PAGE住建局檔案館制度牌一、總則（一）目的為加強(qiáng)住建局檔案館的規(guī)范化管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范住建局檔案館的各項(xiàng)工作流程，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為住建局的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于住建局檔案館全體工作人員以及涉及檔案查閱、利用的相關(guān)部門和人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保檔案資料真實(shí)反映住建局各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。2.完整性原則：全面收集、整理住建局在工作過程中形成的各類檔案資料，保證檔案的齊全完整。3.安全性原則：采取有效措施，確保檔案資料的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱、利用的效率，為相關(guān)部門和人員提供便捷的服務(wù)。二、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類：包括住建局的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)工作類：涵蓋城市建設(shè)規(guī)劃、工程管理、住房保障、房地產(chǎn)市場(chǎng)監(jiān)管等業(yè)務(wù)領(lǐng)域形成的文件、圖紙、報(bào)表、合同等資料。3.人事檔案類：干部職工的個(gè)人檔案，包括履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲、工資等方面的材料。4.財(cái)務(wù)檔案類：財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)相關(guān)資料。5.聲像檔案類：住建局工作活動(dòng)中形成的照片、錄像、錄音等聲像資料。6.電子檔案類：以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、剪裁或損毀。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集電子版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。4.收集的檔案資料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，便于后續(xù)的歸檔工作。（三）收集流程1.各部門在工作過程中形成的檔案資料，由部門收集人員定期進(jìn)行整理。2.整理后的檔案資料應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。3.部門收集人員將整理好的檔案資料及《檔案移交清單》一并移交至住建局檔案館。4.檔案館接收人員對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。三、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的形成領(lǐng)域和性質(zhì)，分為行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事檔案類、財(cái)務(wù)檔案類、聲像檔案類、電子檔案類等六大類。2.每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如業(yè)務(wù)工作類可進(jìn)一步分為城市建設(shè)規(guī)劃、工程管理、住房保障等小類。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案：按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案資料進(jìn)行排序、編目，編制檔案目錄索引，便于查找和利用。2.電子檔案：按照電子文件的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件數(shù)據(jù)庫，同時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子文件的可識(shí)別性和可追溯性。3.聲像檔案：對(duì)照片、錄像、錄音等聲像資料進(jìn)行分類整理，標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，并刻錄成光盤或存儲(chǔ)在電子存儲(chǔ)設(shè)備中。（三）整理流程1.檔案館工作人員接收檔案資料后，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類。2.對(duì)分類后的檔案資料進(jìn)行詳細(xì)的整理，包括排序、編目、裝訂等工作。3.在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料存在缺失、損壞等問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和修復(fù)。4.整理完成后，將檔案資料上架存放，并更新檔案目錄索引。四、檔案歸檔（一）歸檔范圍已整理好的各類檔案資料，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案和聲像檔案等。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案資料應(yīng)齊全完整，符合整理要求。2.檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，不同類別的檔案應(yīng)分別存放。3.歸檔的檔案資料應(yīng)編制清晰的檔案編號(hào)，便于查找和管理。（三）歸檔流程1.檔案館工作人員將整理好的檔案資料按照歸檔要求進(jìn)行分類、編號(hào)。2.將編號(hào)后的檔案資料裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上標(biāo)注檔案編號(hào)、檔案名稱、歸檔日期等信息。3.將檔案盒或檔案袋存放在檔案庫房的相應(yīng)位置，并在檔案庫房的檔案存放位置索引上進(jìn)行登記。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.住建局應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案資料。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案資料的安全保管。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案盒、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）保管措施1.建立檔案庫房管理制度，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。2.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的措施。3.按照檔案保管期限的要求，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和處置，確保檔案資料的合理保管。4.做好檔案庫房的溫濕度控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境，防止檔案資料因溫濕度變化而受損。六、檔案查閱（一）查閱范圍住建局內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案資料的，以及外部單位或個(gè)人因合法事由查閱檔案資料的。（二）查閱要求1.查閱檔案資料應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)在檔案館工作人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自翻閱、抽取、涂改、損毀檔案資料。3.如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案館，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）查閱流程1.查閱人員向檔案館提交《檔案查閱申請(qǐng)表》。2.檔案館工作人員對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，如符合查閱條件，予以批準(zhǔn)。3.查閱人員在檔案館工作人員的陪同下查閱檔案資料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員辦理檔案資料歸還手續(xù)，并在《檔案查閱登記表》上簽字。七、檔案利用（一）利用范圍住建局內(nèi)部各部門在開展工作過程中，可根據(jù)實(shí)際需要利用檔案資料為決策提供依據(jù)、解決工作問題等。同時(shí)，在符合法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定的前提下，也可向外部單位或個(gè)人提供檔案資料的利用服務(wù)。（二）利用要求1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案資料的安全和有效利用。2.利用檔案資料時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或泄露檔案資料的內(nèi)容。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。（三）利用流程1.利用部門或個(gè)人向檔案館提交《檔案利用申請(qǐng)表》。2.檔案館工作人員對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，如符合利用條件，報(bào)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.利用部門或個(gè)人按照批準(zhǔn)的利用范圍和方式利用檔案資料。4.利用結(jié)束后，利用部門或個(gè)人應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料，并在《檔案利用登記表》上簽字確認(rèn)。八、檔案鑒定（一）鑒定范圍定期對(duì)住建局檔案館保存的檔案資料進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案資料的形成時(shí)間、內(nèi)容重要性、歷史價(jià)值等因素，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）。2.對(duì)于具有重要?dú)v史價(jià)值、涉及重大決策、反映住建局主要工作活動(dòng)等檔案資料，應(yīng)列為永久保管；對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案資料，可列為長(zhǎng)期或短期保管。（三）鑒定流程1.檔案館成立檔案鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.檔案鑒定小組按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資料進(jìn)行逐卷、逐件鑒定。3.鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，填寫《檔案鑒定意見書》，提出檔案的保管期限和處置意見。4.檔案館負(fù)責(zé)人對(duì)《檔案鑒定意見書》進(jìn)行審核，如審核通過，按照處置意見對(duì)檔案資料進(jìn)行相應(yīng)的處理。九、檔案銷毀（一）銷毀范圍經(jīng)鑒定確定為無保存價(jià)值的檔案資料，以及保管期限已滿且無繼續(xù)保存必要的檔案資料。（二）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保檔案資料的安全銷毀。2.銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間等信息。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人審核簽字，并報(bào)住建局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀流程1.檔案館工作人員根據(jù)批準(zhǔn)的《檔案銷毀清冊(cè)》，對(duì)擬銷毀的檔案資料進(jìn)行