PAGE安全文明檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司安全文明檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性，為公司安全文明工作提供有力支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位在安全文明管理活動中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應如實反映安全文明工作的實際情況，確保內容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理與安全文明相關的各類資料，保證檔案資料的系統性和連貫性。3.規(guī)范性原則：按照統一的標準和規(guī)范進行檔案的分類、編號、整理和保管，確保檔案管理工作的標準化、規(guī)范化。4.保密性原則：對涉及公司機密和敏感信息的安全文明檔案，嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司安全文明檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門安全文明檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的質量。3.負責安全文明檔案的集中統一管理，包括檔案的接收、分類、編號、存儲、查閱、借閱等工作。4.定期對安全文明檔案進行整理、鑒定和銷毀，確保檔案資料的時效性和有效性。5.利用檔案資料為公司安全文明工作提供信息支持和決策依據，開展檔案信息的開發(fā)與利用工作。（二）各部門職責1.負責本部門安全文明檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確專人負責檔案管理工作，按照公司檔案管理制度的要求，及時將檔案資料移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，嚴格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定。三、檔案分類與編號（一）檔案分類安全文明檔案分為以下幾大類：1.安全管理制度類：包括公司安全管理方針、目標、計劃、安全責任制、安全操作規(guī)程、安全檢查制度、安全教育培訓制度、事故應急預案等。2.安全檢查與隱患排查類：安全檢查記錄、隱患排查報告、整改措施及落實情況等。3.安全教育培訓類：培訓計劃、培訓教材、培訓記錄、員工安全培訓檔案等。4.事故管理類：事故報告、事故調查處理資料、事故統計分析報告等。5.安全設施與設備管理類：安全設施臺賬、設備維護保養(yǎng)記錄、安全設備檢測報告等。6.文明施工管理類：文明施工方案、施工現場環(huán)境管理資料、文明施工宣傳活動記錄等。7.相關方管理類：對供應商、承包商等相關方的安全管理協議、安全評價報告、監(jiān)督檢查記錄等。8.其他類：與安全文明工作相關的其他重要文件、資料等。（二）編號規(guī)則安全文明檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式，具體如下：1.年份：用四位數字表示檔案形成的年份，如“2023”。2.類別代碼：根據檔案分類，用兩位字母表示各類檔案的類別，如“AJ”表示安全管理制度類，“BJ”表示安全檢查與隱患排查類等。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位數字表示流水號，如“0001”。例如，一份2023年形成的安全管理制度類檔案，其編號為“2023AJ0001”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應按照檔案管理的要求，及時收集本部門在安全文明工作中形成的各類文件、資料、記錄等，確保檔案資料的齊全、完整。2.檔案收集應注重時效性，對于重要的安全文明活動、事件等，應在活動結束或事件處理完畢后及時收集相關資料。3.收集的檔案資料應包括紙質文件、電子文件、照片、音像資料等多種形式，確保檔案信息的全面性。（二）整理要求1.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和內在聯系，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。2.對收集到的檔案資料進行分類、裝訂、編目等工作，確保檔案資料的整齊、規(guī)范。3.紙質檔案應使用A4紙張，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。4.電子檔案應按照統一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的存儲介質上，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應定期將整理好的檔案資料移交檔案管理部門進行歸檔，歸檔時間為每年的[具體時間]。2.檔案管理部門在接收檔案時，應認真核對檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案資料，應及時退回原部門進行補充或修正。3.歸檔的檔案資料應編制檔案目錄，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨保存，便于查閱。（二）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。3.對不同載體的檔案資料應分別保管，電子檔案應定期進行備份，防止數據丟失。4.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要查閱安全文明檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據查閱申請，提供相應的檔案資料，并在查閱現場進行監(jiān)督，確保檔案資料的安全。3.查閱檔案時，應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損，如需摘錄或復制檔案內容，應經檔案管理部門負責人批準。4.查閱完畢后，應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內部人員因工作需要借閱安全文明檔案的期限一般不超過[具體天數]，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。3.借閱人員應妥善保管檔案資料，不得轉借他人，不得擅自復制、傳播檔案內容，如因保管不善造成檔案資料損壞或丟失的，應承擔相應的賠償責任。4.借閱期滿后，借閱人員應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應遵循全面審查、區(qū)別對待、保證重點、便于利用的原則，對檔案資料的保存價值進行科學評估。2.鑒定工作應定期進行，一般每[具體年限]進行一次，確保檔案資料的時效性和有效性。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員等組成，負責對檔案資料進行鑒定。2.鑒定小組應根據檔案的形成時間、內容、來源、保管期限等因素，對檔案資料的保存價值進行綜合評估，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案資料，應編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、編號、日期、數量等信息。（三）銷毀程序1.《檔案銷毀清冊》經公司主管領導批準后，方可進行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應采用適當的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案資料無法恢復。3.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.檔案銷毀完畢后，應在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀方式、日期等信息，并由監(jiān)督人員和檔案管理人員簽字確認。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立安全文明檔案信息化管理系統，實現檔案資料的電子化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。2.逐步實現檔案管理工作的自動化流程，如檔案收集、整理、歸檔、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的信息化操作，減少人工干預，提高工作準確性。（二）數據錄入與維護1.檔案管理部門應安排專人負責安全文明檔案信息化管理系統的數據錄入工作，確保錄入數據的準確性和完整性。2.定期對檔案信息化管理系統中的數據進行維護和更新，及時刪除過期或無效的數據，保證系統數據的時效性和有效性。（