PAGE派出所檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)派出所檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，為公安工作提供有力的支持和保障，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于派出所檔案室的各類檔案管理工作，包括但不限于案件卷宗、戶籍檔案、人事檔案、文書檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：派出所檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公安工作和社會(huì)公眾提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善派出所檔案室管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。5.開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案不受損壞、丟失。4.按照規(guī)定的程序和要求，提供檔案利用服務(wù)，做好檔案查閱、借閱登記等工作。5.協(xié)助做好檔案信息化建設(shè)工作，錄入檔案信息，建立檔案數(shù)據(jù)庫。6.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案室的要求，及時(shí)將應(yīng)歸檔的文件材料整理好，移交檔案室統(tǒng)一保管。3.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公安機(jī)關(guān)在辦理各類案件過程中形成的案件卷宗，包括立案、偵查、起訴、審判等各個(gè)環(huán)節(jié)的文件材料。2.戶籍檔案，包括常住人口登記表、居民戶口簿、出生證明、死亡證明等。3.人事檔案，包括干部履歷表、工資檔案、考核檔案、獎(jiǎng)懲檔案等。4.文書檔案，包括各類公文、通知、報(bào)告、會(huì)議記錄等。5.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.對(duì)辦理完畢的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、裝訂，確保文件材料齊全、完整、規(guī)范。3.收集檔案時(shí)，應(yīng)注意檔案的質(zhì)量，確保檔案字跡清晰、紙張完好、簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理。一般可分為案件檔案、戶籍檔案、人事檔案、文書檔案等類別。2.對(duì)每一類檔案，再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如案件檔案可分為刑事案件、治安案件等；戶籍檔案可分為城鎮(zhèn)戶籍、農(nóng)村戶籍等。3.整理檔案時(shí)，應(yīng)編制檔案目錄，對(duì)檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等進(jìn)行詳細(xì)登記，便于查找和利用。4.對(duì)破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.派出所應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施。2.檔案室應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜，確保檔案的安全保管。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放。2.檔案裝具應(yīng)編號(hào)標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公安工作實(shí)際，確定各類檔案的保管期限。一般分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括具有重要?dú)v史價(jià)值、法律意義和長期查考利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，短期保管的檔案保管期限為15年以下。（四）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。3.建立檔案清查記錄，對(duì)清查情況進(jìn)行詳細(xì)登記，并存檔備查。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.堅(jiān)持全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。2.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公安工作實(shí)際，合理確定檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面分析，判斷檔案的保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率低、保存價(jià)值不大的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)派出所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公安機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案、工作需要查閱檔案。3.其他單位和個(gè)人因合法權(quán)益需要查閱檔案，但需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公安機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和相關(guān)證明文件，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.其他單位和個(gè)人查閱檔案，應(yīng)提交有效身份證件和相關(guān)證明材料，說明查閱目的和范圍，經(jīng)派出所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案室進(jìn)行，如需借出檔案室，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并限期歸還。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案室的規(guī)章制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案室印章。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱的時(shí)間、內(nèi)容、利用人等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。2.提高檔案信息的采集、存儲(chǔ)、檢索、利用效率，為公安工作提供便捷的信息服務(wù)。（二）信息錄入與維護(hù)1.對(duì)各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，及時(shí)將檔案信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)等措施，防止檔案信息泄露。2.建立檔案信息安全管理制度，規(guī)范檔案信息的訪問、使用