PAGE審計局檔案保管制度一、總則（一）制定目的為加強審計局檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于審計局在各項審計工作及行政管理活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實準確原則：歸檔的檔案應(yīng)真實反映審計工作及行政管理活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門審計局設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)全局檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負責(zé)接收各部門移交的檔案，確保檔案齊全、完整。2.檔案整理：按照檔案分類標準，對接收的檔案進行分類、編號、編目等整理工作。3.檔案保管：妥善保管檔案，做好檔案的安全防護工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.檔案鑒定：定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對失去保存價值的檔案提出銷毀意見。5.檔案統(tǒng)計：建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。6.檔案利用：負責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時登記利用情況。（三）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料齊全、完整。2.文件材料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等各種載體形式。3.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、完整，反映審計工作及行政管理活動的全過程。（二）文件材料的整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類標準，對收集的文件材料進行分類整理。2.分類應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。3.整理后的文件材料應(yīng)進行編號、編目，編制檔案目錄。四、檔案的分類與編號（一）檔案分類審計局檔案分為以下幾類：1.審計業(yè)務(wù)檔案：包括各類審計項目的工作底稿、審計報告、審計決定書等。2.行政管理檔案：包括局機關(guān)的文件、會議記錄、人事檔案、財務(wù)檔案等。3.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映審計工作及行政管理活動的聲像資料。4.電子檔案：包括存儲在計算機系統(tǒng)中的各類電子文件。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。2.審計業(yè)務(wù)檔案編號按照審計項目編號進行編制，行政管理檔案編號按照年度、類別、順序號進行編制，聲像檔案編號按照形成時間、類別、順序號進行編制。3.電子檔案編號應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號相對應(yīng)，便于查找和利用。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。（二）檔案裝具1.檔案應(yīng)采用符合國家標準的檔案裝具進行存放，如檔案柜、檔案盒等。2.檔案裝具應(yīng)堅固耐用，便于檔案的存放和查找。（三）檔案保管期限1.審計業(yè)務(wù)檔案保管期限按照《審計機關(guān)審計檔案管理規(guī)定》執(zhí)行，分為永久、長期（10年）、短期（3年）。2.行政管理檔案保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為永久、長期（10年）、短期（3年）。3.聲像檔案和電子檔案保管期限與相應(yīng)紙質(zhì)檔案保管期限一致。（四）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照編號順序排列存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制。4.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自涂改、銷毀檔案。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成。2.鑒定依據(jù)：根據(jù)檔案保管期限表和國家有關(guān)規(guī)定，對檔案進行鑒定。3.鑒定內(nèi)容：鑒定檔案的真實性、完整性、準確性和保存價值。（二）檔案銷毀1.對失去保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派員監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，確保檔案銷毀徹底。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準確、及時，定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。（二）檔案移交1.審計局撤銷、合并時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給有關(guān)部門。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清冊，辦理交接手續(xù)。3.檔案移交清冊應(yīng)包括檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。八、檔案的利用（一）利用范圍1.審計局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.有關(guān)部門和單位因工作需要查閱、借閱審計局檔案。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱、借閱審計局檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱、借閱人員提供檔案，并辦理查閱、借閱登記手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，愛護檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱人員不得將檔案轉(zhuǎn)借