PAGE人社局文書檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)人社局文書檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于人社局各科室、下屬單位在工作中形成的各類文書檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：人社局文書檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映工作實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類文書檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理科室，負(fù)責(zé)全局文書檔案的管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做好借閱登記和歸還工作。5.對(duì)檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。三、文書檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、通知、指示等。2.本局制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等。3.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、備忘錄等。4.本局各科室、下屬單位在工作中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、信函等。5.各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)查資料、業(yè)務(wù)檔案等。6.其他具有保存價(jià)值的文書材料。（二）收集要求1.各科室、下屬單位應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文書材料移交檔案管理部門，不得積壓。2.移交的文書材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)同時(shí)移交電子文檔。（三）整理方法1.分類：按照文書檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等，便于查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，便于保管和查閱。四、文書檔案的保管期限（一）保管期限劃分文書檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映本局主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本局、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映本局一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映本局一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本局工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）確定保管期限的原則1.依據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值確定保管期限。2.對(duì)于涉及本局重大決策、重要業(yè)務(wù)、人事任免等方面的檔案，應(yīng)列為永久保管；對(duì)于一般性業(yè)務(wù)檔案，可根據(jù)實(shí)際情況確定為長(zhǎng)期或短期保管。五、文書檔案的借閱與利用（一）借閱范圍本局工作人員因工作需要，可借閱本局文書檔案。外單位查閱本局文書檔案，須經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱手續(xù)1.本局工作人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等。2.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字，并注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱或查閱申請(qǐng)，及時(shí)提供檔案，并做好登記和記錄。（三）借閱期限本局工作人員借閱檔案一般不得超過兩周，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外單位查閱檔案一般不得超過三個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（四）利用規(guī)定1.借閱或查閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理手續(xù)。3.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。六、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會(huì)同有關(guān)科室組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保管狀況，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同有關(guān)人員進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀完畢后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并注明銷毀日期。4.對(duì)已銷毀檔案的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。七、電子文書檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各科室、下屬單位應(yīng)及時(shí)將電子文書材料移交檔案管理部門，移交的電子文檔應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全。2.檔案管理部門應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的整理方法，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.存儲(chǔ)電子檔案的設(shè)備應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失和泄密。3.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線查閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析。（三）電子檔案的利用與安全1.使用電子檔案管理系統(tǒng)查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守系統(tǒng)操作規(guī)程，確保系統(tǒng)安全。2.如需打印、復(fù)制電子檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全防護(hù)，采取加密、防火墻等技術(shù)措施，防止電子檔案被非法獲取、篡改或刪除。八、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.檔案的安全保管情況。4.檔案的利用情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)本局各科室、下屬單位的檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.不定期抽查：局辦公室可不定期對(duì)檔案管