PAGE完善稅收征管檔案制度一、總則（一）目的為了加強稅收征管檔案管理，規(guī)范稅收征管檔案的收集、整理、保管、利用等工作，提高稅收征管質(zhì)量和效率，保障國家稅收收入，依據(jù)《中華人民共和國稅收征收管理法》及其實施細(xì)則等相關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于各級稅務(wù)機關(guān)在稅收征收管理過程中形成的各類檔案資料的管理。包括稅務(wù)登記、納稅申報、稅款征收、稅務(wù)檢查、發(fā)票管理等各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和稅收征管相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映稅收征管工作的全過程。3.集中統(tǒng)一原則：稅收征管檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門或人員負(fù)責(zé)。4.方便利用原則：便于稅務(wù)機關(guān)內(nèi)部各部門及相關(guān)單位查閱、使用檔案，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定稅收征管檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實施。2.集中統(tǒng)一保管各類稅收征管檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。3.對檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱、銷毀等工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。4.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。5.開展檔案編研工作，為稅收征管工作提供參考依據(jù)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門稅收征管檔案資料的收集、整理和初步分類，按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。2.在辦理稅收征管業(yè)務(wù)過程中，及時將形成的各類文件材料進行整理，確保檔案的質(zhì)量。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理各項職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、裝訂、編目、上架等工作，保證檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，確保檔案安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，對借閱情況進行登記。5.協(xié)助開展檔案編研和統(tǒng)計工作，及時提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.稅務(wù)登記類：包括納稅人設(shè)立、變更、注銷稅務(wù)登記等相關(guān)資料，如營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、法定代表人身份證明、稅務(wù)登記表等。2.納稅申報類：納稅申報表、財務(wù)報表、附列資料、申報附報資料等。3.稅款征收類：完稅憑證、稅票存根、減免稅審批文件、欠稅情況記錄等。4.稅務(wù)檢查類：稅務(wù)檢查通知書、檢查工作底稿、詢問筆錄、證據(jù)材料、稅務(wù)處理決定書、稅務(wù)處罰決定書等。5.發(fā)票管理類：發(fā)票領(lǐng)購簿、發(fā)票開具和取得記錄、發(fā)票繳銷情況等。6.其他類：稅收征管過程中涉及的各類文件、通知、報告、協(xié)議、證明等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在稅收征管業(yè)務(wù)完成后，及時將相關(guān)檔案資料收集齊全，整理規(guī)范。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、完整、有效，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等要素進行分類?？煞譃榫C合類、稅務(wù)登記類、納稅申報類、稅款征收類、稅務(wù)檢查類、發(fā)票管理類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體情況設(shè)置二級、三級類目。2.編號：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案給予唯一的編號。編號可采用年度+流水號的方式，如20XX001。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙張材料較多的檔案進行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用左側(cè)裝訂方式。四、檔案的保管（一）保管場所應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度適宜。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：按照分類、編號順序排列上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案：采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份存儲，并建立電子檔案索引目錄。電子檔案應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。（三）保管期限根據(jù)稅收征管檔案的重要程度和保存價值，確定不同的保管期限。一般分為永久、長期（10年）、短期（5年）。具體保管期限按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案清查定期對檔案進行清查盤點，每年至少一次。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）利用范圍稅務(wù)機關(guān)內(nèi)部各部門因稅收征管工作需要查閱檔案的，以及依法接受有關(guān)部門和單位查閱、調(diào)用檔案的，均可按照規(guī)定利用稅收征管檔案。（二）利用手續(xù)1.稅務(wù)機關(guān)內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)稅務(wù)機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督。3.借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、損毀檔案。（三）利用登記對檔案的查閱、借閱情況進行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門及相關(guān)專業(yè)人員組成。負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。對已失去保存價值的檔案，可提出銷毀意見；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審核，形成鑒定報告，提出銷毀意見。2.將鑒定報告報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)同意銷毀的檔案，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立稅收征管檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。(二)系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入：支持多種格式的電子文件錄入，能夠自動識別和提取關(guān)鍵信息，進行分類存儲。2.檢索查詢：提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行快速檢索，方便用戶查找所需檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相關(guān)檔案信息。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類型、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：具備數(shù)據(jù)加密、備份恢復(fù)、安全審計等功能，保障檔案信息的安全可靠。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，及時將稅收征管檔案電子數(shù)據(jù)錄入信息化管理系統(tǒng)。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對錄入的數(shù)據(jù)進行