PAGE業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)檔案的管理，規(guī)范業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化歸檔工作，提高檔案管理效率和利用價(jià)值，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案的數(shù)字化歸檔管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化應(yīng)真實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容與原始檔案一致。2.完整性原則：全面收集、整理業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證數(shù)字化檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案數(shù)字化過程中，數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確無誤，圖像清晰可讀，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。4.安全性原則：采取有效的安全措施，保障數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)、傳輸和使用安全，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。5.規(guī)范性原則：遵循國家和行業(yè)有關(guān)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字化歸檔工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化歸檔制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化歸檔工作。負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案的集中存儲(chǔ)、管理和維護(hù)，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，保障檔案的有效利用。2.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將業(yè)務(wù)檔案移交至檔案管理部門進(jìn)行數(shù)字化歸檔。配合檔案管理部門開展數(shù)字化歸檔工作，提供必要的數(shù)據(jù)和信息支持。二、業(yè)務(wù)檔案的收集與整理（一）收集范圍各業(yè)務(wù)部門應(yīng)收集在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括但不限于以下內(nèi)容：1.合同協(xié)議類：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、意向書、備忘錄等。2.業(yè)務(wù)文件類：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、業(yè)務(wù)審批文件、工作方案、總結(jié)報(bào)告等。3.客戶資料類：客戶基本信息、業(yè)務(wù)往來記錄、客戶反饋等。4.財(cái)務(wù)資料類：財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.技術(shù)資料類：技術(shù)方案設(shè)計(jì)、技術(shù)研發(fā)文檔、測(cè)試報(bào)告、技術(shù)圖紙等。6.其他資料類：與業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的照片、音頻、視頻、電子文檔等。（二）收集要求1.及時(shí)收集：業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)收集本部門形成的業(yè)務(wù)檔案，確保檔案的時(shí)效性。2.完整齊全：收集的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，內(nèi)容完整，不遺漏重要信息。3.真實(shí)準(zhǔn)確：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，簽字蓋章齊全。（三）整理要求1.分類整理：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，確保檔案分類科學(xué)合理，便于查找和管理。2.編號(hào)編目：對(duì)每一份業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制詳細(xì)的目錄，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。3.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保存和查閱。4.數(shù)字化準(zhǔn)備：對(duì)整理好的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行數(shù)字化前的準(zhǔn)備工作，包括檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性，對(duì)破損或模糊不清的檔案進(jìn)行修復(fù)或處理等。三、業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化流程（一）掃描1.掃描設(shè)備選擇：根據(jù)檔案的類型和數(shù)量，選擇合適的掃描設(shè)備，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。2.掃描分辨率：對(duì)于文字檔案，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi；對(duì)于圖像、圖表等檔案，掃描分辨率應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)提高，以保證圖像質(zhì)量。3.掃描色彩模式：一般采用黑白二值模式進(jìn)行掃描，對(duì)于彩色檔案或有特殊要求的檔案，可采用灰度模式或彩色模式掃描。4.掃描順序：按照檔案整理時(shí)的編號(hào)順序進(jìn)行掃描，確保掃描圖像與檔案原件一一對(duì)應(yīng)。5.掃描質(zhì)量檢查：掃描完成后，對(duì)掃描圖像進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行重新掃描或處理。（二）圖像處理1.圖像糾偏：對(duì)掃描過程中出現(xiàn)的圖像傾斜、扭曲等問題進(jìn)行糾偏處理，確保圖像端正。2.去污去噪：去除掃描圖像中的污漬、黑點(diǎn)、黑線等噪聲，提高圖像清晰度。3.裁剪拼接：對(duì)于多頁檔案或大幅面檔案，進(jìn)行裁剪拼接處理，確保圖像完整、連續(xù)。4.圖像優(yōu)化：對(duì)圖像進(jìn)行亮度、對(duì)比度、色彩平衡等優(yōu)化處理，使圖像更加清晰、美觀。（三）數(shù)據(jù)錄入1.錄入人員要求：數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識(shí)和計(jì)算機(jī)操作技能，熟悉業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容，確保數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確無誤。2.錄入內(nèi)容：按照檔案目錄信息，將檔案的名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限、密級(jí)等信息錄入數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。對(duì)于檔案中的重要內(nèi)容，如合同條款、文件摘要等，應(yīng)進(jìn)行全文錄入。3.錄入校對(duì)：數(shù)據(jù)錄入完成后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的校對(duì)，確保錄入數(shù)據(jù)與檔案原件一致。校對(duì)工作可采用雙人錄入核對(duì)或多次校對(duì)等方式進(jìn)行。（四）存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)設(shè)備選擇：選擇安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等，確保數(shù)字化檔案的長(zhǎng)期存儲(chǔ)。2.存儲(chǔ)方式：采用異地備份、多介質(zhì)存儲(chǔ)等方式，提高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性和可靠性。同時(shí)，建立存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)管理制度，定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新。3.存儲(chǔ)格式：數(shù)字化檔案應(yīng)采用通用的、開放的存儲(chǔ)格式，如PDF、TIFF等，便于長(zhǎng)期保存和利用。同時(shí)，對(duì)存儲(chǔ)格式進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，確保不同設(shè)備和系統(tǒng)之間能夠兼容和互認(rèn)。（五）掛接與著錄1.掛接：將圖像處理后的掃描圖像與錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，形成完整的數(shù)字化檔案記錄。掛接應(yīng)確保圖像與數(shù)據(jù)的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于快速查詢和瀏覽檔案內(nèi)容。2.著錄：對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行詳細(xì)的著錄，包括檔案的題名、責(zé)任者、日期、來源、保管期限、密級(jí)等信息，以便于檔案的檢索和利用。著錄應(yīng)遵循相關(guān)的著錄規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，確保著錄信息的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（六）審核與驗(yàn)收1.審核：檔案管理部門對(duì)各部門提交的數(shù)字化檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及圖像處理、數(shù)據(jù)錄入、存儲(chǔ)掛接等環(huán)節(jié)的質(zhì)量。審核過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.驗(yàn)收：審核通過的數(shù)字化檔案進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后正式歸檔入庫。驗(yàn)收工作可邀請(qǐng)相關(guān)部門人員參與，確保驗(yàn)收結(jié)果客觀、公正。四、業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化歸檔的質(zhì)量控制（一）建立質(zhì)量控制體系檔案管理部門應(yīng)建立業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化歸檔質(zhì)量控制體系，明確質(zhì)量控制目標(biāo)、流程和責(zé)任，確保數(shù)字化歸檔工作的質(zhì)量。（二）質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)1.掃描質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：掃描圖像應(yīng)清晰、完整、可讀，無明顯污漬、黑點(diǎn)、黑線等噪聲，圖像分辨率、色彩模式等符合要求。2.圖像處理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：圖像糾偏、去污去噪、裁剪拼接、優(yōu)化等處理應(yīng)符合要求，圖像端正、清晰、美觀。3.數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準(zhǔn)確無誤，與檔案原件一致，錄入信息完整、規(guī)范。4.存儲(chǔ)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：存儲(chǔ)設(shè)備安全可靠，存儲(chǔ)格式規(guī)范統(tǒng)一，數(shù)據(jù)備份及時(shí)、有效。5.掛接與著錄質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：圖像與數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確無誤，著錄信息完整、規(guī)范，便于檢索和利用。（三）質(zhì)量檢查與評(píng)估1.定期檢查：檔案管理部門定期對(duì)數(shù)字化歸檔工作進(jìn)行質(zhì)量檢查，檢查內(nèi)容包括掃描質(zhì)量、圖像處理質(zhì)量、數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量、存儲(chǔ)質(zhì)量、掛接與著錄質(zhì)量等。2.專項(xiàng)檢查：針對(duì)數(shù)字化歸檔工作中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)或出現(xiàn)的質(zhì)量問題，進(jìn)行專項(xiàng)檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.質(zhì)量評(píng)估：定期對(duì)數(shù)字化歸檔工作的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷改進(jìn)質(zhì)量控制措施，提高數(shù)字化歸檔工作的質(zhì)量水平。五、業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化歸檔的安全管理（一）安全管理制度1.建立安全管理體系：檔案管理部門應(yīng)建立業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化歸檔安全管理體系，明確安全管理目標(biāo)、流程和責(zé)任，確保數(shù)字化檔案的安全。2.制定安全操作規(guī)程：制定數(shù)字化歸檔工作的安全操作規(guī)程，規(guī)范掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入、存儲(chǔ)、掛接等環(huán)節(jié)的操作流程，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致安全事故。3.加強(qiáng)人員安全培訓(xùn)：對(duì)參與數(shù)字化歸檔工作的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能，確保人員安全。（二）安全技術(shù)措施1.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)：采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)：對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)過程中的安全性。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.訪問控制：建立嚴(yán)格的訪問控制機(jī)制，對(duì)數(shù)字化檔案的訪問進(jìn)行權(quán)限管理，只有授權(quán)人員才能訪問和操作檔案。4.備份與恢復(fù)：定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，并建立備份數(shù)據(jù)的恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。（三）安全監(jiān)督與檢查1.定期檢查：檔案管理部門定期對(duì)數(shù)字化歸檔工作的安全情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全、訪問控制等方面。2.應(yīng)急演練：定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)安全事故的能力，確保在安全事故發(fā)生時(shí)能夠迅速采取措施，減少損失。3.安全審計(jì)：建立安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)數(shù)字化歸檔工作的安全操作進(jìn)行審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正安全問題。六、業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化歸檔的利用與服務(wù)（一）利用方式1.在線查詢：通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提供在線查詢服務(wù)，方便授權(quán)人員隨時(shí)隨地查詢檔案信息。2.借閱服務(wù)：對(duì)于需要借閱紙質(zhì)檔案或原始檔案的人員，按照相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)，檔案管理部門提供借閱服務(wù)。3.數(shù)據(jù)共享：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)在不同部門之間的共享，提高工作效率。（二）利用權(quán)限管理1.權(quán)限設(shè)置：根據(jù)人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置不同的檔案利用權(quán)限，如查詢、借閱、下載、打印等。2.權(quán)限審批：對(duì)于涉及重要檔案或高密級(jí)檔案的利用申請(qǐng)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限審批，確保檔案信息的安全。3.權(quán)限變更：人員的工作職責(zé)或業(yè)務(wù)需求發(fā)生變化時(shí)，及時(shí)調(diào)整其檔案利用權(quán)限。（三）服務(wù)保障1.提供技術(shù)支持：檔案管理部門為檔案利用人員提供必要的技術(shù)支持，確保數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行和檔案信息的順利獲取。2.建立服務(wù)反饋機(jī)制：及時(shí)收集檔案利用人員的意見和建議，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作，提高服務(wù)質(zhì)量。七、業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化歸檔的保管期限與銷毀（一）保管期限確定1.依據(jù)國家規(guī)定：根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，確定業(yè)務(wù)檔案的保管期限。2.定期評(píng)估：定期對(duì)業(yè)務(wù)檔案的保管期限進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案價(jià)值變化情況，及時(shí)調(diào)整保管期限。（二）保管期限劃分業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限一般為15年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限一般為5年至15年。（三）銷毀程序1.鑒定：檔案管理部門定期對(duì)已到保管期限的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。鑒