PAGE餐飲部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)餐飲部檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在餐飲經(jīng)營(yíng)、管理、服務(wù)等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于餐飲部各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所指檔案是餐飲部在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：餐飲部檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映餐飲部的經(jīng)營(yíng)管理實(shí)際情況。3.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)機(jī)密、客戶(hù)隱私等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)體系和檢索工具，便于檔案的查詢(xún)和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善餐飲部檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理餐飲部各類(lèi)檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀等工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案管理培訓(xùn)，提高員工檔案管理意識(shí)和技能。5.積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為餐飲部經(jīng)營(yíng)決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展、客戶(hù)服務(wù)等提供檔案信息支持。（二）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、初步分類(lèi)和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，做好本部門(mén)檔案的日常保管和利用工作，嚴(yán)格遵守檔案借閱、歸還等制度。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作，如檔案清查、統(tǒng)計(jì)等，并及時(shí)反饋本部門(mén)檔案管理工作中存在的問(wèn)題。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.員工在工作中應(yīng)妥善保管自己形成的各類(lèi)文件資料，按照檔案管理要求及時(shí)整理并移交部門(mén)兼職檔案員。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案，不得泄露檔案機(jī)密信息。3.在工作中如需查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，用后及時(shí)歸還。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.餐飲部經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件，包括但不限于工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要等。2.餐飲部各類(lèi)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，如采購(gòu)合同、租賃合同、服務(wù)合同等。3.餐飲部顧客信息檔案，包括顧客基本資料、消費(fèi)記錄、反饋意見(jiàn)等。4.餐飲部菜品研發(fā)、制作過(guò)程中形成的資料，如菜譜、配方、烹飪工藝記錄等。5.餐飲部員工人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。6.餐飲部財(cái)務(wù)檔案，如財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目憑證、成本核算資料等。7.餐飲部市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)資料，如廣告宣傳方案、促銷(xiāo)活動(dòng)記錄、市場(chǎng)調(diào)研分析報(bào)告等。8.餐飲部設(shè)施設(shè)備檔案，包括設(shè)備采購(gòu)合同、安裝調(diào)試記錄、維修保養(yǎng)記錄、技術(shù)資料等。9.餐飲部安全管理檔案，如安全檢查記錄、應(yīng)急預(yù)案、事故處理報(bào)告等。10.其他與餐飲部經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件資料。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)定期收集本部門(mén)形成的檔案資料，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，如有破損、褪色等情況應(yīng)及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其存儲(chǔ)格式的兼容性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.檔案管理部門(mén)按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)整理，建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)體系。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類(lèi)裝訂，編制頁(yè)碼，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照文件命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保文件名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和日期。4..建立檔案索引目錄，注明檔案的分類(lèi)號(hào)、檔號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，方便檔案的檢索和查詢(xún)。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件符合要求。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)與餐飲部其他區(qū)域保持一定的安全距離，避免受到無(wú)關(guān)人員的干擾和破壞。（二）保管方式1.按照檔案的分類(lèi)和編號(hào)順序，將檔案整齊排列存放在檔案架或檔案柜中，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份保管措施，如制作副本、進(jìn)行電子備份等，以防原件損壞或丟失。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案數(shù)量與目錄一致，檔案內(nèi)容完整、無(wú)損壞。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（10年以上）、短期（10年以下）三種。2.具體保管期限劃分如下：永久保管檔案：涉及餐飲部重大決策、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和法律憑證作用的檔案。長(zhǎng)期保管檔案：餐飲部經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)仍具有參考價(jià)值的檔案。短期保管檔案：一般性的業(yè)務(wù)文件、日常工作記錄等，保存期限較短的檔案。3.檔案保管期限屆滿(mǎn)后，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)進(jìn)行鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的處理。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息安全，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自對(duì)外提供檔案。2.檔案利用應(yīng)遵循方便快捷、服務(wù)經(jīng)營(yíng)的原則，提高檔案利用效率，滿(mǎn)足餐飲部各項(xiàng)工作的需要。3.在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案原件，不得隨意涂改、抽取、損壞檔案。（二）利用范圍1.餐飲部?jī)?nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案，用于經(jīng)營(yíng)決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展、問(wèn)題查詢(xún)等。2.外部單位或個(gè)人因法律法規(guī)規(guī)定、合作需要等，經(jīng)餐飲部批準(zhǔn)后查閱、借閱相關(guān)檔案。（三）利用手續(xù)1.餐飲部?jī)?nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱(chēng)、用途、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人查閱、借閱檔案，需提供單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)餐飲部主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理查閱或借閱手續(xù)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合要求的，予以辦理手續(xù)，并提供相應(yīng)的檔案查閱或借閱服務(wù)。查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)嚴(yán)格限定借閱期限，并辦理借閱登記手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定簽訂復(fù)制協(xié)議。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期限屆滿(mǎn)的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的題名、檔號(hào)、日期、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。（二）銷(xiāo)毀程序1.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)餐飲部主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》一式兩份，一份由檔案管理部門(mén)留存，一份交銷(xiāo)毀執(zhí)行部門(mén)。3.銷(xiāo)毀執(zhí)行部門(mén)按照《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》的內(nèi)容，對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀方式可采用焚燒、粉碎等方法，但應(yīng)確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督銷(xiāo)毀全過(guò)程，確保銷(xiāo)毀工作徹底、無(wú)誤。銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。（三）特殊情況處理1.對(duì)涉及法律糾紛、未了結(jié)事項(xiàng)等具有重要憑證作用的檔案，應(yīng)在法律糾紛解決或事項(xiàng)了結(jié)后，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。2.對(duì)于已銷(xiāo)毀的檔案，如有特殊需要，檔案管理部門(mén)可根據(jù)相關(guān)記錄進(jìn)行必要的查證和說(shuō)明。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立餐飲部檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和優(yōu)化配置利用，為餐飲部經(jīng)營(yíng)管理提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等技術(shù)處理，轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立完善的檔案索引目錄，方便檢索查詢(xún)。3.系統(tǒng)功能模塊：檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過(guò)程信息化。4.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶(hù)權(quán)限管理等措施，確保檔案信息的安全可靠，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和檔