jù)合同的重要程度、性質(zhì)、涉及金額等因素確定，分為永久、長期和短期。2.永久保管的合同檔案包括涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等方面的合同。3.長期保管的合同檔案保管期限一般為10年至50年，包括涉及公司重要業(yè)務(wù)、較大金額的合同。4.短期保管的合同檔案保管期限一般為1年至10年，包括一般性業(yè)務(wù)合同。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整和安全。4.對電子合同檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、合同檔案的檢索與利用（一）檢索方式1.建立合同檔案檢索系統(tǒng)，通過合同編號、名稱、簽訂日期、關(guān)鍵詞等多種方式進行檢索。2.提供紙質(zhì)目錄檢索和電子檢索兩種方式，方便公司各部門查閱。（二）利用流程1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱合同檔案時，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審批后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并安排專人負責(zé)查閱和提供服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞等。4.如需復(fù)印、復(fù)制合同檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）借閱管理1.因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大利用范圍，按時歸還檔案。六、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍有保存價值。2.全面審查原則：對合同檔案的鑒定應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、價值、保管狀況等，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體決策原則：合同檔案的鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門參與，集體討論決定。（二）鑒定流程1.檔案管理部門制定合同檔案鑒定計劃，明確鑒定的范圍、時間、方法等。2.組織相關(guān)人員對合同檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素進行鑒定。3.填寫《合同檔案鑒定意見書》，注明檔案的編號、名稱、保管期限、鑒定意見等信息。4.將鑒定意見書提交公司檔案鑒定委員會審核，經(jīng)批準(zhǔn)后確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.對確定銷毀的合同檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《合同檔案銷毀清冊》，注明檔案的編號、名稱、數(shù)量等信息。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同銷毀合同檔