PAGE檔案三合一制度編制說明一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和管理，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案。（三）編制依據(jù)1.《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法2.《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）3.《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42）4.其他相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（四）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由綜合管理部門負(fù)責(zé)集中管理，各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交，接受綜合管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)安全原則確保檔案的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，保證檔案的安全保管和有效利用。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門檔案工作。3.集中管理公司各類檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。5.負(fù)責(zé)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的具體實(shí)施，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交應(yīng)歸檔的文件材料。4.積極配合綜合管理部門開展檔案利用工作，提供所需的檔案資料。三、檔案歸檔范圍與保管期限（一）歸檔范圍1.黨群工作類包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，行政會(huì)議紀(jì)要、決議，工作計(jì)劃、總結(jié)，規(guī)章制度，人事任免、考核、獎(jiǎng)懲，財(cái)務(wù)審計(jì)，物資采購(gòu)、管理，合同協(xié)議，安全保衛(wèi)，后勤保障等方面的文件材料。3.經(jīng)營(yíng)管理類包括市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)營(yíng)銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、設(shè)備管理、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、客戶服務(wù)等方面形成的文件材料。4.生產(chǎn)技術(shù)類包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝文件、生產(chǎn)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、檢驗(yàn)記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄等方面的文件材料。5.科研項(xiàng)目類包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、驗(yàn)收等過程中形成的項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定證書等文件材料。6.基本建設(shè)類包括工程項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等方面形成的項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖、工程決算等文件材料。7.會(huì)計(jì)檔案類包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)報(bào)表等方面的文件材料。8.聲像檔案類包括照片、錄音、錄像等反映公司重要活動(dòng)、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等方面的聲像資料。9.電子檔案類包括公司在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站信息等。（二）保管期限1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、股東會(huì)議決議、董事會(huì)決議、監(jiān)事會(huì)決議、公司年度工作報(bào)告、重要合同協(xié)議、重大項(xiàng)目文件、會(huì)計(jì)檔案中的年度財(cái)務(wù)報(bào)告等。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種。保管期限為30年的檔案，主要包括公司一般性的行政管理文件、經(jīng)營(yíng)管理文件、生產(chǎn)技術(shù)文件等，在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值。保管期限為10年的檔案，主要包括公司短期的業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性的工作記錄等，保存期滿后可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行鑒定銷毀。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案按照年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限進(jìn)行分類。即先將檔案按年度分開，再在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）分類，最后按保管期限分別排列。2.科技檔案按照項(xiàng)目類別保管期限進(jìn)行分類。根據(jù)科研項(xiàng)目、工程項(xiàng)目等不同項(xiàng)目分別整理，在每個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)按文件材料的類別（如科研文件可分為立項(xiàng)文件、研究文件、成果文件等）進(jìn)行分類，最后按保管期限排列。3.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度類別保管期限進(jìn)行分類。按年度將會(huì)計(jì)檔案分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別，再按保管期限分別排列。4.聲像檔案按照載體形式年度內(nèi)容進(jìn)行分類。如照片檔案按年度、照片內(nèi)容分類整理，錄音錄像檔案按年度、主題分類整理。5.電子檔案按照電子文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫。（三）編號(hào)規(guī)則1.文書檔案采用“全宗號(hào)年度保管期限件號(hào)”的編號(hào)方式。全宗號(hào)由公司綜合管理部門統(tǒng)一編制，年度采用公元紀(jì)年，保管期限用“永久”“30年”“10年”表示，件號(hào)按文件排列順序從“1”開始編號(hào)。2.科技檔案采用“項(xiàng)目代號(hào)分類號(hào)保管期限卷號(hào)”的編號(hào)方式。項(xiàng)目代號(hào)為科研項(xiàng)目或工程項(xiàng)目的編號(hào)，分類號(hào)根據(jù)科技檔案的分類體系編制，保管期限用“永久”“30年”“10年”表示，卷號(hào)按卷冊(cè)排列順序從“1”開始編號(hào)。3.會(huì)計(jì)檔案采用“年度類別保管期限冊(cè)號(hào)”的編號(hào)方式。年度采用公元紀(jì)年，類別用“憑證”“賬簿”“報(bào)告”等表示，保管期限用“永久”“30年”“10年”表示，冊(cè)號(hào)按會(huì)計(jì)檔案的冊(cè)數(shù)排列順序從“1”開始編號(hào)。4.聲像檔案采用“年度內(nèi)容順序號(hào)”的編號(hào)方式。年度采用公元紀(jì)年，內(nèi)容根據(jù)聲像檔案的主題或事件進(jìn)行概括，順序號(hào)按聲像資料的排列順序從“1”開始編號(hào)。5.電子檔案采用“全宗號(hào)年度類別文件名”的編號(hào)方式。全宗號(hào)由公司綜合管理部門統(tǒng)一編制，年度采用公元紀(jì)年，類別根據(jù)電子檔案的類型（如文書、科技、會(huì)計(jì)等）劃分，文件名應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，反映文件的主要內(nèi)容。（四）裝訂要求1.文書檔案一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，采用左側(cè)裝訂，保持文件的整齊美觀。2.科技檔案圖紙折疊時(shí)應(yīng)按照A4幅面規(guī)格進(jìn)行折疊，圖面朝里，圖標(biāo)外露，裝訂應(yīng)牢固、整齊。其他科技文件材料應(yīng)根據(jù)文件的厚度和數(shù)量，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。3.會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照記賬憑證的編號(hào)順序進(jìn)行整理，每本憑證厚度一般不超過2.5厘米，采用左上角包角裝訂方式。會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)保持原裝訂形式，不得隨意拆封。財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按年度、類別進(jìn)行整理裝訂。（五）編目要求1.編制歸檔文件目錄歸檔文件目錄應(yīng)包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。件號(hào)應(yīng)與檔案編號(hào)中的件號(hào)一致，責(zé)任者填寫文件的制發(fā)單位或個(gè)人，文號(hào)填寫文件的發(fā)文字號(hào)，題名填寫文件的標(biāo)題，日期填寫文件的形成時(shí)間，頁數(shù)填寫文件的總頁數(shù)，備注填寫需要說明的事項(xiàng)。2.編制卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)、備注等項(xiàng)目。順序號(hào)按卷內(nèi)文件排列順序從“1”開始編號(hào)，文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、備注等項(xiàng)目填寫要求與歸檔文件目錄相同，頁號(hào)填寫文件在卷內(nèi)的起止頁碼。3.編制備考表備考表應(yīng)放在卷內(nèi)文件的最后，注明卷內(nèi)文件的數(shù)量、整理情況、缺損情況等。整理人、檢查人應(yīng)簽名并注明日期。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.應(yīng)根據(jù)檔案的類型和保管要求，選擇合適的檔案裝具。文書檔案一般采用檔案盒，科技檔案可采用檔案卷皮、卷盒等，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)使用專門的會(huì)計(jì)檔案盒。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于定期鑒定和銷毀。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。（四）庫房管理1.建立檔案庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責(zé)，嚴(yán)格控制庫房的出入。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查，確保檔案的安全保管。檢查內(nèi)容包括庫房設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況、檔案的存放狀況、溫濕度情況等。3.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時(shí)采取相應(yīng)的措施，保持庫房溫濕度適宜。一般檔案庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.審查檔案的內(nèi)容是否涉及公司重要權(quán)益、機(jī)密信息，是否對(duì)公司今后的工作有查考利用價(jià)值。3.檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)于不完整、不準(zhǔn)確的檔案，應(yīng)進(jìn)一步核實(shí)或補(bǔ)充完善后再進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對(duì)到期檔案進(jìn)行初步整理，列出清單，提交鑒定工作小組。2.鑒定工作小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷（件）審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，一般可采用焚燒、粉碎等方式。2.銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。2.方便快捷原則簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷的服務(wù)。3.保密安全原則在檔案利用過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可直接到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到綜合管理部門查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，提交單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。查檔人員應(yīng)在綜合管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。3.需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（四）利用方式1.查閱利用者可在綜合管理部門檔案查閱室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，確保查閱工作順利進(jìn)行。2.借閱對(duì)于確需借閱檔案的，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并對(duì)借閱檔案的歸還情況進(jìn)行跟蹤檢查。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋公司檔案專用章，并注明出處。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。3.推進(jìn)檔案信息資源共享，促進(jìn)公司內(nèi)部協(xié)同辦公和業(yè)務(wù)發(fā)展。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲(chǔ)為[具體格式]。2.數(shù)據(jù)錄入對(duì)掃描后的檔案圖像進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。3.掛接上傳將錄入的數(shù)據(jù)與掃描圖像進(jìn)行掛接，上傳至檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編號(hào)、整理、存儲(chǔ)、檢索、借閱、歸還等功能的自動(dòng)化管理。2.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全。只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問和操