PAGE辦稅廳檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)辦稅廳檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于辦稅廳檔案室的檔案管理工作，包括各類(lèi)涉稅文件、資料、報(bào)表等的收集、整理、保管、查閱和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：辦稅廳檔案室對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為辦稅廳各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善辦稅廳檔案室的各項(xiàng)管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂和上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、保護(hù)和安全防范工作，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案的銷(xiāo)毀處理。6.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。7.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱和銷(xiāo)毀等。4.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能，能夠熟練運(yùn)用檔案管理軟件。5.負(fù)責(zé)檔案管理信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。6.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。7.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門(mén)的檔案移交至辦稅廳檔案室。3.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與辦稅廳工作相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。2.辦稅廳在稅收征管、納稅服務(wù)、行政管理等工作中形成的各類(lèi)文件、資料、報(bào)表等。3.納稅人提交的各類(lèi)涉稅資料，如納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表、發(fā)票等。4.其他與辦稅廳工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)收集和整理。2.收集的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案管理的要求。3.對(duì)收集的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除無(wú)關(guān)的文件和資料，確保檔案的質(zhì)量。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，一般分為稅收征管類(lèi)、納稅服務(wù)類(lèi)、行政管理類(lèi)、納稅人資料類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，便于保管和查閱。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.辦稅廳檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保檔案的安全。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用盒裝或袋裝方式進(jìn)行保管，防止檔案的損壞和丟失。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全和完整。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的重要文件、辦稅廳在稅收征管、納稅服務(wù)、行政管理等工作中形成的具有重要?dú)v史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義的文件、資料等。3.長(zhǎng)期保管的檔案主要包括辦稅廳在日常工作中形成的一般性文件、資料等，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括辦稅廳在臨時(shí)性工作中形成的文件、資料等，保管期限一般為1年至5年。（四）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。2.清查工作應(yīng)包括檔案的數(shù)量核對(duì)、質(zhì)量檢查、保管狀況檢查等內(nèi)容。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，如檔案的丟失、損壞、霉變等，確保檔案的安全和完整。五、檔案查閱與借閱（一）查閱原則1.嚴(yán)格遵守檔案查閱的審批制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱檔案。2.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室。3.查閱檔案應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、目的等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.檔案室負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱人的申請(qǐng)，審核查閱檔案的必要性和保密性，批準(zhǔn)后方可查閱。4.查閱人憑有效證件到檔案室查閱檔案，檔案室工作人員應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求提供檔案，并做好查閱記錄。（三）借閱原則1.嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱檔案。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改、標(biāo)記、污損等。（四）借閱程序1.借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、內(nèi)容、目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.檔案室負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱人的申請(qǐng)，審核借閱檔案的必要性和保密性，批準(zhǔn)后方可借閱。4.借閱人憑有效證件到檔案室辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案，并在《檔案借閱登記簿》上簽字。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和質(zhì)量，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.堅(jiān)持全面審查、客觀公正的原則，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和程序進(jìn)行鑒定，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)和銷(xiāo)毀清單。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、保管期限等進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的價(jià)值。2.參考檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合辦稅廳的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，報(bào)辦稅廳負(fù)責(zé)人審批。2.辦稅廳負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案室組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案的徹底銷(xiāo)毀。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作的安全和規(guī)范。5.檔案銷(xiāo)毀后應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀登記簿》上記錄銷(xiāo)毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、數(shù)量等信息，并由監(jiān)督人簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和水平，為辦稅廳各項(xiàng)工作提供便捷、高效的檔案服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)：建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將電子檔案的相關(guān)信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。3.檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)檔案檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的快速檢索和查詢(xún)。4.檔案利用系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案利用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱和下載等功能。（三）信息化管理要求1.檔案信息化管理系統(tǒng)