PAGE人事檔案委托管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案委托管理工作，確保人事檔案的安全、完整和有效利用，保障公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司委托外部專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行人事檔案管理的相關(guān)工作。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案管理工作合法合規(guī)。2.保密性原則：對(duì)人事檔案中的信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.準(zhǔn)確性原則：保證人事檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。4.便捷性原則：在確保檔案安全和質(zhì)量的前提下，提供高效、便捷的服務(wù)，滿足公司和員工的需求。二、委托機(jī)構(gòu)選擇（一）資質(zhì)要求1.委托的人事檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)具備合法的營(yíng)業(yè)執(zhí)照和相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書，如檔案管理服務(wù)許可證等。2.具有良好的信譽(yù)和口碑，在人事檔案管理領(lǐng)域有一定的經(jīng)驗(yàn)和業(yè)績(jī)。（二）評(píng)估與選擇1.人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)擬委托的機(jī)構(gòu)進(jìn)行初步考察，收集其基本信息、服務(wù)能力、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等資料。2.組織相關(guān)部門人員對(duì)考察情況進(jìn)行評(píng)估，綜合考慮機(jī)構(gòu)的資質(zhì)、信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格等因素，選擇最合適的委托機(jī)構(gòu)。3.簽訂委托合同前，應(yīng)要求委托機(jī)構(gòu)提供詳細(xì)的服務(wù)方案，明確服務(wù)內(nèi)容、流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保密措施等條款。三、檔案交接（一）交接準(zhǔn)備1.公司人力資源部門負(fù)責(zé)整理待交接的人事檔案，確保檔案資料齊全、完整，按照檔案類別和員工信息進(jìn)行分類整理。2.制作檔案交接清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、存放位置等信息。（二）交接流程1.雙方確定交接時(shí)間和地點(diǎn)，由公司人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)與委托機(jī)構(gòu)進(jìn)行交接。2.在交接過程中，雙方應(yīng)按照檔案交接清單逐一核對(duì)檔案，確保檔案數(shù)量和內(nèi)容無誤。3.交接雙方在檔案交接清單上簽字確認(rèn)，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。四、檔案管理（一）檔案存放與保管1.委托機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案安全。2.按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)人事檔案進(jìn)行分類存放，建立檔案索引和檢索系統(tǒng)，便于快速查找和利用。（二）檔案整理與更新1.委托機(jī)構(gòu)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行整理，檢查檔案材料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)破損、褪色等檔案進(jìn)行修復(fù)或更換。2.根據(jù)員工的工作變動(dòng)、薪資調(diào)整、獎(jiǎng)懲情況等，及時(shí)更新人事檔案內(nèi)容，確保檔案信息的時(shí)效性。（三）檔案查閱與借閱1.公司因工作需要查閱人事檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交委托機(jī)構(gòu)辦理查閱手續(xù)。2.委托機(jī)構(gòu)應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求，為公司提供查閱服務(wù)，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。3.員工本人因特殊原因需要查閱或借閱人事檔案時(shí)，應(yīng)提出書面申請(qǐng)，經(jīng)公司人力資源部門審核同意后，由委托機(jī)構(gòu)協(xié)助辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱檔案時(shí)，員工應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。（四）檔案保密1.委托機(jī)構(gòu)應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案保密制度，對(duì)接觸檔案的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議。2.未經(jīng)公司書面同意，委托機(jī)構(gòu)不得向任何第三方提供或泄露人事檔案中的信息。3.在檔案管理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露風(fēng)險(xiǎn)，委托機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)采取措施，并向公司報(bào)告。五、檔案利用（一）提供人事信息支持1.委托機(jī)構(gòu)根據(jù)公司的需求，定期提供人事檔案信息統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如員工基本情況統(tǒng)計(jì)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)分析、年齡分布情況等，為公司人力資源決策提供數(shù)據(jù)支持。2.協(xié)助公司進(jìn)行員工檔案信息的數(shù)據(jù)分析，如員工績(jī)效評(píng)估、人才選拔、培訓(xùn)需求分析等，為公司人力資源管理工作提供參考依據(jù)。（二）服務(wù)公司相關(guān)業(yè)務(wù)1.在員工招聘、晉升、調(diào)動(dòng)等工作中，委托機(jī)構(gòu)根據(jù)公司提供的要求，及時(shí)提供相關(guān)員工的檔案資料，確保公司人事決策的準(zhǔn)確性。2.配合公司進(jìn)行勞動(dòng)人事糾紛處理，提供相關(guān)人事檔案資料作為證據(jù)支持。六、費(fèi)用支付（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)委托機(jī)構(gòu)的服務(wù)內(nèi)容和工作量，雙方協(xié)商確定檔案管理服務(wù)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，并在委托合同中明確約定。2.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)合理、透明，符合市場(chǎng)行情，同時(shí)考慮到服務(wù)質(zhì)量和成本等因素。（二）支付方式1.公司按照委托合同約定按時(shí)支付檔案管理服務(wù)費(fèi)用。支付方式可根據(jù)雙方協(xié)商確定，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。2.委托機(jī)構(gòu)應(yīng)在收到費(fèi)用后及時(shí)開具合法有效的發(fā)票。七、監(jiān)督與考核（一）定期檢查1.公司人力資源部門定期對(duì)委托機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案存放情況、整理更新情況、查閱借閱記錄、保密措施執(zhí)行情況等。2.檢查可采取實(shí)地查看、查閱資料、詢問工作人員等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)要求委托機(jī)構(gòu)進(jìn)行整改。（二）考核評(píng)估1.每年對(duì)委托機(jī)構(gòu)的檔案管理服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行考核評(píng)估，考核指標(biāo)包括服務(wù)滿意度、檔案管理規(guī)范程度、信息提供及時(shí)性等。2.考核評(píng)估結(jié)果作為是否繼續(xù)委托以及費(fèi)用調(diào)整的重要依據(jù)。如委托機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量不符合要求，公司有權(quán)要求其限期整改，整改仍不合格的，可終止委托合同。八、違約責(zé)任（一）委托方違約責(zé)任1.若公司未按照委托合同約定支付費(fèi)用，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，按照合同約定支付逾期違約金，并及時(shí)支付拖欠的費(fèi)用。2.因公司原因?qū)е挛袡C(jī)構(gòu)無法正常開展檔案管理工作，如提供虛假信息、頻繁變更檔案管理要求等，公司應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）受托方違約責(zé)任1.委托機(jī)構(gòu)未按照合同約定履行檔案管理職責(zé)，如檔案丟失、損壞、信息泄露等，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.若委托機(jī)構(gòu)違反保密規(guī)定，將人事檔案信息泄露給第三方，應(yīng)承擔(dān)法律責(zé)任，并賠償公司因此遭受的損失。九、爭(zhēng)議解決（一）協(xié)商解決雙方在履行本制度過程中發(fā)生爭(zhēng)議，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商應(yīng)在平等、自愿、合法的基礎(chǔ)上進(jìn)行，明確爭(zhēng)議焦點(diǎn)，尋求雙方都能接受的解決方案。（二）法律途徑如協(xié)商不成，任何一方均有權(quán)向有管轄權(quán)的人民法院提