PAGE工傷支付檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司工傷支付檔案管理，規(guī)范工傷支付流程，確保工傷職工合法權益得到保障，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及工傷支付的相關業(yè)務及檔案管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保工傷支付檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內容必須真實、準確、完整，如實反映工傷事故及支付情況。3.安全保密原則：妥善保管工傷支付檔案，防止信息泄露，確保職工個人隱私及公司商業(yè)機密安全。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高工作效率，為工傷職工提供及時、便捷的服務。二、工傷支付檔案管理職責分工（一）人力資源部門1.負責工傷事故的申報、認定及工傷職工待遇的審核工作。2.收集、整理工傷職工的基本信息、工傷認定決定書、勞動能力鑒定結論等相關資料，并移交檔案管理部門。3.跟蹤工傷職工待遇支付情況，與財務部門核對支付數(shù)據(jù)。（二）財務部門1.根據(jù)人力資源部門審核后的工傷支付申請，負責工傷待遇的資金支付工作。2.建立工傷支付財務賬目，記錄工傷待遇的收支情況。3.定期與人力資源部門核對工傷支付賬目，確保數(shù)據(jù)一致。（三）檔案管理部門1.負責工傷支付檔案的集中統(tǒng)一管理，制定檔案管理制度和操作規(guī)程。2.接收、整理、保管工傷支付檔案，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.按照規(guī)定的期限和程序，對工傷支付檔案進行歸檔、存儲、查閱和銷毀等工作。（四）其他相關部門各部門應配合人力資源部門做好工傷事故的調查、報告等工作，提供與工傷事故相關的資料和信息。三、工傷支付檔案的內容及分類（一）工傷事故報告及調查資料1.工傷事故報告表，包括事故發(fā)生時間、地點、經過、原因分析等。2.事故現(xiàn)場照片、視頻資料。3.證人證言及調查筆錄。4.工傷事故調查報告，明確事故責任認定。（二）工傷認定資料1.工傷認定申請表。2.勞動合同文本復印件或其他建立勞動關系的有效證明。3.醫(yī)療機構出具的受傷后診斷證明書或者職業(yè)病診斷證明書（或者職業(yè)病診斷鑒定書）。4.工傷認定決定書。（三）勞動能力鑒定資料1.勞動能力鑒定申請表。2.工傷職工身份證復印件。3.工傷認定決定書復印件。4.完整有效的病歷資料，包括診斷證明、檢查報告、住院病歷等。5.勞動能力鑒定結論書。（四）工傷待遇支付資料1.工傷職工待遇申請表，包括醫(yī)療費用報銷、停工留薪期工資、傷殘津貼、一次性傷殘補助金等各項待遇申請。2.醫(yī)療費用發(fā)票、清單、病歷等相關憑證。3.工傷職工工資發(fā)放記錄。4.傷殘津貼、一次性傷殘補助金等支付憑證。5.其他與工傷待遇支付相關的證明材料。（五）其他相關資料1.工傷職工與公司簽訂的賠償協(xié)議（如有）。2.工傷職工的聯(lián)系方式及送達地址確認書。3.其他與工傷支付檔案管理相關的文件、資料。四、工傷支付檔案的收集與整理（一）收集要求1.人力資源部門、財務部門及其他相關部門應在工傷事故發(fā)生后及時收集相關資料，并按照檔案管理部門的要求進行整理。2.收集的資料應真實、完整、有效，確保檔案內容能夠準確反映工傷事故及支付情況。3.對于涉及工傷職工個人隱私的資料，應嚴格保密，妥善保管。（二）整理規(guī)范1.檔案管理部門應按照檔案分類標準，對收集到的工傷支付資料進行分類整理。2.每份檔案應編制頁碼，并填寫檔案目錄，注明檔案內容及所在頁碼。3.對于紙張較大的資料，應進行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂和保管。4.整理后的檔案應保持整潔、清晰，無破損、污漬等情況。五、工傷支付檔案的歸檔與存儲（一）歸檔流程1.檔案管理部門在收到整理好的工傷支付檔案后，應進行審核，確保檔案內容完整、規(guī)范。2.審核通過后，按照檔案編號規(guī)則為每份檔案編制唯一的檔案編號，并將檔案存入相應的檔案柜或存儲設備中。3.同時，在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案基本信息，包括檔案編號、類別、保管期限、存放位置等，便于查詢和管理。（二）存儲方式1.工傷支付檔案應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行存儲。2.紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和時間順序排列，便于查找和借閱。3.電子檔案應存儲在服務器或其他安全的存儲設備中，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.存儲場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案的安全保管。六、工傷支付檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部因工作需要查閱工傷支付檔案的，應填寫《工傷支付檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容及查閱期限等，并經所在部門負責人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及工傷職工個人隱私的檔案，未經工傷職工本人書面授權，不得查閱。（二）查閱程序1.檔案管理部門收到查閱申請表后，應核實申請人身份及查閱權限，對符合條件的申請予以批準。2.查閱人員應在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。3.查閱過程中，查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等。4.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《工傷支付檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱工傷支付檔案的，應填寫《工傷支付檔案借閱申請表》，經所在部門負責人、檔案管理部門負責人及公司分管領導簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或用于其他非工作目的。4.借閱期滿后，借閱人員應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《工傷支付檔案借閱登記表》上簽字確認。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應責任。七、工傷支付檔案的保密與安全管理（一）保密措施1.檔案管理部門應建立健全檔案保密制度，明確保密責任，加強對檔案管理人員的保密教育。2.對涉及工傷職工個人隱私及公司商業(yè)機密的檔案信息，應嚴格保密，未經授權不得泄露。3.在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應監(jiān)督查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。（二）安全管理1.檔案存儲場所應安裝必要的安全設施，如防火設備、防盜門窗、監(jiān)控系統(tǒng)等，確保檔案安全。2.指定專人負責檔案管理工作，定期對檔案進行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識，防止因人為疏忽導致檔案損壞、丟失等事故發(fā)生。八、工傷支付檔案的保管期限與銷毀（一）保管期限工傷支付檔案的保管期限應根據(jù)國家法律法規(guī)及行業(yè)標準確定，一般分為[短期保管期限]、[中期保管期限]和[長期保管期限]。具體保管期限如下：1.工傷事故報告及調查資料、工傷認定資料、勞動能力鑒定資料等與工傷認定及鑒定相關的檔案，保管期限為[長期保管期限]。2.工傷待遇支付資料中，涉及工傷職工一次性傷殘補助金、傷殘津貼等長期待遇支付的檔案，保管期限為[長期保管期限]；其他短期支付的工傷待遇檔案，保管期限為[短期保管期限]。3.其他與工傷支付檔案管理相關的文件、資料，保管期限根據(jù)其重要性和實際需要確定，一般為[中期保管期限]或[長期保管期限]。（二）銷毀程序1.檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應會同相關部門對擬銷毀的檔案進行鑒定，確認檔案已無保存價值。2.編制《工傷支付檔案銷毀清單》，詳細記錄擬銷毀檔案的編號、名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并經檔案管理部門負責人、財務部門負責人及公司分管領導簽字確認。3.按照規(guī)定的程序進行銷毀，