PAGE培訓(xùn)教育檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)教育檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)教育檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保培訓(xùn)教育檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，為公司培訓(xùn)教育工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部開展的各類培訓(xùn)教育活動(dòng)所形成的檔案管理，包括但不限于新員工入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)、管理培訓(xùn)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)教育檔案應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)教育活動(dòng)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集培訓(xùn)教育活動(dòng)中形成的各類文件、資料，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)與實(shí)際情況相符。4.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密、學(xué)員隱私等內(nèi)容的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案整理應(yīng)科學(xué)合理，便于查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、培訓(xùn)教育檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善培訓(xùn)教育檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門培訓(xùn)教育檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理公司培訓(xùn)教育檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。4.定期對(duì)培訓(xùn)教育檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，確保檔案質(zhì)量。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用記錄。6.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案實(shí)體安全。（二）培訓(xùn)教育部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門組織開展的培訓(xùn)教育活動(dòng)檔案的收集、整理和初步歸檔工作。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。3.在培訓(xùn)教育活動(dòng)結(jié)束后，按照檔案管理要求，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門員工參加培訓(xùn)教育活動(dòng)所產(chǎn)生的個(gè)人學(xué)習(xí)資料、考核成績等檔案材料的收集，并及時(shí)移交至培訓(xùn)教育部門或檔案管理部門。2.協(xié)助培訓(xùn)教育部門和檔案管理部門做好與本部門相關(guān)的培訓(xùn)教育檔案管理工作。三、培訓(xùn)教育檔案的分類與編號(hào)（一）分類培訓(xùn)教育檔案分為以下幾類：1.培訓(xùn)計(jì)劃類：包括年度培訓(xùn)計(jì)劃、專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)課程安排等。2.培訓(xùn)教材類：如自編教材、外部引進(jìn)教材、培訓(xùn)講義、課件等。3.培訓(xùn)師資類：教師簡歷、授課記錄、教學(xué)評(píng)估等。4.培訓(xùn)學(xué)員類：學(xué)員報(bào)名登記表、培訓(xùn)簽到表、學(xué)習(xí)筆記、考核成績、結(jié)業(yè)證書等。5.培訓(xùn)活動(dòng)類：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)照片、視頻資料、培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告等。6.培訓(xùn)設(shè)施設(shè)備類：培訓(xùn)場地租賃合同、培訓(xùn)設(shè)備清單、設(shè)備維護(hù)記錄等。（二）編號(hào)為便于檔案管理和查詢，對(duì)各類培訓(xùn)教育檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用分類編號(hào)法，具體如下：1.培訓(xùn)計(jì)劃類：以“PJ+年份+序號(hào)”進(jìn)行編號(hào)，如“PJ202301”表示2023年第1個(gè)培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)教材類：以“JC+年份+教材類別代碼+序號(hào)”進(jìn)行編號(hào)，教材類別代碼根據(jù)教材性質(zhì)設(shè)定，如自編教材為“ZB”，外部引進(jìn)教材為“WY”等，例如“JC2023ZB01”表示3.培訓(xùn)師資類：以“SZ+年份+教師序號(hào)”進(jìn)行編號(hào)，如“SZ202305”表示2023年第5位培訓(xùn)教師的檔案。4.培訓(xùn)學(xué)員類：以“XY+年份+學(xué)員序號(hào)”進(jìn)行編號(hào)，如“XY2023100”表示2023年第100號(hào)學(xué)員的檔案。5.培訓(xùn)活動(dòng)類：以“HD+年份+活動(dòng)序號(hào)”進(jìn)行編號(hào)，如“HD202303”表示2023年第3次培訓(xùn)活動(dòng)的檔案。6.培訓(xùn)設(shè)施設(shè)備類：以“SB+年份+設(shè)備序號(hào)”進(jìn)行編號(hào)，如“SB202302”表示2023年第2號(hào)培訓(xùn)設(shè)施設(shè)備的檔案。四、培訓(xùn)教育檔案的收集與整理（一）收集要求1.培訓(xùn)教育活動(dòng)開展前，相關(guān)部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)收集活動(dòng)過程中產(chǎn)生的各類文件、資料。2.收集的檔案應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、視頻等多種形式，確保資料的全面性。3.對(duì)于重要的培訓(xùn)教育活動(dòng)，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要、批示等文件。4.培訓(xùn)教育部門應(yīng)定期督促各部門和相關(guān)人員按時(shí)提交檔案資料，確保檔案收集工作的及時(shí)性。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制目錄，注明文件名稱、日期、來源等信息，便于查找。3.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。4.電子文檔應(yīng)按照規(guī)范的命名方式進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的文件夾中，同時(shí)建立相應(yīng)的索引目錄。5.照片和視頻資料應(yīng)進(jìn)行標(biāo)注，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并分類存儲(chǔ)。五、培訓(xùn)教育檔案的保管（一）保管期限培訓(xùn)教育檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要程度和性質(zhì)確定，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：涉及公司核心機(jī)密、重要?dú)v史資料、長期有效的培訓(xùn)教材等檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：一般的培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)總結(jié)、學(xué)員考核成績等檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管：臨時(shí)性的培訓(xùn)通知、活動(dòng)照片等檔案，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，確保存放整齊、有序。檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的房間內(nèi)。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子檔案的訪問權(quán)限管理，確保數(shù)據(jù)安全。3.照片和視頻檔案：應(yīng)刻錄成光盤，并進(jìn)行標(biāo)注和分類存儲(chǔ)。同時(shí)，建立相應(yīng)的電子目錄，便于查詢和使用。（三）檔案保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、蟲害等對(duì)檔案的損害。2.庫房溫度應(yīng)控制在[適宜溫度范圍]，相對(duì)濕度應(yīng)控制在[適宜濕度范圍]，以保證檔案的紙張和字跡不受潮、褪色等影響。3.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。六、培訓(xùn)教育檔案的利用（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱培訓(xùn)教育檔案，應(yīng)填寫《培訓(xùn)教育檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如需復(fù)印部分檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱培訓(xùn)教育檔案的，應(yīng)填寫《培訓(xùn)教育檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[規(guī)定借閱天數(shù)]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。3.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）檔案利用記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱、借閱檔案的人員姓名、部門、查閱或借閱時(shí)間、檔案名稱和編號(hào)、利用目的等信息。檔案利用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、培訓(xùn)教育檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的培訓(xùn)教育檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估，提出鑒定意見。3.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《培訓(xùn)教育檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)鑒定小組組長簽字確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）銷毀1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序?qū)M銷毀的檔案進(jìn)行銷毀。銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。2.