PAGE落實(shí)收養(yǎng)檔案管理制度措施一、總則（一）目的為加強(qiáng)收養(yǎng)檔案管理，規(guī)范收養(yǎng)工作流程，保障收養(yǎng)當(dāng)事人合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度措施。收養(yǎng)檔案是收養(yǎng)行為的重要憑證，記錄了收養(yǎng)關(guān)系建立的全過程，對于維護(hù)收養(yǎng)秩序、促進(jìn)社會穩(wěn)定具有重要意義。通過建立健全收養(yǎng)檔案管理制度，確保檔案信息的真實(shí)、完整、安全和有效利用，為收養(yǎng)工作提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及收養(yǎng)檔案管理的所有部門和工作人員。包括收養(yǎng)登記部門、檔案管理部門以及與收養(yǎng)工作相關(guān)的審核、審批等環(huán)節(jié)的工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國家有關(guān)收養(yǎng)法律法規(guī)以及檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保收養(yǎng)檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則收養(yǎng)檔案應(yīng)如實(shí)記錄收養(yǎng)過程中的各項(xiàng)信息，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，涵蓋收養(yǎng)申請、審核、登記等各個環(huán)節(jié)的資料，不得遺漏或篡改。3.安全保密原則采取有效措施確保收養(yǎng)檔案的安全，防止檔案信息泄露、損毀或丟失。對涉及收養(yǎng)當(dāng)事人隱私的信息嚴(yán)格保密。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便相關(guān)部門和人員在工作中查詢和使用收養(yǎng)檔案。二、收養(yǎng)檔案的內(nèi)容與分類（一）收養(yǎng)檔案內(nèi)容1.收養(yǎng)申請書收養(yǎng)申請人填寫的詳細(xì)申請信息，包括收養(yǎng)人的基本情況、收養(yǎng)目的、對被收養(yǎng)人的了解情況等。2.收養(yǎng)人的身份證明材料如身份證、戶口簿、結(jié)婚證等，證明收養(yǎng)人的身份和婚姻狀況。3.被收養(yǎng)人的身份證明材料包括出生證明、戶口簿等，明確被收養(yǎng)人的身份信息。4.送養(yǎng)人的身份證明材料及送養(yǎng)意愿書送養(yǎng)人的相關(guān)證明材料以及表明送養(yǎng)意愿的書面文件。5.收養(yǎng)評估報(bào)告對收養(yǎng)家庭進(jìn)行全面評估的報(bào)告，涵蓋家庭環(huán)境、經(jīng)濟(jì)狀況、教育背景、健康狀況、撫養(yǎng)能力等方面的評估結(jié)論。6.審核審批文件收養(yǎng)申請過程中相關(guān)部門的審核意見、審批文件，如民政部門的審批決定等。7.收養(yǎng)登記文件包括收養(yǎng)登記申請書、收養(yǎng)登記證等，記錄收養(yǎng)登記的具體情況。8.其他相關(guān)材料如收養(yǎng)過程中的照片、錄像、談話記錄等能夠證明收養(yǎng)關(guān)系建立過程的補(bǔ)充材料。（二）收養(yǎng)檔案分類1.按收養(yǎng)類型分類可分為國內(nèi)收養(yǎng)檔案和涉外收養(yǎng)檔案。國內(nèi)收養(yǎng)檔案主要涉及中國公民之間的收養(yǎng)行為；涉外收養(yǎng)檔案則針對外國人在中國收養(yǎng)子女或中國公民收養(yǎng)外國兒童的情況。2.按時間順序分類按照收養(yǎng)申請、審核、登記等各個環(huán)節(jié)的時間先后順序，對檔案進(jìn)行排列，便于查找和管理。3.按保管期限分類根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將收養(yǎng)檔案分為永久保存檔案和定期保存檔案。永久保存檔案主要包括收養(yǎng)登記證、收養(yǎng)評估報(bào)告等具有長期法律效力和重要參考價值的文件；定期保存檔案如收養(yǎng)申請材料、審核審批過程中的一般性文件等，可根據(jù)實(shí)際情況確定保存期限，一般為[X]年。三、收養(yǎng)檔案的收集與整理（一）檔案收集1.明確收集責(zé)任收養(yǎng)登記部門負(fù)責(zé)在收養(yǎng)工作完成后及時收集相關(guān)檔案材料，并確保材料的齊全和完整。對于在審核、審批過程中形成的文件，由各相關(guān)部門按照職責(zé)分工及時整理并移交至檔案收集部門。2.收集時間要求在收養(yǎng)登記完成后的[X]個工作日內(nèi)，完成檔案材料的收集工作。對于一些時效性較強(qiáng)的材料，如收養(yǎng)評估報(bào)告等，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)及時提交，確保檔案信息的及時性。3.收集范圍界定嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的檔案內(nèi)容范圍進(jìn)行收集，不得遺漏重要信息。對于收養(yǎng)過程中產(chǎn)生的各類文件、證明、記錄等，無論其載體形式如何，均應(yīng)納入收集范圍。（二）檔案整理1.分類編號按照收養(yǎng)檔案分類方法，對收集到的檔案進(jìn)行分類，并為每一類檔案編制唯一的編號。編號應(yīng)遵循一定的編碼規(guī)則，便于識別和管理。例如，國內(nèi)收養(yǎng)檔案可按照年份和流水號進(jìn)行編號，如“[年份][流水號]”；涉外收養(yǎng)檔案可在此基礎(chǔ)上增加特定標(biāo)識，如“SW[年份][流水號]”。2.裝訂成冊將每份收養(yǎng)檔案中的各類材料按照一定順序進(jìn)行排列，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式裝訂成冊。裝訂應(yīng)牢固整齊，便于翻閱和保存。3.編制目錄為每冊收養(yǎng)檔案編制詳細(xì)的目錄，注明檔案中所含材料的名稱、頁號、日期等信息。目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，方便查閱檔案時快速定位所需材料。4.數(shù)字化處理對重要的收養(yǎng)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化處理應(yīng)保證圖像清晰、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)按照一定的分類和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，便于檢索和利用。四、收養(yǎng)檔案的保管（一）保管場所1.專用檔案庫房設(shè)立專門的收養(yǎng)檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。庫房溫度應(yīng)保持在[適宜溫度范圍]，相對濕度應(yīng)控制在[適宜濕度范圍]。2.檔案裝具配備符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放有序，便于查找和管理。檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞及時更換。（二）保管期限1.永久保管檔案收養(yǎng)登記證、收養(yǎng)評估報(bào)告、涉及收養(yǎng)關(guān)系變更等重要文件以及其他具有長期法律效力和重要參考價值的檔案應(yīng)永久保管。2.定期保管檔案除永久保管檔案外，其他收養(yǎng)檔案根據(jù)其性質(zhì)和重要程度確定保管期限。一般情況下，定期保管期限為[X]年。定期保管檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）檔案保管要求1.定期盤點(diǎn)檔案管理部門應(yīng)定期對收養(yǎng)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、存放位置等，確保檔案賬實(shí)相符。對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。2.維護(hù)檔案安全加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。定期檢查檔案保管狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變、褪色等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理，確保檔案的完整性和可讀性。3.防止檔案丟失建立嚴(yán)格的檔案出入庫登記制度，詳細(xì)記錄檔案的借閱、歸還時間、借閱人等信息。檔案管理人員應(yīng)定期核對檔案數(shù)量，防止檔案丟失。對于借出的檔案，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)及時收回，并檢查檔案的完整性。五、收養(yǎng)檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部工作需要本公司/組織內(nèi)涉及收養(yǎng)工作的部門，如收養(yǎng)登記部門、審核部門、監(jiān)督部門等，可根據(jù)工作需要查閱收養(yǎng)檔案，用于收養(yǎng)業(yè)務(wù)辦理、審核監(jiān)督、質(zhì)量評估等工作。2.司法機(jī)關(guān)查詢司法機(jī)關(guān)因辦案需要，依法可以查閱、復(fù)印相關(guān)收養(yǎng)檔案材料。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定程序協(xié)助司法機(jī)關(guān)進(jìn)行查詢，并做好登記和記錄。3.當(dāng)事人及相關(guān)利害關(guān)系人查詢收養(yǎng)當(dāng)事人及與收養(yǎng)關(guān)系相關(guān)的利害關(guān)系人，在符合法定條件并履行相應(yīng)手續(xù)后，可以查閱本人或與本人相關(guān)的收養(yǎng)檔案信息。檔案管理部門應(yīng)保障當(dāng)事人的合法權(quán)益，提供必要的幫助和服務(wù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱本公司/組織內(nèi)部人員查閱收養(yǎng)檔案，需填寫《收養(yǎng)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供的信息，協(xié)助查閱人員查找所需檔案，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.司法機(jī)關(guān)查詢司法機(jī)關(guān)查詢收養(yǎng)檔案，應(yīng)出具單位介紹信、工作證等有效證明文件，注明查詢原因、查詢范圍等信息。檔案管理部門應(yīng)審核相關(guān)證明文件，并按照規(guī)定程序辦理查詢手續(xù)。查詢結(jié)果如需對外提供，應(yīng)經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好登記記錄。3.當(dāng)事人及相關(guān)利害關(guān)系人查詢當(dāng)事人及相關(guān)利害關(guān)系人查閱收養(yǎng)檔案，應(yīng)提交有效身份證件、證明與收養(yǎng)關(guān)系相關(guān)的材料等，填寫《收養(yǎng)檔案查閱申請表》，說明查閱目的。檔案管理部門應(yīng)核實(shí)申請人身份及相關(guān)材料，經(jīng)審批同意后，為其提供查閱服務(wù)。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱過程規(guī)范有序。（三）利用登記建立收養(yǎng)檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用時間、利用部門或人員、利用目的、查閱檔案名稱及數(shù)量、復(fù)制內(nèi)容及數(shù)量等信息。利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、收養(yǎng)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織成立收養(yǎng)檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、收養(yǎng)業(yè)務(wù)部門專家以及相關(guān)法律專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對保管期限屆滿的收養(yǎng)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文件價值根據(jù)收養(yǎng)檔案對收養(yǎng)工作、當(dāng)事人權(quán)益保護(hù)以及社會穩(wěn)定的重要程度，判斷其是否具有保存價值。對于具有長期法律效力、能夠證明收養(yǎng)關(guān)系真實(shí)性和合法性的文件，應(yīng)予以保留；對于一般性的過程性文件，如草稿、臨時性通知等，可根據(jù)實(shí)際情況確定是否銷毀。2.保管期限嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的保管期限進(jìn)行鑒定。保管期限屆滿的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，確定是否繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單鑒定小組對擬銷毀的收養(yǎng)檔案進(jìn)行逐一核對，編制《收養(yǎng)檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。銷毀清單應(yīng)經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。2.審批將《收養(yǎng)檔案銷毀清單》提交本公司/組織負(fù)責(zé)人審批。負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)鑒定結(jié)果和相關(guān)規(guī)定，對銷毀清單進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。3.銷毀實(shí)施由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作。銷毀過程應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等符合環(huán)保要求的方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀時，應(yīng)安排專人監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字。4.銷毀記錄對收養(yǎng)檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。銷毀記錄應(yīng)與銷毀清單一并保存，作為檔案管理工作的重要資料。七、