PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政檔案管理，確保民政檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在民政工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政部門在履行職責過程中形成的各類檔案，包括但不限于婚姻登記檔案、社會救助檔案、優(yōu)撫安置檔案、基層政權建設檔案、社會組織管理檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政檔案由鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政辦公室集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存、銷毀或轉移檔案。2.真實準確原則檔案內容必須真實、準確地反映民政工作的實際情況，不得弄虛作假、篡改或偽造。3.分類科學原則按照民政業(yè)務的類別和檔案形成的特點，對檔案進行科學分類，便于管理和查閱。4.安全保密原則采取必要的安全保密措施，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理領導小組成立以鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政辦公室主任為組長，各業(yè)務科室負責人為成員的檔案管理領導小組，負責領導和監(jiān)督本鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政檔案管理工作，協(xié)調解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等日常管理工作。2.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案的安全和保密。3.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.積極參與檔案信息化建設，提高檔案管理的效率和水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類民政業(yè)務文件、報表、記錄、證明等材料。2.婚姻登記檔案，包括結婚登記、離婚登記、補發(fā)婚姻登記證等相關材料。3.社會救助檔案，如城鄉(xiāng)低保、特困人員供養(yǎng)、臨時救助等申請、審批、發(fā)放等材料。4.優(yōu)撫安置檔案，涵蓋現(xiàn)役軍人、退役軍人、烈士遺屬等相關撫恤、優(yōu)待、安置等材料。5.基層政權建設檔案，涉及村民委員會、居民委員會選舉、換屆等材料。6.社會組織管理檔案，包括社會組織登記、變更、注銷等相關材料。7.其他與民政工作有關的具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各業(yè)務科室應指定專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整。2.收集的檔案材料應字跡清晰、內容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據信息，并確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.按照檔案的形成時間、來源、內容等進行分類。2.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單。3.去除檔案材料中的金屬物，對破損、褪色的檔案進行修復或復制。4.按照分類順序將檔案材料裝訂成冊，編制頁碼。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.當年形成的檔案，應在次年上半年完成歸檔工作。2.對于一些特殊情況或有明確規(guī)定的檔案，按照相關要求及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對整理好的檔案進行檢查、核對，確保檔案質量。2.將符合歸檔要求的檔案移交至檔案庫房，按照檔案類別、年度順序排列上架。3.填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（三）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施設備，確保檔案安全。3.檔案應分類存放，標識清晰，便于查找和利用。4.定期對檔案進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政部門工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級主管部門、其他相關部門因工作需要查閱檔案。3.公民、法人或其他組織因合法權益需要查閱與其相關的民政檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等。2.經檔案管理部門負責人審核同意后，方可查閱檔案。3.查閱人應在檔案查閱登記冊上簽字，注明查閱時間、查閱內容等。4.檔案管理人員應根據查閱申請表提供相應的檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督。（三）利用規(guī)定1.查閱檔案時，應保持檔案的整潔和完整，不得涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞檔案。2.未經檔案管理部門負責人批準，查閱人不得擅自復制、拍照、錄像檔案內容。3.涉及國家機密、個人隱私等敏感信息的檔案，應嚴格按照相關規(guī)定進行查閱和利用，確保信息安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據檔案的保存價值和保管期限，對檔案進行定期鑒定，確保檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務科室負責人及相關專業(yè)人員組成，負責對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內容、來源、時間等進行綜合分析，判斷其保存價值。2.根據檔案的保管期限規(guī)定，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等。2.報鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領導審批同意后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標逐步建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對紙質檔案進行掃描，形成電子檔案，確保掃描圖像清晰、完整。2.對電子檔案進行分類、編號、著錄等處理，建立電子檔案數(shù)據庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能，實現(xiàn)檔案信息的快速錄入和修改。2.檢索查詢功能，提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能，記錄檔案借閱情況，實現(xiàn)借閱流程的規(guī)范化管理。4.統(tǒng)計分析功能，對檔案數(shù)據進行統(tǒng)計分析，為民政工作提供決策支持。（四）安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理