PAGE機關(guān)事業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)事業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，充分發(fā)揮檔案在機關(guān)事業(yè)各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)事業(yè)內(nèi)部各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機關(guān)事業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映機關(guān)事業(yè)各項工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整系統(tǒng)原則：保證檔案的完整性和系統(tǒng)性，全面收集、整理和保存機關(guān)事業(yè)在不同階段形成的各類檔案。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)機關(guān)事業(yè)檔案的綜合管理工作。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關(guān)事業(yè)檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.對檔案的查閱、借閱、利用等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計，定期向上級主管部門報送檔案工作情況。5.開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為機關(guān)事業(yè)各項工作提供服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。（二）各部門兼職檔案員各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并及時將整理好的檔案移交檔案管理部門。其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、積累和整理，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門的檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等初步整理工作。3.將整理好的檔案定期移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與本機關(guān)事業(yè)有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本機關(guān)事業(yè)形成的各類文件，包括黨組（黨委）文件、行政文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表、財務(wù)文件、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.本機關(guān)事業(yè)工作人員在工作中形成的具有保存價值的個人材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門產(chǎn)生的各類文件材料，確保文件材料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時移交檔案管理部門。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財務(wù)管理類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙張較大或破損的文件材料進(jìn)行折疊、裁剪和裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲的地點，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。2.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲設(shè)備，確保檔案存放有序。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，以滿足檔案管理工作的需要。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管：凡是反映本機關(guān)事業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)事業(yè)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：凡是反映本機關(guān)事業(yè)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)事業(yè)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對本機關(guān)事業(yè)工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。（三）保管措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，延長檔案的使用壽命。3.做好檔案庫房的溫濕度控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。4.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限及程序1.本機關(guān)事業(yè)內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)本機關(guān)事業(yè)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，并在檔案管理人員的陪同下查閱。3.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經(jīng)本機關(guān)事業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件供其查閱。如因特殊情況不能提供原件的，可提供復(fù)印件，并加蓋檔案管理部門印章。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)對查閱和利用檔案的情況進(jìn)行登記，記錄查閱人員姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。（三）歸還與注銷1.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。3.查閱申請注銷后，檔案管理人員應(yīng)將相關(guān)信息從檔案查閱登記臺賬中刪除，并將《檔案查閱申請表》等資料整理歸檔。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值和利用價值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.對仍有一定保存價值，但保管期限已滿的檔案，可根據(jù)實際情況延長保管期限或進(jìn)行數(shù)字化處理后繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報本機關(guān)事業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀的憑證。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、查閱、利用等全過程的信息化管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件題名、日期、保管期限、來源等內(nèi)容。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、保管期限等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.數(shù)字化處理：支持檔案的數(shù)字化掃描和存儲，實現(xiàn)檔案的在線查閱和利用。（三）數(shù)據(jù)安全與維護1.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等技術(shù)措施，確保數(shù)據(jù)的安全和可靠。