PAGE小學(xué)檔案室查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)小學(xué)檔案室的管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校教育教學(xué)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體教職工、學(xué)生以及因工作需要查閱本校檔案的校外人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和教育行業(yè)檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.安全保密原則：確保檔案在查閱過程中的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.服務(wù)利用原則：在保證檔案安全的前提下，積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，滿足學(xué)校各項(xiàng)工作對檔案信息的需求。二、檔案查閱范圍（一）教職工查閱范圍1.本人的人事檔案，包括履歷、學(xué)歷、職稱、考核、獎懲等材料。2.與本人工作相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案，如教學(xué)計劃、教案、學(xué)生成績冊、教研活動記錄等。3.學(xué)校規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)等一般性文件資料，用于了解學(xué)校工作情況，指導(dǎo)自身工作。（二）學(xué)生查閱范圍1.本人的學(xué)籍檔案，包括入學(xué)登記表、成績單、獎懲記錄等。2.與學(xué)生個人成長相關(guān)的檔案資料，如綜合素質(zhì)評價記錄、社會實(shí)踐活動記錄等，用于學(xué)生自我了解和成長反思。（三）校外人員查閱范圍1.因工作需要，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，查閱與學(xué)校教育教學(xué)、管理等工作相關(guān)的檔案資料，如合作辦學(xué)項(xiàng)目檔案、教育科研成果檔案等。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法履行職責(zé)，查閱涉及案件調(diào)查、行政監(jiān)管等相關(guān)的檔案資料，但必須按照法定程序辦理查閱手續(xù)。三、查閱流程（一）校內(nèi)人員查閱流程1.提出申請教職工因工作需要查閱檔案，需填寫《小學(xué)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及查閱期限等內(nèi)容。學(xué)生如需查閱本人檔案，應(yīng)由本人或家長向班主任提出申請，班主任簽署意見后，統(tǒng)一報送學(xué)校檔案室。2.申請審批申請表提交后，由檔案室負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核。對于一般性檔案查閱申請，在一個工作日內(nèi)給予批準(zhǔn)；對于涉及重要機(jī)密或特殊情況的檔案查閱申請，需報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批時間一般不超過三個工作日。3.查閱登記經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人到檔案室進(jìn)行查閱登記手續(xù)。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及數(shù)量等。4.檔案查閱檔案室工作人員根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案資料，并協(xié)助查閱人在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱人必須遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞或擅自抄錄、復(fù)制。5.查閱歸還查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案室工作人員。工作人員核對無誤后，在查閱登記冊上注明歸還日期。（二）校外人員查閱流程1.查閱申請校外人員因工作需要查閱本校檔案，必須提前向?qū)W校提交書面查閱申請，詳細(xì)說明查閱目的、內(nèi)容、范圍及查閱期限等，并加蓋單位公章。2.學(xué)校審核學(xué)校收到申請后，由檔案室會同相關(guān)部門對申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括查閱目的的合法性、必要性，查閱范圍的合理性等。審核通過后，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.簽訂協(xié)議經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，校外查閱人員需與學(xué)校簽訂《檔案查閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是保密責(zé)任。4.查閱登記校外查閱人員持學(xué)校批準(zhǔn)文件和保密協(xié)議到檔案室辦理查閱登記手續(xù)，登記要求同校內(nèi)人員查閱登記。5.檔案查閱檔案室工作人員按照協(xié)議和登記內(nèi)容，為校外查閱人員提供檔案資料，并嚴(yán)格監(jiān)督查閱過程。查閱過程中，校外人員不得將檔案資料帶離檔案室，如需復(fù)印或摘錄部分內(nèi)容，必須經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。6.查閱歸還查閱結(jié)束后，校外人員應(yīng)立即將檔案資料歸還檔案室，工作人員檢查檔案資料無損壞、缺失等情況后，在查閱登記冊上注明歸還日期，并收回保密協(xié)議。四、查閱期限（一）校內(nèi)人員查閱期限一般情況下，校內(nèi)人員查閱檔案的期限為[X]個工作日。如需延長查閱期限，應(yīng)提前向檔案室提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長，但延長后的期限最長不超過[X]個工作日。（二）校外人員查閱期限校外人員查閱檔案的期限根據(jù)具體查閱內(nèi)容和學(xué)校審批意見確定，一般不超過[X]個工作日。如需特殊延長，必須重新履行審批手續(xù)。五、檔案利用方式及限制（一）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案室指定地點(diǎn)查閱紙質(zhì)檔案資料。2.復(fù)?。簩τ诖_需留存檔案資料的，經(jīng)檔案室工作人員同意，利用者可按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印時，工作人員應(yīng)進(jìn)行登記，注明復(fù)印內(nèi)容、頁數(shù)等信息。3.摘錄：利用者如需摘錄檔案中的部分內(nèi)容，應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，摘錄內(nèi)容應(yīng)保持原意，不得斷章取義或進(jìn)行歪曲。（二）利用限制1.涉及學(xué)校機(jī)密、個人隱私以及法律法規(guī)規(guī)定不得公開的檔案資料，嚴(yán)禁查閱、復(fù)印或摘錄。2.檔案原件一般不外借，特殊情況需外借的，必須經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格的外借手續(xù)，明確歸還日期。外借期間，檔案利用者必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自更改檔案內(nèi)容。3.利用檔案資料時，不得進(jìn)行任何有損檔案安全和完整的行為，如折疊、裁剪、污損等。六、檔案安全與保密（一）安全措施1.檔案室應(yīng)具備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施正常運(yùn)行。2.檔案存放應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行科學(xué)排列，便于查找和管理，同時要保證檔案存放環(huán)境的整潔、通風(fēng)良好。3.檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全操作規(guī)程，下班前要對檔案室進(jìn)行全面檢查，關(guān)閉門窗、電源、空調(diào)等設(shè)備，確保檔案安全。（二）保密要求1.檔案室工作人員要嚴(yán)格遵守保密制度，對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.查閱檔案時，工作人員應(yīng)在旁監(jiān)督，防止查閱人違規(guī)操作。查閱結(jié)束后，及時對檔案進(jìn)行整理和清點(diǎn)，確保檔案無遺失、損壞等情況。3.對于涉及機(jī)密的檔案資料，查閱人如需摘錄或復(fù)印，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和管理。摘錄或復(fù)印的內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得隨意傳播。4.檔案利用者在查閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及保密信息，應(yīng)及時告知檔案室工作人員，不得擅自處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校成立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案室的查閱制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。監(jiān)督小組由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案室負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門代表組成。2.監(jiān)督小組通過查閱查閱登記冊、實(shí)地查看檔案室等方式，檢查檔案查閱流程是否規(guī)范、檔案安全與保密措施是否落實(shí)到位以及檔案利用情況是否符合規(guī)定等。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，并督促檔案室工作人員進(jìn)行整改。整改情況應(yīng)進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）外部監(jiān)督1.接受教育行政部門、檔案管理部門等上級主管部門的監(jiān)督檢查，積極配合上級部門的工作，如實(shí)提供檔案查閱制度執(zhí)行情況的相關(guān)資料和信息。2.對于上級部門提出的意見和建議，學(xué)校應(yīng)認(rèn)真研究，及時整改，并將整改情況報告上級部門。八、違規(guī)處理（一）校內(nèi)人員違規(guī)處理1.校內(nèi)人員違反本查閱制度，如未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱檔案、超期限查閱不歸還、在檔案上涂改損壞等，檔案室應(yīng)及時制止，并進(jìn)行批評教育。2.情節(jié)較輕的違規(guī)行為，由檔案室負(fù)責(zé)人給予警告處分，并責(zé)令其限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，報學(xué)校給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如記過、記大過、降級等，同時追回違規(guī)查閱的檔案資料，并要求其承擔(dān)因違規(guī)行為造成的損失。（二）校外人員違規(guī)處理1.校外人員違反檔案查閱保密協(xié)議或本制度規(guī)定，如泄露檔案機(jī)密信息、擅自將檔案資料帶離檔案室、違規(guī)復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容等，學(xué)校應(yīng)立即終止其查閱行為，并要求其采取措施消除不良影響。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，學(xué)校應(yīng)向其所在單位發(fā)出書面警告，并要求其作出書面檢討；情節(jié)嚴(yán)重的，除向其所在單位通報外，還應(yīng)依法追究其法律責(zé)任，同時禁止其今后再次查閱本校檔案。九、附則（一）解釋權(quán)本制