PAGE安徽省檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)安徽省檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供有力支持，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本省實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安徽省行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則各級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)；各單位負(fù)責(zé)本單位檔案工作的具體實(shí)施和管理。2.維護(hù)檔案的完整與安全原則采取有效措施，確保檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.便于社會(huì)各方面利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、便捷的檔案服務(wù)。二、檔案機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置1.各級(jí)各類單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)或配備專（兼）職檔案工作人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，確需調(diào)整的，應(yīng)報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門備案。（二）檔案人員配備1.檔案工作人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉本單位業(yè)務(wù)工作，經(jīng)檔案行政管理部門組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，取得崗位資格證書后上崗。2.檔案工作人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，因工作需要變動(dòng)時(shí)，應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)。（三）檔案人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案實(shí)體和信息安全，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，對(duì)破損、褪色、變質(zhì)等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，編制檔案檢索工具，提供檔案查閱、借閱服務(wù)，積極為單位各項(xiàng)工作提供檔案支持。5.參與本單位重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料齊全完整。6.負(fù)責(zé)向同級(jí)國家綜合檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案，并做好交接手續(xù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高本單位人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）文件材料的形成與積累1.各單位應(yīng)建立健全文件材料形成、積累、收集、整理的工作機(jī)制，明確各部門和人員在文件材料形成過程中的職責(zé)。2.工作人員在辦理公務(wù)活動(dòng)中，應(yīng)及時(shí)將形成的文件材料收集齊全，做到隨辦隨歸，防止文件材料散失。（二）歸檔范圍與保管期限1.各單位應(yīng)按照國家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本單位文件材料歸檔范圍和保管期限表，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門審核后執(zhí)行。2.歸檔范圍應(yīng)涵蓋本單位在職能活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像、實(shí)物等。3.保管期限分為永久、定期（30年、10年）。確定保管期限應(yīng)根據(jù)文件材料的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素綜合考量。（三）整理要求1.遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.紙質(zhì)文件應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類整理，編制卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊(cè)，填寫卷皮。3.電子文件應(yīng)按照《電子文件管理暫行辦法》等相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理，實(shí)行邏輯歸檔和物理歸檔相結(jié)合，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.照片、錄音、錄像等聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時(shí)間順序進(jìn)行整理，編寫文字說明，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。5.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，注明實(shí)物名稱、來源、日期、保管期限等信息，并妥善保管。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所與設(shè)施1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等要求，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備（滅火器、消火栓等）、防蟲防鼠設(shè)備（防蟲劑、鼠夾等）、防盜報(bào)警設(shè)備等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案整理與上架1.檔案整理完成后，應(yīng)及時(shí)上架存放，按照類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找利用。2.檔案密集架應(yīng)合理布局，標(biāo)明架號(hào)、列號(hào)、層號(hào)等標(biāo)識(shí)，檔案存放應(yīng)整齊有序，便于存取。（三）檔案保管期限變更與鑒定1.檔案保管期限需要變更的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和審批。2.各單位應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。3.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案部門和保密部門共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。五、檔案的利用（一）利用范圍與方式1.本單位工作人員因工作需要，可查閱、借閱本單位保管的檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫查閱、借閱登記表，注明查閱、借閱目的、內(nèi)容、期限等信息，并經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案部門提供查閱、借閱服務(wù)。查閱、借閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)報(bào)本單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.根據(jù)檔案利用需求，檔案部門可提供檔案復(fù)制、整理、編研等服務(wù)，為利用者提供便利。（二）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、查閱日期、內(nèi)容、期限等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用規(guī)律和需求，為檔案管理和服務(wù)工作提供參考依據(jù)。（三）利用反饋與跟蹤1.檔案部門應(yīng)及時(shí)了解利用者對(duì)檔案利用服務(wù)的反饋意見，對(duì)存在的問題及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)，提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量。2.對(duì)重要檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤，確保檔案的安全和合理利用。六、檔案的信息化建設(shè)（一）信息化規(guī)劃與建設(shè)1.各單位應(yīng)將檔案信息化建設(shè)納入本單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃，制定檔案信息化建設(shè)方案，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.加大檔案信息化建設(shè)投入，配備必要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，以及檔案管理軟件等軟件系統(tǒng)，確保檔案信息化建設(shè)順利推進(jìn)。（二）電子文件管理1.建立健全電子文件管理制度，規(guī)范電子文件的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的管理。2.推行電子文件單軌制歸檔，確保電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔，實(shí)現(xiàn)電子文件的全程管理。3.加強(qiáng)電子文件的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制等措施，防止電子文件信息泄露、丟失和損壞。（三）檔案信息資源開發(fā)利用1.利用檔案管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索，提高檔案查閱利用效率。2.開展檔案信息資源開發(fā)利用工作，編制檔案專題數(shù)據(jù)庫、檔案編研成果等，為單位決策、業(yè)務(wù)工作和社會(huì)公眾提供多樣化的檔案信息服務(wù)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體與職責(zé)1.各級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，依法履行監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)。2.各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容與方式1.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案工作制度建設(shè)、機(jī)構(gòu)人員配備、檔案收集整理、保管利用、信息化建設(shè)等方面。2.監(jiān)督檢查方式可采取定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等形式，通過聽取匯報(bào)、查閱資料、實(shí)地查看等方式進(jìn)行。（三）問題整改與責(zé)任追究1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題