PAGE電大教學(xué)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電大教學(xué)檔案管理，確保教學(xué)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)、管理、研究等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于電大系統(tǒng)內(nèi)各級(jí)各類(lèi)教學(xué)檔案的管理，包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教材、教案、教學(xué)課件、考試試卷、成績(jī)冊(cè)、教學(xué)評(píng)估資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：教學(xué)檔案由學(xué)校檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，各教學(xué)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的收集、整理、歸檔工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.完整準(zhǔn)確原則：教學(xué)檔案應(yīng)全面反映教學(xué)活動(dòng)的全過(guò)程，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，數(shù)據(jù)可靠。3.分類(lèi)科學(xué)原則：教學(xué)檔案應(yīng)按照教學(xué)活動(dòng)的不同類(lèi)別和階段進(jìn)行分類(lèi)，便于查找、利用和管理。4.安全保密原則：教學(xué)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保檔案的安全和保密，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、教學(xué)檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.教學(xué)計(jì)劃類(lèi)：包括各專(zhuān)業(yè)教學(xué)計(jì)劃、課程教學(xué)大綱、實(shí)踐教學(xué)大綱等。2.教材類(lèi)：包括教材選用計(jì)劃、教材編寫(xiě)情況、教材樣書(shū)等。3.教案類(lèi)：包括教師個(gè)人教案、集體備課教案等。4.教學(xué)課件類(lèi)：包括多媒體課件、網(wǎng)絡(luò)課程等。5.考試試卷類(lèi)：包括考試試卷、標(biāo)準(zhǔn)答案、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)等。6.成績(jī)冊(cè)類(lèi)：包括學(xué)生成績(jī)冊(cè)、補(bǔ)考成績(jī)冊(cè)等。7.教學(xué)評(píng)估資料類(lèi)：包括教學(xué)檢查報(bào)告、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、學(xué)生評(píng)教結(jié)果等。8.教學(xué)實(shí)踐類(lèi)：包括實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等。（二）編號(hào)教學(xué)檔案的編號(hào)應(yīng)按照分類(lèi)順序進(jìn)行，采用數(shù)字編碼的方式，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)格式為：[年份][類(lèi)別代碼][流水號(hào)]，其中年份為檔案形成的年份，類(lèi)別代碼為上述分類(lèi)中的類(lèi)別代碼，流水號(hào)為該類(lèi)別檔案的順序號(hào)。例如：202301001，表示2023年教學(xué)計(jì)劃類(lèi)的第1份檔案。三、教學(xué)檔案的收集與整理（一）收集1.各教學(xué)部門(mén)應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的要求，定期收集本部門(mén)在教學(xué)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案資料，并進(jìn)行初步整理。2.教師應(yīng)及時(shí)將個(gè)人教案、教學(xué)課件、考試試卷等教學(xué)檔案資料提交給所在教學(xué)部門(mén)。3.實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)的相關(guān)檔案資料，如實(shí)習(xí)計(jì)劃、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等，由實(shí)踐教學(xué)指導(dǎo)教師負(fù)責(zé)收集整理，并提交給所在教學(xué)部門(mén)。（二）整理1.教學(xué)檔案管理人員應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的教學(xué)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)每份檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。3.對(duì)破損、褪色的檔案資料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的可讀性。4.對(duì)電子檔案資料應(yīng)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全性和可利用性。四、教學(xué)檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.教學(xué)檔案資料整理完畢后，教學(xué)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將檔案資料移交學(xué)校檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)移交的教學(xué)檔案資料進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的檔案資料應(yīng)退回教學(xué)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案編號(hào)順序，將教學(xué)檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、年份等信息，存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房中。（二）保管1.根據(jù)教學(xué)檔案的重要程度和保管期限要求，確定不同的保管方式，如永久保管、長(zhǎng)期保管、短期保管等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案資料的安全。3.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案資料的損壞、丟失等問(wèn)題。4.對(duì)電子檔案資料應(yīng)定期進(jìn)行備份，并進(jìn)行異地存儲(chǔ)，防止因自然災(zāi)害、計(jì)算機(jī)故障等原因?qū)е码娮訖n案資料丟失。五、教學(xué)檔案的利用與借閱（一）利用1.學(xué)校內(nèi)部各部門(mén)因教學(xué)、管理、研究等工作需要查閱教學(xué)檔案資料的，應(yīng)填寫(xiě)《教學(xué)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的程序，為查閱人員提供必要的幫助和服務(wù)，確保查閱工作的順利進(jìn)行。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫(kù)房。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱教學(xué)檔案資料的，應(yīng)填寫(xiě)《教學(xué)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案資料內(nèi)容，確保檔案資料的安全和保密。六、教學(xué)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案資料進(jìn)行清理。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)會(huì)同教學(xué)部門(mén)、相關(guān)專(zhuān)家組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)按照規(guī)定的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)檔案資料進(jìn)行認(rèn)真審查和評(píng)估。3.鑒定小組應(yīng)出具鑒定意見(jiàn)，對(duì)確已失去保存價(jià)值的檔案資料，提出銷(xiāo)毀建議。（二）銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的教學(xué)檔案資料，應(yīng)填寫(xiě)《教學(xué)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀教學(xué)檔案資料時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀工作的徹底性和安全性。3.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。七、教學(xué)檔案管理人員的職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善教學(xué)檔案管理制度，組織實(shí)施教學(xué)檔案管理工作。2.定期檢查教學(xué)檔案管理工作的開(kāi)展情況，解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。3.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.負(fù)責(zé)與學(xué)校內(nèi)部各部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，確保教學(xué)檔案管理工作的順利進(jìn)行。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)教學(xué)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、利用和借閱等工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保檔案資料的安全和保密。3.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案資料的損壞、丟失等問(wèn)題。4