PAGE鄉(xiāng)村衛(wèi)生院制度檔案盒一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)村衛(wèi)生院制度檔案盒的管理，確保制度檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，便于查閱、使用和維護(hù)，提高衛(wèi)生院的管理水平和工作效率，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于鄉(xiāng)村衛(wèi)生院制度檔案盒的管理工作，包括制度文件的收集、整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：制度檔案盒由衛(wèi)生院指定的部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照制度的類別、性質(zhì)和用途進(jìn)行分類，便于查找和使用。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞和泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：隨著衛(wèi)生院的發(fā)展和制度的更新，及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)整和補(bǔ)充，確保檔案的時(shí)效性。二、制度檔案盒的分類與編號(hào)（一）分類制度檔案盒根據(jù)制度的類別進(jìn)行分類，主要包括以下幾類：1.行政管理類：如衛(wèi)生院的各項(xiàng)規(guī)章制度、崗位職責(zé)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：如醫(yī)療質(zhì)量管理、護(hù)理管理、藥品管理、醫(yī)療安全管理等方面的制度文件。3.財(cái)務(wù)管理類：如財(cái)務(wù)管理制度、預(yù)算管理、資產(chǎn)管理、成本核算等方面的制度文件。4.人力資源管理類：如人員招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利等方面的制度文件。5.后勤保障類：如物資采購、設(shè)備管理、環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)等方面的制度文件。6.其他類：如衛(wèi)生院與外部機(jī)構(gòu)簽訂的合同、協(xié)議等。（二）編號(hào)為便于制度檔案盒的管理和查找，對(duì)每一類檔案盒進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用以下方式：[類別代碼][年份][流水號(hào)]其中，類別代碼采用大寫字母表示，具體如下：A：行政管理類B：醫(yī)療業(yè)務(wù)類C：財(cái)務(wù)管理類D：人力資源管理類E：后勤保障類F：其他類年份采用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示，流水號(hào)為該類檔案盒的順序號(hào)，從001開始依次編號(hào)。例如，行政管理類2023年的第3個(gè)檔案盒編號(hào)為：A23003三、制度文件的收集與整理（一）收集1.來源制度文件的收集來源主要包括以下幾個(gè)方面：衛(wèi)生院制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、崗位職責(zé)、操作規(guī)程等正式文件。上級(jí)主管部門下發(fā)的與衛(wèi)生院相關(guān)的政策法規(guī)、規(guī)范性文件等。衛(wèi)生院內(nèi)部會(huì)議形成的會(huì)議紀(jì)要、決議等。衛(wèi)生院與外部機(jī)構(gòu)簽訂的合同、協(xié)議等。其他與衛(wèi)生院管理和業(yè)務(wù)相關(guān)的文件資料。2.要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)制度文件的收集工作，確保文件的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。收集的制度文件應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（二）整理1.分類將收集到的制度文件按照本規(guī)范第二章的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，確保同一類別的文件集中在一起。2.編號(hào)對(duì)每一份制度文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)與檔案盒編號(hào)相對(duì)應(yīng)，并在文件首頁右上角注明。編號(hào)格式為：[檔案盒編號(hào)].[文件順序號(hào)]例如，檔案盒編號(hào)為A23003的第5份文件編號(hào)為：A23003.0053.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)，確保文件的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。按照文件的順序排列，頁碼應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。采用左側(cè)裝訂方式，裝訂線應(yīng)整齊、牢固，不得影響文件的查閱。4.編目：編制制度文件的目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、文件日期、文件來源等信息。目錄應(yīng)打印或手寫在專用的目錄紙上，并放置在文件首頁之前。四、制度檔案盒的歸檔與保管（一）歸檔1.時(shí)間制度文件應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔，一般不得超過一個(gè)月。2.流程整理好后的制度文件由各部門收集人統(tǒng)一提交給衛(wèi)生院指定的檔案管理人員。檔案管理人員對(duì)提交的文件進(jìn)行核對(duì)、檢查，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。按照檔案盒的編號(hào)和分類，將制度文件放入相應(yīng)的檔案盒中，并在檔案盒封面注明檔案盒編號(hào)、類別、年度等信息。在檔案盒內(nèi)放置檔案目錄清單，清單應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、文件日期、文件來源等信息。（二）保管1.保管場(chǎng)所制度檔案盒應(yīng)存放在專門的檔案庫房?jī)?nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.保管要求檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案盒進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。檔案盒應(yīng)按照編號(hào)順序排列存放，便于查找和使用。對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，如光盤、硬盤等。備份介質(zhì)應(yīng)與原始檔案分開存放，并注明備份日期、內(nèi)容等信息。3.保管期限制度檔案盒的保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和衛(wèi)生院的實(shí)際情況確定。一般情況下，行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類、后勤保障類等檔案的保管期限為長(zhǎng)期，其他類檔案的保管期限根據(jù)實(shí)際情況確定。五、制度檔案盒的查閱與借閱（一）查閱1.查閱范圍衛(wèi)生院內(nèi)部工作人員因工作需要，可以查閱制度檔案盒中的相關(guān)文件。2.查閱流程查閱人應(yīng)填寫《制度檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的檔案盒編號(hào)、文件名稱、查閱目的等信息。將申請(qǐng)表提交給檔案管理人員，檔案管理人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，為查閱人提供相應(yīng)的檔案盒。查閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。查閱過程中應(yīng)保持檔案的整潔、完好，不得涂改、損毀檔案。查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案盒歸還檔案管理人員，并在《制度檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.借閱范圍衛(wèi)生院內(nèi)部工作人員因工作需要，可以借閱制度檔案盒中的相關(guān)文件，但必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。2.借閱流程借閱人應(yīng)填寫《制度檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的檔案盒編號(hào)、文件名稱、借閱目的、借閱期限等信息。將申請(qǐng)表提交給檔案管理人員，檔案管理人員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，報(bào)衛(wèi)生院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理人員為借閱人辦理借閱手續(xù)，借閱人應(yīng)在《制度檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取借閱的檔案盒。借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案盒，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期限一般不得超過一周，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并報(bào)衛(wèi)生院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案盒，不得擅自轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、損毀、標(biāo)記等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。借閱人歸還檔案盒時(shí)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向借閱人提出，并做好記錄。六、制度檔案盒的銷毀（一）銷毀范圍制度檔案盒中的文件在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.鑒定由檔案管理人員會(huì)同衛(wèi)生院相關(guān)部門對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否已到保管期限，是否確無保存價(jià)值。2.審批經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，應(yīng)填寫《制度檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)衛(wèi)生院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、